4. Jaarafsluiting van Freepack 2023
Na het aanmaken van de benodigde kopieën (“Externe back-up” én de “Jaarafsluiting Back-up”) kan worden overgegaan tot de jaarafsluiting van de Uitzendadministratie en indien aanwezig de Salarisadministratie. De jaarafsluiting dient u in elke administratie en in elk filiaal uit te voeren. Deze afsluiting vindt plaats in de huidige Freepack omgeving.
Procedure Jaarafsluiting
Zorg ervoor dat de datum in de Freepack op 31-12-2023 staat. De datum kan gewijzigd worden in het opstartscherm.
Als u de beschikking hebt over de uitzendadministratie (keuze 300) dan dient deze afgesloten te worden. In elke administratie waar gebruik gemaakt wordt van deze functie, dient programma 361>Jaarafsluiting uitgevoerd te worden.
Indien gewenst kunt u in programma 361 eerst de diverse gegevens afdrukken via de knop “Afdrukken diverse gegevens” (zie voor meer uitleg hoofdstuk 5 Afdrukken gegevens Uitzendadministratie).
Mocht u deze gegevens na de Jaarafsluiting willen afdrukken, dan kunt u op een later moment alsnog via programma 116>Oude jaren de gewenste gegevens benaderen. U kunt de gegevens dan via afdrukprogramma 361 benaderen.
Verwerk de jaarafsluiting pas als de interne (119>Jaarafsluiting Back-up) en externe back-up gemaakt zijn. Geef dit ook aan in Freepack door middel van een vinkje bij “Is er een externe back-up gemaakt”. Mocht er via programma 119 nog geen interne back-up gemaakt zijn, ziet u hiervan ook een melding verschijnen in uw scherm. Maak deze dan eerst.
Er bestaat een kans dat tijdens het draaien van deze procedure één of meer meldingen komen over bestandsfout 98.01; deze worden automatisch hersteld zodra u OK ingeeft.
Mocht er vanuit Windows een melding komen met de vraag of u wil toestaan dat het programma wijzigingen aanbrengt dan dient u hiermee in te stemmen.
Tijdens de jaarafsluiting van de uitzendadministratie krijgt u nog een extra vraag over roostervrije uren:
Deze vraag geeft u de mogelijkheid om, indien u van roostervrije uren gebruikt heeft gemaakt (o.a. in de bouw) de betreffende uren op nul te stellen (JA) of deze mee te nemen naar het volgende jaar (NEE).
Als u de beschikking heeft over de salarisadministratie vast personeel (keuze 500), dan dient deze afgesloten te worden. In elke administratie waar gebruik gemaakt wordt van deze functie dient programma 551>Jaarafsluiting gedraaid te worden.
Indien gewenst kunt u in programma 551 eerst de diverse gegevens afdrukken via de knop “Afdrukken diverse gegevens” (zie voor meer uitleg hoofdstuk 6 Afdrukken gegevens Salarisadministratie).
Mocht u deze gegevens na de Jaarafsluiting willen afdrukken, dan kunt u op een later moment alsnog via programma 116>Oude jaren de gewenste gegevens benaderen. U kunt de gegevens via afdrukprogramma 551 benaderen.
Verwerk de jaarafsluiting pas als de interne Jaarafsluiting Back-up (keuze 119) en de externe back-up gemaakt zijn. Geef dit ook in Freepack door middel van een vinkje aan bij “Is er een externe back-up gemaakt”. Mocht er via programma 119 nog geen interne backup gemaakt zijn, ziet u hiervan ook een melding verschijnen in uw scherm.
Er bestaat een kans dat tijdens het draaien van deze procedure één of meer meldingen komen over bestandsfout 98.01; deze worden automatisch hersteld zodra u OK ingeeft.
Mocht er vanuit Windows een melding komen met de vraag of u wil toestaan dat het programma wijzigingen aanbrengt dan dient u hiermee in te stemmen.
Heeft u in elke administratie, waar gebruik gemaakt wordt van de Uitzendadministratie en/of de Salarisadministratie, programma 361>Jaarafsluiting en programma 551>Jaarafsluiting uitgevoerd? Als u dit heeft gedaan is de Freepack omgeving geschikt gemaakt voor de verdere verwerking van gegevens van 2024.
U kunt controleren of alles afgesloten is door in programma 312 en/of 512 via raadplegen (F2) te kijken of het loonjaar op 2024 staat.
Bij update 24.01 ontvangt u een uitgebreide beschrijving van de uit te voeren handelingen (o.a. het invoeren van de diverse percentages). Indien de jaarafsluitingen niet worden gedraaid, kan update 24.01 (de eerste update van 2024) niet worden geïnstalleerd.
Na de jaarafsluiting zijn de onderhoudmenu’s keuze 300 (Uitzendadministratie) en 500 (salarisadministratie) pas weer beschikbaar na installatie van update 24.01.
Bij de eerstvolgende keer dat de gegevens naar een (eventueel) extern filiaal worden teruggestuurd zullen ook de historische loonboekingen (in dit geval dus over 2023) worden verzonden. Het exportbestand zal eenmalig groter zijn en als gevolg daarvan zal de duur van de export- en import procedures ook langer zijn dan normaal.