Programma 124 Overnemen vorig jaar
Met dit programma kunnen de gemuteerde gegevens (loonaangiften, boekingen etc.) van een vorig jaar overgezet worden naar een volgend jaar. Als een afgesloten loonjaar heropend moet worden om correcties uit te voeren, dan komen de gecorrigeerde gegevens niet meer overeen met de historie in de huidige Freepack omgeving.

Deze functie is beschikbaar vanaf 2023. Heeft de openstelling in een eerder jaar plaatsgevonden, dan moet de historie bijgewerkt worden door de helpdesk. Hier zijn kosten aan verbonden, informeer hiernaar bij de helpdesk.

Toegang tot programma 124
Alleen gebruikers die supervisorrechten (graad 0) hebben voor het onderdeel ‘syst’ in programma 111 kunnen programma 124 benaderen.

Werkwijze
Nadat alle werkzaamheden zijn uitgevoerd in het opengestelde jaar dient u in het erop volgende jaar programma 124 te openen. Het is niet mogelijk, als er correcties zijn geweest in meerdere afgesloten loonjaren om de historie in 1x over te zetten naar het huidige jaar. De historie moet worden overgezet van jaar 1 naar jaar 2 etc. met als laatste de overzetting naar het huidige jaar. Als er in het opvolgende jaar geen correcties hebben plaatsgevonden, maar dit is wel een afgesloten loonjaar, dan hoeft dit jaar niet opengesteld te worden om programma 124 te benaderen. Via programma 116 is programma 124 ook in een afgesloten loonjaar actief.
Als de correctie heeft plaatsgevonden in een onderliggende administratie, dan eerst de betreffende administratie openen.

Het volgende scherm wordt nu getoond:

Allereerst dient de locatie gekozen te worden waar de gegevens uit overgenomen worden. Dat is altijd de datamap van de betreffende administratie in het voorgaande jaar. Dus in het bovenstaand voorbeeld waarbij historie overgenomen wordt uit 2023 naar 2024 in administratie 1, is dat Free2023\freepack\data001. Wordt er een verkeerde locatie gekozen (verkeerde loonjaar, geen of verkeerde datamap geselecteerd etc.)  dan zal er een foutmelding komen.

• Loonaangiften: deze hoeven alleen overgenomen worden als er na de correctie een nieuwe loonaangifte gemaakt is. Is dat niet het geval en de optie wordt toch aangevinkt, dan is er niets aan de hand, dan wordt de historie niet gewijzigd. Stel dat de correctie in een onderliggende administratie heeft plaatsgevonden en de loonaangifte wordt vanuit een andere administratie gemaakt, dan zal in de aangifteadministratie de overname van de gewijzigde loonaangiften moeten plaatsvinden.
• Historie uitzend: hiermee wordt de gewijzigde historie na een correctie in de uitzendmodule overgenomen. Denk aan de loonstroken, jaaropgaven, loonjournaalposten, verzamelloonstaat, pensioen en fasehistorie etc. Heeft er geen correctie plaatsgevonden in de uitzendmodule en deze optie wordt toch aangevinkt, dan is er niets aan de hand, dan wordt de historie niet gewijzigd.
• Historie salaris: hiermee wordt de gewijzigde historie na een correctie in de salarismodule overgenomen. Denk aan de loonstroken, jaaropgaven, loonjournaalposten, verzamelloonstaat etc. Heeft er geen correctie plaatsgevonden in de salarismodule of er is geen salarismodule en deze optie wordt toch aangevinkt, dan is er niets aan de hand, dan wordt de historie niet gewijzigd.

Na het overnemen van de historie in de 300 module volgen er nog 2 stappen:

• Open F2 382/margevergelijking
• Laat het getoonde jaar staan en zet BV op ‘alle’
• Klik op F9
• De margevergelijking wordt opnieuw opgebouwd. Onderbreek dit proces niet

• Ga vervolgens naar F4 386/fasesignalering
• Klik op F9
• Geef ‘ja’ op de vraag of de gewerkte weken opnieuw opgebouwd moeten worden
• De gewerkte weken worden opnieuw opgebouwd. Onderbreek dit proces niet

Als alle bovenstaande stappen uitgevoerd zijn, kan het proces herhaald worden in het volgende jaar, indien van toepassing.

Let op: de overname betreft alleen historie in de uitzend en/of de salarismodule. Een eventueel gewijzigd saldo aan reserveringen zal nog steeds handmatig in de AOK gezet moeten worden. Wat betreft de door correctie ontstane loonjournaalposten: deze dienen ook nog handmatig financieel geboekt te worden. Als de boekhouding in Freepack wordt gevoerd dan worden deze ingevoerd in programma 261 in het dagboek uitzend of salaris, afhankelijk in welke module de correctie plaats heeft gevonden. Reserveringen en financiële boekingen kunnen wel gelijk in de huidige Freepack geboekt worden, ook na correcties over meerdere jaren.

Eventueel kan het overnemen van de historie uitgevoerd worden samen met de helpdesk. Daar zijn kosten aan verbonden, meer informatie hierover is op te vragen bij de helpdesk.