Flex accounts
Flex accounts is een onderdeel van de Freepack Suite.
In Freepack Suite worden alle uitzendkrachten weergegeven die ook in de Backoffice zijn ingevoerd. Wanneer je een nieuwe uitzendkracht aanmaakt in de Backoffice, wordt deze direct gesynchroniseerd met de Suite. Dit geldt ook voor wijzigingen die je aanbrengt in bestaande uitzendkrachten; deze updates worden automatisch doorgevoerd in de Suite.
Je kunt ook de uitzendkracht toegang geven tot de Suite, zodat hij zijn eigen loonstroken kan bekijken en downloaden. Een uitzendkracht heeft hiervoor een Flex account nodig.
Flex account aanmaken voor de uitzendkracht
Wanneer je de uitzendkracht toegang wilt geven tot zijn persoonlijke omgeving, dan dien je in de Suite per uitzendkracht het ‘Flex account’ aan te zetten:
- Ga in de Suite naar de uitzendkracht en zet het ‘Flex account’ aan op het eerste tabblad.
- De uitzendkracht ontvangt automatisch een e-mail met instructies om zijn account te activeren.
- Na activatie kan de uitzendkracht direct inloggen en zijn loonstroken bekijken en downloaden.
Wachtwoord vergeten:
Als de uitzendkracht zijn wachtwoord is vergeten, dan kan hij via de optie ‘Forgot password?’ in het inlogscherm een nieuw wachtwoord instellen.
Geautomatiseerd accounts aanmaken:
Via instellingen (tandwiel icoon) kan aan de linkerzijde van het scherm gekozen worden voor de instellingen van Flex, hier kan aangegeven worden dat er automatisch een account wordt aangemaakt zodra er een loonstrook van een uitzendkracht naar de Suite wordt gestuurd. De uitzendkracht krijgt dan gelijk een mail met activatielink om het account te activeren. Ook kan hier ingesteld worden dat de uitzendkracht automatisch een mail krijgt als er een nieuwe loonstrook klaar staat.
Uitzendkracht in meerdere administraties
Wanneer een uitzendkracht in meerdere administraties is geregistreerd, is het mogelijk om deze administraties te koppelen aan één Flex account. De instructies voor het aanmaken en activeren van een Flex account blijven van toepassing. Afhankelijk van de gekozen instellingen en de manier waarop het account wordt aangemaakt, wordt de koppeling automatisch gelegd.
Wel zijn er een aantal aandachtspunten:
- Het koppelen van meerdere administraties aan één Flex account is alleen mogelijk wanneer de uitzendkracht in alle administraties hetzelfde BSN heeft.
- Wanneer in de Flex-instellingen is aangegeven dat accounts automatisch worden aangemaakt, wordt bij het versturen van een loonstrook automatisch geprobeerd een Flex account aan te maken.
- Bestaat er al een Flex account in een andere administratie met hetzelfde e-mailadres en hetzelfde BSN, dan wordt er geen nieuw account aangemaakt, maar wordt de administratie automatisch aan het bestaande Flex account gekoppeld.
- Wanneer je handmatig een Flex account aanmaakt in een andere administratie en het systeem herkent hetzelfde e-mailadres en hetzelfde BSN, dan wordt de uitzendkracht eveneens automatisch gekoppeld aan het bestaande Flex account.
- Het aanmaken van een Flex account in een administratie terwijl er al een gekoppeld account bestaat, leidt niet tot een extra activatie-e-mail. Voor het betreffende Flex account is de activatie-e-mail al verzonden.
- Het verwijderen van een Flex account dient in alle administraties te gebeuren.
- Wordt het Flex account in één administratie verwijderd, dan wordt alleen de koppeling met die administratie opgeheven.
- Zodra het Flex account geen koppeling meer heeft met een administratie, wordt het account volledig verwijderd.
- De uitzendkracht hoeft in de portal niet te wisselen tussen administraties. In één overzicht ziet hij alle loonstroken en jaaropgaven van alle gekoppelde administraties.
Loonstroken zichtbaar maken in de Suite:
- Zet in het afdrukprogramma (F4-351) een vinkje bij ‘Loonstroken zichtbaar maken in Freepack Suite’.
- Hiermee worden de loonstroken niet geprint of gemaild, maar direct naar de Suite verstuurd.
- De verstuurde loonstroken worden gemarkeerd als ‘afgedrukt’, wat betekent dat ze als verzonden worden beschouwd.
- Correctieloonstroken worden altijd verstuurd naar de Suite maar zijn NIET zichtbaar voor uitzendkrachten; het uitzendbureau kan de correcties wel bekijken door in de Suite kiezen voor ’toon correcties’.
Nogmaals versturen:
- Als je dezelfde selectie opnieuw wilt versturen naar de Suite, moet je het vinkje bij ‘alleen nog niet afgedrukte loonslips’ verwijderen.
- Het opnieuw verzenden heeft geen nadelige gevolgen; de bestaande loonstroken in de Suite worden simpelweg overschreven.