Updates Backoffice UZB

Via het afdruk- en raadpleegmenu ‘382 Omzetstatistieken’ worden de marges tussen kostprijs en omzet getoond.

Wat gaat er mis?

1. De kostprijs van een verloning wordt in sommige gevallen niet juist weggeschreven naar de programma’s in de 382 serie.
2. Onderlinge verschillen in 382; Marge per Inlener bijvoorbeeld laat soms een andere kostprijs zien dan Marge per Week.
3. De Controle loonaangifte werkt de kostprijs in 382 niet altijd juist bij. Er wordt o.a. gecontroleerd of de juiste premie WW is toegepast (jonger dan 21 jaar en boven de urennorm en premie WW-herziening als een JJN-AOK binnen 2 maanden eindigt) en past zo nodig de premie WW aan. Daarmee verandert ook de kostprijs.
4. Via het raadpleegmenu ‘382 Margevergelijking’ kunnen de marges via de F9 toets opnieuw worden opgebouwd. Dat gaat niet in alle gevallen goed.

In update 21.11 hebben we dit opgelost. Reeds verloonde weken kunnen via de F9 toets in ‘F2 > 382 Margevergelijking’ opnieuw worden opgebouwd.

In het afdrukscherm loonspecificaties (F4 351) kan de gebruiker met het zetten van een vinkje besluiten om óók de bijlage van de loonstrook af te drukken. In programma 345 Lay-outs > loonspecificaties > Lay-outs kan vanaf update 21.11, dit vinkje default worden aangezet via de nieuwe optie ‘Bijlage altijd afdrukken’.

We hebben de signalering van oproepkrachten (F4 331) uitgebreid en verbeterd met de volgende punten:

1. Een nieuwe combo ‘vaste arbeidsomvang ’in 331 Uitzendkrachten tab 5.
2. Nieuwe knop ‘overzichten’.
3. ‘Verloond aantal uren’ is nu inclusief direct uitbetaalde en afgerekende reserveringen.

1. Nieuwe combo vaste arbeidsomvang

Als er een geldende oproep-AOK bij de uitzendkracht aanwezig is, dan is het nu ook mogelijk om in programma 331 Uitzendkrachten (tabblad 5) aan te geven of er een vaste arbeidsomvang is aangeboden, geaccepteerd of geweigerd en op welke datum.

• Geaccepteerde en geweigerde aanbiedingen worden niet meer gesignaleerd in de oproepsignalering maar kunnen nog wel worden afgedrukt via de nieuwe knop ‘overzichten’.
• Geweigerde aanbiedingen met een ‘weigerdatum’ ouder dan een jaar voor peildatum, worden wel automatisch gesignaleerd aangezien de werkgever na een jaar weer verplicht is om een nieuwe aanbieding te doen.
• Als er een aanbieding (‘aangeboden’) is gedaan maar nog niet geaccepteerd of geweigerd, dan zal deze gewoon in oproepsignalering blijven terugkomen.

2. Nieuwe knop overzichten

Via deze nieuwe functie kan er een overzicht getoond worden van alle uitzendkrachten die een aanbieding hebben gekregen, geaccepteerd of geweigerd.

3. Verloond aantal uren

Niet alleen de gewerkte uren maar ook de direct uitbetaalde en afgerekende reserveringen worden vanaf nu aan meegeteld in het ‘verloond aant. uren’.

Per 2020 is er geen onderscheid meer in fase 1 en 2 bij de NBBU, maar wordt er gesproken over fase 1-2 met een duur van 78 weken. Na de installatie van update 21.11 zal overal in het pakket waar voorheen ‘fase 1’ of ‘fase 2’ stond, vervangen worden door ‘fase 1-2’.

Fasesignalering

Op de afdruk van de fasesignalering (F4 386) wordt vanaf week 1-2020 (30-12-2019) niet meer gesproken van ‘fase 1’ of ‘fase 2’ maar van ‘fase 1-2.’ Dit betekent dat iemand die in week 1-2020 in fase 1 of fase 2 zit, per 30-12-2019 ingedeeld wordt in ‘fase 1-2’.

Lay-outs

Via programma 345 Lay-outs dienen de ‘standaard’ lay-outs van Bevestiging Inlener en Bevestiging Uitzendkracht aangepast te worden na de installatie van update 21.11. Daar staat in de koptekst van de lay-out namelijk nog ‘fase 1’ en ‘fase 2’. Via ‘345 > Bevestiging Inlener/Uitzendkracht > lay-outs > Fase 1-2’ kan met de functietoets F9 deze tekst automatisch worden aangepast naar ‘fase 1-2’.

Heeft iemand een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (JJN overeenkomst) en eindigt deze binnen twee maanden na aanvang, dan vindt vanaf update 21.11 automatisch een herziening plaats bij het maken van de loonaangifte. In plaats van de lage premie Awf wordt alsnog de hoge premie Awf toegepast.

Wat zijn ‘JJN’ Arbeidsovereenkomsten?

Een ‘JJN’ Arbeidsovereenkomst is een overeenkomst voor onbepaalde tijd en ziet er in programma ‘331 Uitzendkrachten’ en ‘521 Werknemers’ als volgt uit:

• Onbepaalde tijd = Ja
• Schriftelijk vastgelegd = Ja
• Oproepovereenkomst = Nee

Melding binnen de AOK’s in 331 en 521

In programma ‘331 Uitzendkrachten’ en ‘521 Werknemers’ zit bij de ingave van een einddatum in de AOK een eerste controle dat er eventueel herzien moet gaan worden. Of er daadwerkelijk herzien gaat worden, wordt pas bepaald bij de loonaangifte. Het pakket weet tijdens de ingave van een einddatum in 331/521 namelijk niet of er daarna wellicht nog een nieuwe aansluitende AOK wordt aangemaakt waardoor er geen herziening meer hoeft plaats te vinden.

Controle loonaangifte

Bij de loonaangifte wordt er gecontroleerd of er een herziening van de lage Awf-premie moet worden toegepast. Wanneer dit het geval is, dan volgt onderstaande melding.

Hoe ziet een herziening er binnen Freepack uit?

Als de controle bij het maken van de loonaangifte constateert dat er Awf-laag boekingen zijn die herzien moeten worden, dan zullen automatisch onderstaande punten worden uitgevoerd:

• In de loonaangifte wordt de premie laag herzien naar premie hoog; dit geldt ook voor de perioden die al zijn aangeleverd.
• In diverse programma’s wordt de kostprijs bijgewerkt met een herziene hoge Awf-premie.
• Er worden correctie-journaalposten aangemaakt in programma 354 (Uitzendmodule) en 535 (Salarismodule).

Telling van de 2 maanden

Voor het bepalen van de 2 maanden tellen eerdere en ook latere aansluitende (dus zonder onderbreking, ook niet van 1 dag) AOK’s mee. Heeft iemand bijvoorbeeld een fase B contract van een jaar, vervolgens aansluitend een fase C contract, die binnen twee maanden wordt beëindigd, dan hoeft niet herzien te worden.

Wanneer je in de BO in programma ‘331 – uitzendkrachten – tabblad 2’ het veld zorgverzekeraar gevuld hebt, maar je gaat vervolgens na een wijziging vanuit de Frontoffice voor die persoon synchroniseren naar de Backoffice, dan wordt het veld ‘zorgverzekeraar’ in de Backoffice leeggemaakt.

Dit is aangepast in update 21.10. Het veld zorgverzekeraar komt niet in de Frontoffice voor en zal daarom niet meer meegenomen worden in de synchronisatie naar de Backoffice.

In update 21.10 is een aanpassing gemaakt voor de kostprijs en margeberekening van ZZP-ers tot en met 2020. Deze stonden niet correct in de historische omzetgegevens.

Heeft u in deze jaren ZZP-ers aan het werk gehad, dan dient u de omzetstatistieken opnieuw op te bouwen.

Ga hiervoor naar F2 programma ‘382 – Omzetstatistieken’, selecteer ‘Marge vergelijking’ en vervolgens F9. De historische omzetten worden opnieuw opgebouwd.

LET OP: deze procedure kan enige tijd duren. Daarom adviseren wij u om deze procedure aan het eind van de dag uit te voeren.

Via programma 352 kunnen reserveringen worden afgerekend. Wanneer voor optie 5 (alleen vakantiegeld, kort verzuim en feestdagen) wordt gekozen, dan wordt in de BV waar reserveringen staan de juiste loonstrook aangemaakt. In de overige BV’s worden ten onrechte lege loonstroken gecreëerd.

Dit hebben we aangepast in update 21.10. Er wordt geen lege loonstrook meer aangemaakt in de BV’s waarin de uitzendkracht geen reserveringen heeft opgebouwd.