Algemeen In Uitzendkrachten (331), Inschrijvingen (392), Werknemers (521), Debiteuren (241), Adressenregister (394) en Crediteuren (231) is er de mogelijkheid om diverse documenten zoals bijv. Word-documenten (.doc), Excel-sheets (.xls), Scans van legitimatiebewijzen (.jpg, .pdf), te koppelen. Vóór ingebruikname dienen eerst twee onderdelen afgehandeld te worden.

 

118 Tabellen – Documentsoorten 

 

In programma 118 dienen documentsoorten aangemaakt te worden.

Soort: Een soort (4 posities) kan bijv. zijn “CV”, “LEGI(timatie)”, “PASF(oto)” de indeling hiervan is geheel vrij.

Omschrijving: Ter verduidelijking de volledige omschrijving van de ingegeven soort.

 

  121 Rechten

 

 

Om de functie te kunnen gebruiken, dient per gebruiker rechten gegeven te worden. Handel dit onderdeel voor alle gebruikers volledig af. Wordt een gebruiker niet benoemd, dan heeft deze geen toegang tot de functie “Documenten”. Gebruikers met graad “0” hebben toegang tot alle documenten, maar dienen wel benoemd te worden.

 

Rechten voor: Selecteer de waarde “Documenten”.

Kies vervolgens voor “Nieuw”.

Gebruiker: Selecteer de gebruiker waarvoor de rechten aangegeven worden.

Administratie: Selecteer de betreffende administratie. Onderdeel: Selecteer het betreffende onderdeel. Rechten voor: Selecteer de gewenste optie.  Algemeen = alle documenten, ongeacht de gebruiker, behalve de documenten  waarbij “Alleen deze gebruiker” is aangevinkt Alleen eigen = alleen de documenten die door de betreffende gebruiker zijn  gekoppeld Geen = Geen enkel document is beschikbaar Supervisor = alle documenten

Tot slot is er nog de mogelijkheid om de ingevoerde rechten te wijzigen of te verwijderen.

 

Koppelen van documenten 

Als voorbeeld worden de stappen getoond voor het koppelen van documenten in 241 Debiteuren. Selecteer een debiteur en kies voor de functie “Documenten”. Het scherm “Document beheer” wordt geopend. Kies voor “Nieuw” en geef de “Soort” in, vervolgens kunt u een omschrijving voor dit document invoeren.  Ga middels de button “Bladeren” naar de schijf en directory waar het betreffende bestand is opgeslagen. Selecteer  het bestand en kies voor “OK”, het volledige pad naar het betreffende document wordt nu getoond in “Directory”. Er is de keuze om “Alleen deze gebruiker” aan te vinken. Dit zorgt ervoor dat alleen de gebruiker zelf of een gebruiker met “Supervisor” rechten toegang heeft tot het document (zie onderdeel 121 Rechten).