Gebruikers autorisatie en rechten inrichten

Algemeen

Het is om meerdere redenen verstandig om alle gebruikers binnen Freepack in te delen in groepen en om de toegang tot (onderdelen van) het pakket aan deze groepen te koppelen. Dit heet met een mooi woord ‘autorisatie’.

Denk bij een groepsindeling in eerste instantie aan de functies op de werkvloer binnen uw eigen organisatie. In deze procedure gaan we uit van de volgende indeling:

• 1 – directie / management
• 3 – hoofd salarisadministratie
• 5 – medewerker salarisadministratie
• 7 – intercedent

Waarbij het getal correspondeert met de graad van bevoegdheid. Hoe lager dit getal, hoe meer bevoegdheden een bepaalde groep heeft.

TIP! In dit voorbeeld kiezen we er voor om geen getallen opeenvolgend te kiezen, maar ‘ruimte’ tussen de groepen te over te laten. Mocht er namelijk later een groep tussen komen qua rechten, dan is dit makkelijker in te regelen zonder direct alle rechten opnieuw in te hoeven stellen per programma. 

Daarnaast kent Freepack het onderscheid in Onderhoud, Raadplegen en Afdrukken. En kan per module iemand andere bevoegdheden gegeven worden. Het is verstandig om bovenstaande eerst per groep en per module te bepalen, voordat de autorisatie wordt ingericht in het hele pakket, bijvoorbeeld:

Directie / management

• Wil graag alleen
  • financiële overzichten/rapportages eenvoudig kunnen raadplegen en controleren
• Wil liever niet
  • Zelf wijzigingen kunnen doorvoeren

Hoofd salarisadministratie

• Mag in principe alles:
  • Alle gegevens zien en bewerken
  • Aangiftes versturen naar de belastingdienst
  • Berekenen en uitbetalen van uitzendkrachten
• Behalve:
  • Gebruikers binnen Freepack aanmaken of verwijderen

Medewerker salarisadministratie:

• Mag wel:
  • Nieuwe klanten aanmaken
  • Nieuwe uitzendkrachten aanmaken
  • Uitzendingen aanmaken
  • Uren verwerken en controleren
  • Inkoopnota’s verwerken en betalingen klaarzetten
  • Betalingsherinneringen versturen per e-mail naar klanten
  • Loonstroken per e-mail versturen naar uitzendkrachten
• Mag geen:
  • Berekeningen of correcties doorvoeren
  • Vaste verkoopprijs en/of uurlonen wijzigen
  • Aangifte versturen naar de belastingdienst
  • Uitzendkrachten meer zien die ‘in vergetelheid’ zijn

Intercedent:

• Mag wel:
  • Nieuwe kandidaten en prospects invoeren
  • Pro-forma berekeningen maken voor de kandidaat
  • Openstaande debiteuren raadplegen
• Mag geen:
  • Wijzigingen doorvoeren (onderhoud)
  • Burgerservicenummers (BSN) zien en/of wijzigen

Aanmaken nieuwe gebruiker en toekennen graad (111)

In programma > 111 Gebruikers wordt per gebruiker de graad van autorisatie aangegeven. Hierbij geldt nul als hoogste graad (de meeste rechten) en negen als laagste graad (de minste rechten). De autorisatie wordt vervolgens op hoofdmodule ingegeven. De autorisatie per programma wordt aangeven in programma > 115 Autorisatie.

Inrichten graad per module (115)

Inrichten rechten voor documenten

Overige onderdelen van het pakket waar graad ingesteld kan worden, zijn o.a. e-mail en exportmodule.