5. Afdrukken gegevens Uitzendadministratie
De onderstaande handelingen moeten in alle administraties waar wordt verloond (programma 351>Berekenen), uitgevoerd worden.
Indien gewenst kunt u vóór de jaarafsluiting alle gegevens afdrukken via programma 361>Jaarafsluiting>Afdrukken diverse gegevens.
Heeft u de gegevens nog niet afgedrukt? Na de jaarafsluiting heeft u de mogelijkheid om via programma 116 oude jaren de gewenste gegevens te benaderen. U kunt deze gegevens dan via afdrukprogramma 361 benaderen.
5.1 Afdrukken Basisinstellingen
Bij controles door instanties wordt regelmatig gevraagd om de instellingen binnen het systeem zoals die in een bepaald jaar zijn gehanteerd. Wij raden u dan ook aan om de Constanten (programma 311), de Werkgevergegevens (programma 312), voor alle gebruikte BV’s de Bedrijfsvereniginggegevens (programma 313) en de gebruikte pensioenconstanten (programma 336) af te drukken.
5.2 Afdrukken Voorschotten
Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van 2023, dient u een voorschottenlijst af te drukken (programma 340). Alle voorschotten zouden in principe verrekend moeten zijn. Eventuele nog aanwezige voorschotten worden in de jaarafsluiting meegenomen naar week 1 van 2024.
5.3 Afdrukken Journaalposten Uitzendkrachten
M.b.v. afdrukprogramma 354>Journaalposten, kunt u de journaalposten afdrukken om inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij soort verloning voor de bij u gebruikelijke soort verloning of als u zowel week- als 4-weken verloning gebruikt voor “4-wekenverloning inclusief weekverloning in periode”. Vink “Alleen gen. totaal” aan. Omdat op dit moment alle journaalposten verwerkt zijn, dient u de optie “Alleen nog niet verwerkte journaalposten” niet aan te vinken.
5.4 Afdrukken Betaallijst
Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van 2023, is het nuttig om een betaallijst af te drukken (programma 355). De openstaande saldi worden meegenomen naar 2024.
5.5 Afdrukken Loonstaat
M.b.v. afdrukprogramma 357>Loonstaat, dient u de loonstaten af te handelen. Zorg er voor dat “Alleen generaal totaal” en “Alleen totalen per UZK” niet zijn aangevinkt, zodat u per uitzendkracht een loonstaat krijgt afgedrukt. Selecteer periode 1 tot en met 14.
5.6 Afdrukken Loonopgave bedrijfsvereniging
M.b.v. afdrukprogramma 358>Loonopgave bedrijfsvereniging, dient u de loonopgave af te handelen. Dit overzicht dient u per BV af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij ‘aangifte per’ voor de bij u gebruikelijke aangifteperiode.
5.7 Afdrukken Verzamelloonstaat
Indien u dit wenst, kunt u m.b.v. afdrukprogramma 362>Verzamelloonstaat (algemeen), de verzamelloonstaat afdrukken. Kies bij “van BV” voor ALLE.
5.8 Afdrukken Jaaropgave
M.b.v. afdrukprogramma 363>Jaaropgave, kunt u de jaaropgaven afdrukken. Indien er in Freepack uitzendkrachten bestaan zonder BSN/sofinummer of met een foutief BSN/sofinummer zult u hiervan een melding krijgen op het scherm evenals de vraag of u deze wilt laten afdrukken. U kunt hierna het BSN/sofinummer aanpassen en alsnog een jaaropgave van deze uitzendkrachten afdrukken.
Indien u beschikt over meerdere uitzendadministraties kunt u er voor kiezen een “verzamel” jaaropgave af te drukken door in het afdrukmenu de vraag “Alle administraties tegelijk” aan te vinken. Dit kan alleen in de administratie van het hoofdkantoor geschieden. Er zal alleen verzameld worden voor zover het Loonbelastingnummer overeenkomt.
Er worden aparte jaaropgaven aangemaakt voor verloningen volgens de witte tabel, de groene tabel en voor de categorieën AOW-gerechtigden en stagiaires.
U kunt (bij gebruik van vensterenveloppen om de jaaropgaven te versturen) aangeven wat het regelnummer en de positie van de N.A.W.-gegevens en het Sofinummer moeten worden voor weergave op de Jaaropgave. U kunt de resultaten eenvoudig beoordelen door in “van” en “tot en met” hetzelfde nummer te kiezen van één van de uitzendkrachten.
Het is ook mogelijk om de jaaropgaven van de uitzendkrachten via E-mail te versturen. Deze mogelijkheid is er voor alle uitzendkrachten waar u ook de salarisspecificaties via E-mail aan verstuurt. De instellingen voor de salarisspecificaties worden ook voor de jaaropgaven gebruikt.
5.9 Afdrukken Reserveringen
M.b.v. afdrukprogramma 366>Reserveringen dient u per BV-aansluitnummer een over¬zicht af te drukken van de openstaande reserveringen. De vraag “Alleen totaal generaal” dient niet aangevinkt te zijn, zodat u de reserveringen per uitzendkracht afgedrukt krijgt.
Hierna kunt u eventueel nog een totaaloverzicht afdrukken. Kies bij “Van BV” voor ALLE indien u meerdere aansluitnummers in gebruik heeft. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Indien gewenst kan er een uitsplitsing naar wettelijk en bovenwettelijk worden afgedrukt via afdrukprogramma 331>Uitzendkrachten>Vakantiedagen.
5.10 Afdrukken Pensioen
De pensioenlijst m.b.v. afdrukprogramma 367>Verzekeringen>Pensioen>Pensioenafdracht, geeft inzicht in de opgebouwde pensioenen en af te dragen premies over 2023. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie. Kies bij soort pensioen voor ALLE.
5.11 Afdrukken Tijd-voor-Tijd reserveringen
M.b.v. afdrukprogramma 389>1. Tijd voor Tijd dient u een overzicht af te drukken van de openstaande reserveringen. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
5.12 Afdrukken Roostervrij reserveringen
M.b.v. afdrukprogramma 389>Loonboekingen>2. Roostervrij dient u, indien u in het afgelopen jaar gebruikt heeft gemaakt van roostervrije uren, een overzicht af te drukken van de openstaande reserveringen.
Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Indien de roostervrije uren jaarlijks op nul worden gesteld geeft het inzicht in de niet opgenomen maar wel opgebouwde roostervrije uren.
5.13 Afdrukken Te Vervallen Vakantieuren
Sinds 1 januari 2012 zijn de regels voor het bewaren van de vakantiedagen gewijzigd. Eén van deze wijzigingen is dat de opgebouwde vakantiedagen na 5 jaar komen te vervallen.
Dit betekent dus dat per 1 januari 2024 alle reserveringsbedragen van 2018 komen te vervallen. Bij de jaarafsluiting van 2023 worden deze gegevens op nul gezet.
M.b.v. afdrukprogramma 331>Uitzendkrachten>Te Vervallen Vakantie-uren, kunt u hiervan een overzicht afdrukken. Deze vervallen bedragen dienen eventueel handmatig in de financiële administratie verwerkt te worden.
5.14 Afdrukken Vakantiedagen (optioneel)
Indien gewenst kan er een uitsplitsing naar wettelijk en bovenwettelijk worden afgedrukt via afdrukprogramma 331>Uitzendkrachten>Vakantiedagen.
5.15 Afdrukken overzicht LIV
Het is mogelijk om hier een afdruk te maken van de geschatte LIV vergoeding aan het eind van 2023. Daarbij kan gekozen worden om iedereen die tussen 100% en 125% valt ook af te drukken, ongeacht het geschatte aantal uur per jaar. Dit overzicht kan gebruikt worden bij het controleren van de beschikking van de Belastingdienst.
5.16 Afdrukken overzicht Jeugd-LIV
Het is mogelijk om hier een afdruk te maken van de geschatte Jeugd-LIV vergoeding aan het eind van 2023. Dit overzicht kan gebruikt worden bij het controleren van de beschikking van de Belastingdienst.