2. Afhandeling van de werkzaamheden van 2023
In alle vestigingen waar meerdere administraties zijn, dient de volgende procedure uitgevoerd te worden:
- Kies voor F12 in het hoofdmenu; er verschijnt nu een overzicht van de actieve administraties.
- Kies vervolgens voor de knop CONTROLE en alle administraties worden gecontroleerd op
juistheid en beschikbare modules.
Klanten die gebruik maken van de urenportal moeten ervoor zorgen dat alle werkbrieven ingelezen zijn, voordat er afgesloten wordt.
Afhandeling werkzaamheden
- Voordat de jaarafsluiting (programma’s 361 en 551) gestart kan worden, dient eerst update 23.12 geïnstalleerd te zijn.
- In het inlogscherm, waar u gebruikersnaam en wachtwoord ingeeft, dient de datum op 31 december 2023 gezet te worden. Het is alleen toegestaan om op deze manier de systeemdatum aan te passen, dus verander niet de datum van uw computer.
- De verloning en de facturering van de uitzendadministratie dient tot en met week 52 geheel afgerond te zijn. Dit houdt concreet in dat:
- alle werkbrieven zijn berekend (programma 351>Berekenen), Controleer voor het berekenen via F4 341/ niet ontvangen werkbrieven of er voor alle openstaande uitzendingen een werkbrief is ingevoerd.
- alle facturen in alle administraties zijn afgedrukt en verwerkt c.q. gejournaliseerd (programma 375>Factureren),
- indien gewenst, de reserveringen zijn afgerekend (programma 352>Afrekenen Reserveringen),
- en alle journaalposten van de verloning in alle administraties zijn verwerkt (programma 354>Journaliseren).
- Als u beschikt over meerdere administraties (filialen) en gegevens samenvoegt vanuit de diverse administraties via filiaalbeheer dienen alle procedures (programma’s 133 t/m 135) m.b.t. filiaalbeheer (importeren, exporteren en samenvoegen) ook afgerond te zijn.
- De verloning van de salarisadministratie dient voor 2023 geheel afgerond te zijn. Dit houdt voor de salarisadministratie vast personeel concreet in dat:
- alle eventuele mutaties zijn berekend (programma 533>Berekenen), dit is ook te controleren via raadplegen Mutaties (programma 532). Eventuele niet relevante overblijvende mutaties moeten worden verwijderd,
- alle journaalposten van de verloning zijn verwerkt (programma 535>Journaliseren).
- De werkkostenregeling wordt in de laatste loonaangifte afgehandeld. Controleer of u de vrije ruimte heeft overschreden (zie de bedragen na herberekening in programma F2>269>Werkkosten>Vrije ruimte) waardoor er een eindheffing ontstaat die meegaat in de laatste aangifte. Als er een eindheffing is ontstaan, bepaal of dit correct is voordat u de laatste aangifte gaat maken. Zorg er ook voor dat u ook de laatste financiële mutaties (programma 269>Werkkostenregeling>Mutaties) voor de werkkostenregeling heeft afgerond vóór u de laatste aangifte aanmaakt.
- De loonaangifte (programma 359 of 539) binnen de Uitzend- en de Salarisadministratie moet afgehandeld worden voor de laatste periode van 2023. Ook moet gecontroleerd worden met de optie “Controle LB-aangifte totalen” 2023 in programma F4>359>Aang. LB/Premie of de verschillen tussen collectief en nominatief niet meer dan 25 euro per categorie bedragen. Mocht het verschil voor één van de totalen meer dan 25 euro zijn, dan dient u eerst de volgende stappen uit te voeren:
- Ga naar programma 359>Aangifte LB digitaal>Correcties voorgaande aanleveringen.
- Kies voor ‘Opnieuw aan te leveren periode’.
- Klik op ‘Nieuw’.
- Vul de Aangifteperiode in waarin in het overzicht ‘controle LB totalen’ een verschil is
geconstateerd, voor het betreffende LH nummer (voor het geval er meerdere
loonheffingsnummer zijn). Zijn er meer periodes met een verschil, voer dit ook voor deze
periodes uit. - Verlaat vervolgens dit scherm en ga naar programma 359>Correcties voorgaande aanleveringen>Verwerken correcties. Negeer de tekst ‘bezig met corrigeren’ onderin het scherm en klik hier op OK.
- Als het programma klaar is met het verwerken word je automatisch teruggeleid naar het voorgaande scherm.
- Maak nu de laatste periode van de loonaangifte opnieuw, autoriseer deze en maak de XML aan.
- Voer opnieuw de ‘Controle LB-aangifte totalen’ uit.
- Als het verschil is opgelost, dan moet deze loonaangifte ook verstuurd worden naar de belastingdienst.
- Als het verschil hiermee niet is opgelost, neem dan contact op met de helpdesk.
- Als u aanlevert aan STIPP of APG (zie ook attentiepunt 1.3) en u heeft nog geen pensioengegevens van de laatste periode aangeleverd, maak dan de laatste aanlevering van 2023 (programma 336>Per. meldingen).
- De PAWW aangiftes voor 2023 moeten ook allemaal verwerkt zijn (programma 336> Per. Meldingen).
- Afdrukken voorschotlijst (programma 340>Voorschotten). Openstaande voorschotten worden meegenomen naar week 1-2024.
- Voor klanten die meerdere administraties hebben en de Salarismodule (500) ter beschikking hebben, is het raadzaam om ook in de administraties waar de Salarismodule niet is gebruikt, programma 512>Bedrijfsvereniging even te openen en op de weergegeven datum enter te geven. Daarna kan het scherm gesloten worden.