Freepack Suite

Er zijn nieuwe verbeteringen binnen functiekaarten en kostprijsberekeningen. We zullen deze updates hier kort toelichten zodat je weer goed op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen binnen onze Suite.

Binnen functiekaarten zijn extra validaties toegevoegd voor het berekenen van vakantiedagenpercentages. Hiermee sluit de berekening beter aan op de actuele regelgeving, waarbij 8,7% niet langer altijd het minimale percentage hoeft te zijn.

 

Werkbare dagen worden vanaf nu automatisch overgenomen naar de Backoffice, mits backoffice update 26.05 is geïnstalleerd. De netto werkbare dagen worden berekend op basis van bruto werkbare dagen, vakantiedagen en feestdagen.

 

Ook staat de tariefformule vanaf nu standaard ingeschakeld bij nieuwe functiekaarten. Verder zijn meerdere controles toegevoegd om foutieve invoer te voorkomen, waaronder validaties op werkbare dagen, vakantiedagen en extreem hoge toeslagpercentages.

 

Het kopiëren van functiekaarten is verder verbeterd, waardoor de volgorde van tredes altijd correct behouden blijft.

 

Tot slot zijn er binnen de kostprijsberekening optimalisaties doorgevoerd. Het selecteren van inleners, functiekaarten en tredes werkt nu overzichtelijker en gebruiksvriendelijker, waardoor sneller de juiste kostprijsberekening gemaakt kan worden.

Er is een nieuwe versie van Freepack Suite gepubliceerd met uitbreidingen en verbeteringen binnen kostprijsberekeningen, functiekaarten en de gebruikersinterface. 

 

Ondersteuning voor pensioencompensatie

Binnen de kostprijs- en proformaberekeningen is ondersteuning toegevoegd voor pensioencompensatie. Daarnaast wordt vanaf nu ook de voorziening voor vakantiegeld berekend over vakantiedagen, ADV en feestdagenvoorzieningen.

 

Meer inzicht in afgekeurde aangiftes

Binnen de Tax-module zijn meldingen bij afgekeurde aangiftes uitgebreider inzichtelijk gemaakt. Wanneer een aangifte door de Belastingdienst wordt afgekeurd, is de reden hiervan nu direct zichtbaar voor klanten. Hierdoor kunnen afwijzingen sneller worden begrepen en opgepakt.

 

Periodiek > Trede

Binnen functiekaarten is de kolomnaam ‘Periodiek’ aangepast naar ‘Trede’. Hiermee sluit de terminologie beter aan op de praktijk.

 

Toevoegingen

Daarnaast zijn de schermen voor cao’s, bedrijfsregelingen en functiekaarten vernieuwd. Hierbij zijn extra filteropties toegevoegd, resultaatlijsten verbeterd en diverse optimalisaties doorgevoerd binnen preview- en wijzigschermen.

Er is een nieuwe versie van Freepack Suite opgeleverd met een belangrijke uitbreiding binnen functiekaarten. We zullen de updates hier kort toelichten.

 

Vanaf nu kunnen factuurtarieven automatisch worden berekend met behulp van een tariefformule. Hierdoor kunnen tarieven sneller, consistenter en nauwkeuriger worden opgebouwd op basis van vooraf ingestelde berekeningen.

 

Voor bestaande functiekaarten staat deze functionaliteit standaard uit, zodat huidige instellingen en berekeningen behouden blijven.

Ter voorbereiding op backoffice update 26.03 is er een nieuwe versie van Freepack Suite opgeleverd met diverse uitbreidingen en verbeteringen binnen functiekaarten en importverwerking.

 

Functiekaarten

Zo is het nu mogelijk om binnen functiekaarten een functiegroep en schaal vast te leggen. Deze gegevens worden vervolgens ook duidelijker weergegeven binnen de Backoffice.

Importeren

Daarnaast ondersteunen looncomponenten binnen functiekaarten nu ook negatieve bedragen. In combinatie met de nieuwste Backoffice update kunnen hierdoor negatieve loon- en factuurbedragen correct worden geïmporteerd.

Ook is het vanaf nu mogelijk om functiekaarten eenvoudig te kopiëren. Verder is een probleem opgelost bij functiekaarten met meer dan 40 tredes.

Tot slot zijn voorbereidingen getroffen voor het correct importeren van cao-uren via functiekaarten. Voor deze functionaliteit is tevens de bijbehorende Backoffice update vereist.

Deze nieuwe versie van Freepack Suite bevat diverse verbeteringen op het gebied van gebruiksgemak en beheer. We zullen deze updates hier kort toelichten zodat je weer goed op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen binnen onze Suite.

Fouten voorkomen

Debiteurstatussen worden vanaf nu automatisch gesynchroniseerd vanuit de backoffice. Hierdoor kunnen inactieve debiteuren niet meer worden geselecteerd binnen bedrijfsregelingen. Dit verkleint de kans op fouten en zorgt voor een betrouwbare verwerking.

Sneller schakelen

Wijzigingen in gebruikersrechten zijn nu direct actief. Gebruikers hoeven daardoor niet langer opnieuw in te loggen nadat rechten zijn aangepast.

Daarnaast is het nu mogelijk om uitzendkrachten die in meerdere administraties werkzaam zijn automatisch aan elkaar te koppelen. Voorheen moest een uitzendkracht per administratie apart inloggen en werd deze in elke administratie als een nieuwe gebruiker gezien. Vanaf nu ziet een uitzendkracht na één keer inloggen direct alle loonstroken en jaaropgaven uit verschillende administraties overzichtelijk bij elkaar in de portal.

 

In de functiekaart in de CAO-module van onze Suite kun je op basis van de gegevens van de CAO (of regeling) die bij de inlener geldt zelf de percentages voor de vakantiedagen en ADV voor 2026 berekenen:

• Indien er een jaarurennorm ingevuld is, wordt op basis van de jaarurennorm en de arbeidsduur per week automatisch het aantal werkbare dagen per jaar berekend. Is er geen jaarurennorm bekend, vul dan het aantal bruto werkbare dagen per jaar in.
• Op basis van het aantal bruto werkbare dagen, feestdagen, ADV dagen en vakantiedagen worden de percentages voor vakantiedagen en ADV berekenen.

Daarna kan in de uitzending (programma 335 tab2) de functiekaart geselecteerd worden. De berekende percentages worden automatisch verwerkt.

12 december 2025

Gelijkwaardig belonen in de CAO module

Met de nieuwe CAO voor uitzendkrachten, die per 1 januari 2026 ingaat, wordt gelijkwaardige beloning voor alle uitzendkrachten geïntroduceerd. Hierdoor moet je als uitzendbureau rekening gaan houden met alle arbeidsvoorwaarden van de inlener, in plaats van alleen de 10 vaste loonelementen van de inlenersbeloning.

Omdat gelijkwaardig belonen een zeer ingrijpende wijziging is, presenteren wij een compleet nieuwe module om jullie in dit proces te ondersteunen: de CAO module in Freepack Suite. In de CAO module kun je ook een kostprijsberekening maken op basis van arbeidsvoorwaarden van de inlener.

Waar vind ik de nieuwe CAO module?

Bij alle klanten staat deze module inmiddels actief. Bij de instellingen kun je de rechten toewijzen aan een gebruiker voor de CAO module (tandwiel icoontje). Nadat je de rechten hebt gewijzigd, moet je eerst opnieuw inloggen. Daarna vind je de CAO module terug in de moduleselector bovenaan.

Overzicht met alle CAO’s

Dit is de officiële lijst vanuit de Belastingdienst. In deze lijst staan alle CAO’s in Nederland, inclusief hun begin- en einddatum, als die tenminste bekend is.

Bedrijfsregelingen

Hier worden de arbeidsvoorwaarden die uitgevraagd zijn bij de inlener vastgelegd, inclusief de periode waarbinnen deze arbeidsvoorwaarden geldig zijn. Het is mogelijk om een notitie vast te leggen, waarin bijzonderheden of de belangrijkste afspraken genoteerd worden. Op het tweede tabblad kun je het pensioen, de reserveringen, de grondslag voor reserveringen en een arbeidsvoorwaardenbedrag vastleggen. Deze gegevens worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe functiekaart.

Functiekaarten

Een uitvraag van arbeidsvoorwaarden wordt altijd vastgelegd per functie – omdat de gelijkwaardigheid wordt getoetst op basis van een werknemer bij de inlener in dezelfde functie als de uitzendkracht. Er wordt in principe per functie 1 functiekaart aangemaakt, met daarop alle informatie over de beloning die hierbij past. Bij een functie hoort altijd maar 1 loonschaal met onderliggende periodieken. Als er een percentage ingevuld is voor een toeslag of overuur, dan zal de tabel automatisch het uurloon en tarief berekenen op basis van de gegevens bij de normale uren. Er zijn wensen geïnventariseerd voor meerdere formules om tot het tarief te komen. Deze worden nog verder ontwikkeld. Het is daarom nu mogelijk om handmatig af te wijken van het voorgestelde factuurbedrag.

Hulp nodig?

In principe denken wij dat jullie de CAO module helemaal zelf kunnen inrichten, op basis van de webinars en de online documentatie. Heb je toch hulp of advies van ons nodig bij het inrichten en/of invullen van de gegevens voor gelijkwaardige beloning? Neem dan contact op voor het inplannen van een maatwerk training.

Daarna kan in de uitzending (programma 335 tab2) de functiekaart geselecteerd worden. De berekende percentages worden automatisch verwerkt.

Tip! Zorg ervoor dat minimaal 1 gebruiker altijd alle rechten heeft op de CAO module. Als je de module niet direct ziet, log dan even opnieuw in.

 

Kostprijsberekening 2026

De CAO module heeft ook de mogelijkheid om een kostprijsberekening te maken van 2026. In principe lijkt dit op wat je gewend bent in de Backoffice, het programma 343 proforma. Vul alle gevraagde gegevens in op de diverse tabbladen en druk op de knop ‘Voorbeeld’ rechtsboven.

Handig die functiekaart!

Het mooie is, dat je een functiekaart en trede kunt selecteren voor het maken van een kostprijsberekening. Daarna hoef je alleen nog de details in te vullen, zoals geboortedatum, werkbrief en eventueel auto en/of ET regeling. Dit kost veel minder tijd dan dat je alles handmatig invult en je maakt hierdoor ook nog eens minder fouten.

 

Tip! Voordat je gebruik kunt maken van de kostprijsberekening, dien je bij instellingen > flex > verlonen een aantal gegevens in te vullen. Lukt dit niet, neem dan gerust contact op met onze helpdesk.

25 september 2025

Wat is er allemaal nieuw in de Freepack Suite?

• Zelf gebruikers aanmaken en autorisatie instellen
• Versturen van loonaangifte en btw/icp-aangifte via Suite (i.p.v. via Accept)

Zelf gebruikers aanmaken en autoriseren

Vanaf nu is het mogelijk om zelf nieuwe kantoormedewerkers aan te maken als gebruiker van Freepack Suite, de autorisatie in te stellen, te wijzigen en/of gebruikers te verwijderen. Klik op het gear-icoon rechts boven in de menubalk.

Alle gebruikers die nu toegang hebben tot de Suite zijn al ingevuld. De rechten van nieuwe modules staan standaard op ‘geen toegang’ en kunnen aangepast worden.

Je kunt de toegang per persoon instellen per module én per administratie. De opties zijn ‘alle rechten’, ‘alleen lezen’ en ‘geen toegang’ en ingestelde rechten gelden voor de hele module.

Belangrijk: Zorg ervoor dat de instellingen zo snel mogelijk naar wens worden ingesteld voor jullie organisatie.

Tip! Zorg ervoor dat minimaal 1 gebruiker altijd alle rechten heeft op de instellingen module.

---

Loonaangifte en btw/ic-aangifte direct versturen via de Suite

Vanaf nu kun je de loonaangifte en btw/ic-aangifte rechtstreek versturen naar de Belastingdienst. Via Freepack Suite kun je de status bekijken in plaats van via Accept.
Het gebruik van Accept Communicator is daarmee verleden tijd.

Vanaf de volgende backoffice update (25.08) kun je de loonaangifte én de btw/ic-aangifte direct versturen vanuit de backoffice met 1 druk op de knop. Het verzenden gebeurt vervolgens automatisch op de achtergrond. In de Tax module in de Suite vind je de status van de verzending en de betaalgegevens.

Volgens planning wordt deze update uitgeleverd op vrijdag 3 oktober. Op verzoeken leveren we al sneller uit aan enkele klanten. Mocht je dus al eerder gebruik willen maken van deze functionaliteit voor het versturen van de loonaangifte, neem dan contact op met onze helpdesk.

Tip! Zorg dat de medewerker(s) die de loon- en btw/ic-aangifte verzorgt vóór 3 oktober ‘alle rechten’ heeft voor de aangifte module (Tax). Standaard staat de module namelijk op geen toegang.

---

Nb. Werk je op dit moment nog niet met de Freepack Suite voor loonstroken en digitale aangifte? Vraag deze dan snel aan via deze link. De Suite is kosteloos beschikbaar binnen je huidige abonnement.

4 april 2025

Automatische controle op succesvolle aflevering van e-mails

Wanneer de Freepack Suite automatisch e-mails verstuurt naar uitzendkrachten (zoals bij het activeren van een account of bij een nieuwe loonstrook), controleren wij nu ook of deze e-mails succesvol worden afgeleverd.

Wat gebeurt er bij een mislukte aflevering?

Als een e-mail niet bezorgd kan worden (bijvoorbeeld door een foutief of onbereikbaar e-mailadres), dan:

• Wordt het account van de uitzendkracht automatisch uitgeschakeld.
• Ontstaat er een taak voor het uitzendbureau om het account opnieuw aan te maken met een correct e-mailadres.
• Wordt de reden van de mislukte aflevering vermeld bij deze taak (bijvoorbeeld: “E-mailadres bestaat niet” of “Mailbox vol”).

 

18 februari 2025

Automatisch account aanmaken voor uitzendkrachten

Het is nu mogelijk om automatisch accounts aan te maken voor uitzendkrachten. Dit gebeurt op basis van de loonstroken. Wanneer er nieuwe loonstroken zichtbaar worden in de portal, kan er automatisch een account voor de uitzendkracht worden aangemaakt, mits deze nog geen account heeft.

Deze functie staat standaard uit, maar kan worden ingeschakeld via de instellingen (rechtsboven) met de optie “Automatisch accounts aanmaken”.

Automatische e-mail bij nieuwe loonstroken

Daarnaast is het nu mogelijk om automatisch een e-mail te sturen naar een uitzendkracht wanneer er een nieuwe loonstrook beschikbaar is. Zodra een nieuwe loonstrook zichtbaar wordt in de portal en de uitzendkracht een account heeft, ontvangt hij of zij automatisch een notificatiemail.

⚠ Let op: E-mail is geen veilig medium voor persoonlijke gegevens. Daarom bevat de notificatie geen gevoelige informatie, maar alleen een melding dat er een nieuwe loonstrook is gepubliceerd. De e-mail bevat een link waarmee de uitzendkracht direct naar het loonstrokenoverzicht kan gaan.

Deze functie werkt ook voor nieuwe jaaropgaven.

De optie “Mails sturen voor nieuwe loonstroken” staat standaard uit, maar kan worden ingeschakeld via de instellingen.

Heeft de uitzendkracht nog geen account, maar is de optie “Automatisch accounts aanmaken” ingeschakeld? Dan ontvangt hij of zij automatisch twee e-mails:

• Een e-mail om het nieuwe account te activeren.
• Een notificatiemail over de nieuwe loonstrook.

Verbeterde zichtbaarheid van loonstrookcorrecties

We hebben de weergave van gecorrigeerde loonstroken verbeterd, zodat deze nu duidelijker zichtbaar zijn in de portal.

Standaard worden correcties niet weergegeven, maar u kunt deze desgewenst zichtbaar maken in het loonstrokenoverzicht van een uitzendkracht. In dit overzicht wordt tevens vermeld of het gaat om de uitbetaling van reserveringen of arbeidsvoorwaardenbedragen.

Correcties zijn niet zichtbaar voor uitzendkrachten en zullen ook geen automatische e-mailnotificatie genereren.

Uitgebreidere filtermogelijkheden voor uitzendkrachten

Bij het zoeken naar uitzendkrachten zijn extra filteropties toegevoegd. Standaard worden alleen uitzendkrachten getoond die momenteel in dienst zijn. U kunt nu ook filteren op:

• Inclusief uit dienst – Toon ook uitzendkrachten die uit dienst zijn.
• Loonstroken– Zoek op uitzendkrachten die wel of geen loonstroken hebben.
• Flex account – Zoek op uitzendkrachten met of zonder een Flex account.
• Taken: Flex account aanmaken – Zoek op uitzendkrachten waarvoor een taak openstaat om een Flex account aan te maken.

De taak voor het aanmaken van een account wordt in sommige gevallen automatisch aangemaakt wanneer de instelling “Automatisch accounts aanmaken” is ingeschakeld, maar het systeem er niet in slaagt om een account aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als het e-mailadres ontbreekt of niet uniek is.

Logo loonstroken Freepack Suite

In Freepack Suite hebben we een probleem opgelost waarbij het logo niet werd afgedrukt op de loonstroken. Dit is gecorrigeerd in update 25.05.

Wilt u het logo alsnog toevoegen aan bestaande loonstroken in de portal? Maak de loonstroken dan opnieuw zichtbaar via “Afdrukken loonstroken” (programma 351).

 

20 december 2024

Met update 24.13 volgen wederom diverse verbeteringen aan de loonstroken portal. Zoals:

Verbeterde weergave op mobiele devices

Wanneer je als medewerker van het uitzendbureau en/of als een uitzendkracht de Freepack Suite bekijkt op een mobiele telefoon of tablet, dan zal je merken dat de interface is geoptimaliseerd voor deze resoluties.

Filteren op actieve uitzendkrachten

Niet alleen de actieve uitzendkrachten, maar ook alle uitzendkrachten die in de backoffice zijn geblokkeerd, zijn gesynchroniseerd met de Freepack Suite. Met de update van 24.13 is het filter icoon bovenaan de lijst met uitzendkrachten beschikbaar.

Dit icoon zit er zo uit:

Wanneer je hier op klikt, verschijnt de mogelijkheid om inactieve uitzendkrachten zichtbaar te maken.

Standaard staat het filter ‘alleen actief’ aan en dit wil zeggen dat alleen de actieve uitzendkrachten zichtbaar zijn in de lijst. Wil je uitzendkrachten opzoeken en bekijken die uit dienst zijn (geblokkeerd in de backoffice), dan is dat mogelijk door deze selectie uit te zetten.

Mogelijkheid voor uitzendkrachten om zelf een nieuwe activatie-link aan te vragen

De link die wordt verstuurd na het uitnodigen van een uitzendkracht is slechts beperkt geldig. Op het moment dat ’te laat’ op de link wordt geklikt, is het mogelijk om op de landingspagina een nieuwe link aan te vragen, zonder tussenkomst van het uitzendbureau. Dit was eerst niet mogelijk, waardoor het proces nu makkelijker is geworden en minder tijd kost.

Mogelijkheid voor uitzendkrachten om zelf een nieuw wachtwoord in te stellen

Indien een uitzendkracht zijn of haar wachtwoord is vergeten, kan hij een nieuw wachtwoord aanvragen via de ‘forgot password’ knop op de inlogpagina.

E-mailadres van het portal account is zichtbaar bij de uitzendkracht

Het e-mailadres van het flex account kan in testsituatie afwijken van het ingestelde e-mailadres van de uitzendkracht. In dat geval worden beide e-mailadressen naast elkaar getoond. Het aanpassen van het e-mailadres voor het flex account is daarmee een extra e-mail adres en vervangt dus niet automatisch het bestaande e-mailadres.

Verbeterde weergave en omschrijving van diverse gegevens van een uitzendkracht

Sommige gegevens van de uitzendkracht uit de backoffice werden niet goed weergegeven in de Suite. Dit was een weergave probleem door definitie van de velden aan de achterkant. Dit probleem is verholpen en alle velden geven nu online de juiste waarde aan.