Elektronisch factureren
Wat is een E-factuur?
Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd. Het uitwisselen van XML facturen, oftewel elektronisch factureren, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.
E-facturen via e-mail of eVerbinding
Binnen Freepack is het nu ook mogelijk met de optionele module ‘digitaal factureren’ om per debiteur aan te geven of er naast de gebruikelijke PDF factuur ook een XML e-factuur aangemaakt dient te worden. Meer informatie over de kosten vandeze module, of de aanvraag hiervoor kan via de afdeling verkoop (sales@freepack.nl). Er kan per debiteur worden gekozen of de e-factuur via eVerbinding (https://everbinding.nl/) verstuurd moet gaan worden of rechtstreek via de E-mail.
Freepack inrichten
Om binnen Freepack elektronische facturen te kunnen versturen dienen per administratie én per debiteur een aantal programma’s te worden ingericht:
Per administratie
– Kies in programma> 173 Elektronisch factureren voor Via E-mail wanneer de e-facturen per e-mail verstuurd worden. Kies voor eVerbinding wanneer de e-facturen zowel via eVerbinding als per e-mail verstuurd gaan worden.
– In programma> 191 Email Instellingen> Constanten per soort moet voor facturen uitzend en facturen facturatie (wanneer de 400 module wordt afgenomen) het veld verzenden via e-mail aangevinkt zijn.
– In programma> 211 Financiële Constanten moeten de velden KVK nummer en OB-nummer gevuld zijn.
– In programma> 371 Factuur Lay-outs> Constanten moet het rekeningnummer Digitaal factureren worden ingegeven (voor de 300 module facturen).
– In programma> 401 Factuurconstanten moet het rekeningnummer Digitaal factureren worden ingegeven (voor de 400 module facturen).
Per debiteur
– In programma> 241 Debiteuren> 1. Algemeen moet het OB-nummer aanwezig zijn.
– In programma> 241 Debiteuren> 2. Aanvulling moet het KVK-nummer gevuld zijn.
– In programma> 241 Debiteuren>3. E-mail gegevens moet het E-mail adres gevuld zijn.
– In programma> 241 Debiteuren> 3. E-mail gegevens moet het veld Factuur via e-mail worden aangevinkt.
– In programma> 241 Debiteuren 3. E-mail gegevens moet bij Factuur via XML gekozen worden voor de optie E-mail of eVerbinding.
Aanmaken E-factuur
Het aanmaken van een elektronische factuur (XML) verloopt op dezelfde manier als het aanmaken van een papieren of PDF factuur. Via programma> 375 Factureren en programma> 407 Factureren wordt nu automatisch ook een E-factuur aangemaakt.
Verzenden E-factuur via e-mail
Het verzenden van de E-factuur per e-mail gaat via programma> 194 E-mails verzenden. Naast de PDF-factuur wordt nu ook e-factuur (.XML) meegestuurd naar de debiteur.
Verzenden E-factuur via eVerbinding
Het verzenden van de E-factuur via eVerbinding gaat via programma> 195 E-facturen verzenden.
Let op: er wordt ook een PDF factuur klaargezet in programma> 194 E-mails verzenden.