3. Aanmaken kopie van de eindsituatie van Freepack 2025
3.1. Jaarkopie algemeen
Van de eindsituatie 2025 dienen 2 kopieën gemaakt te worden, 1 externe kopie en 1 kopie op de computer zelf:
- 1 externe back-up/kopie van de gehele Freepack omgeving op een extern medium (USB, externe schijf etc.).
Voor de externe kopie dient u zelf zorg te dragen. Sluit het jaar niet af voordat de externe kopie is gemaakt. Mocht er namelijk iets fout gaan in de hierop volgende procedure, dan kunnen de gegevens altijd weer worden teruggehaald van de externe kopie. Deze externe kopie mag niet meer gebruikt worden voor andere doeleinden. Controleer voor de zekerheid altijd of de gewenste gegevens effectief op het medium van de externe kopie staan. Dit medium dient ergens buiten het gebouw bewaard te worden, zodat in voorkomende gevallen altijd nog teruggegaan kan worden naar deze back-up. - 1 kopie op de computer zelf voor de verdere afhandeling van de jaarafsluiting. In programma 119>Beveiliging is de optie “Jaarafsluiting Backup” beschikbaar. Deze kopieeractie wordt uitgevoerd in de administratie waar Freepack mee wordt gestart. Alle onderliggende administraties worden automatisch mee-gekopieerd. Controleer vooraf of er voldoende ruimte op de schijf aanwezig is voor alle gegevens. Mocht u hierbij assistentie nodig hebben, dan kan altijd contact worden opgenomen met de Helpdesk. Indien u gebruik maakt van meerdere Freepack-omgevingen (bijv. een FPS-omgeving), dan dient de procedure uitgevoerd te worden voor elke bovenstaande Freepack-omgeving. Zorg ervoor dat er tijdens deze actie geen andere gebruikers in Freepack zijn ingelogd.
3.2. Jaarkopie voor Freepack Online klanten
Gebruikers van de Freepack Online omgeving dienen zelf een externe kopie van de Freepack-map te maken op de Z-schijf. Sluit het jaar niet af voordat de externe kopie is gemaakt. Mocht er namelijk iets fout gaan in de hierop volgende procedure dan kunnen de gegevens altijd weer worden teruggehaald van de externe kopie. Deze externe kopie mag niet meer gebruikt worden voor andere doeleinden.
3.3. Jaarafsluiting Back-up
Voordat de back-up/kopie wordt gemaakt, vinden er allerlei controles op de juiste verwerking van gegevens plaats in de diverse administraties. Mochten er nog gegevens niet correct verwerkt zijn, dan worden deze gemeld en stopt het aanmaken van de back-up/kopie.
De diverse meldingen hebben er mee te maken dat nog niet alle uit te voeren procedures zijn gedaan in de genoemde administraties. De Jaarafsluiting back-up kan niet eerder worden gemaakt, dan dat alle meldingen zijn afgehandeld.
Onderstaande meldingen kunnen voorkomen:
- Niet alle loonaangiften zijn gemaakt
Alle loonaangiften moeten aangemaakt en geautoriseerd zijn en daarnaast moet de XML zijn aangemaakt. Voor de 4-wekenaanlevering is dit tot en met periode 13, voor de maandaanlevering is dit tot en met periode 12. U kunt deze aangiften aanmaken en versturen via 359>Aangifte LB digitaal> Maandaanlevering en/of 4-Wekenaanlevering. - Niet verwerkte journaalposten aanwezig
Alle journaalposten moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via het raadpleegmenu (F2) programma 354>Journaalposten (Uitzendadministratie) en/of programma 535>Journaalposten (Salarisadministratie). In de kolom “Boekstuknummer” wordt in dat geval “Niet verwerkt” getoond.
Verwerk alsnog de journaalposten via het onderhoudsmenu prog. 354 Journaliseren (Uitzendadministratie) en/of programma 535 Journaliseren (Salarisadministratie). - Factuurregels aanwezig
Alle factuurregels moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via raadpleegmenu (F2) programma 374>Factuurregels.
U kunt alsnog de factuurregels verwerken door te factureren via onderhoudsmenu programma 375>Factureren. - Werkbrieven aanwezig
Nog niet alle werkbrieven zijn berekend. U kunt dit controleren via raadpleegmenu (F2) programma 341>Werkbrieven.
– Indien deze werkbrieven nog berekend moeten worden, dan kunt u deze via onderhoudsmenu programma 351>Berekenen verwerken (LET OP: hierbij worden weer journaalposten aangemaakt en er kunnen weer factuurregels ontstaan).
– Indien deze werkbrieven niet berekend moeten worden, dan moet u de werkbrieven verwijderen via het onderhoudsmenu 341>Werkbrieven.
– Oók werkbrieven van ZZP’ers moeten worden verwerkt! - Nog niet verwerkte mutaties aanwezig
Nog niet alle mutaties zijn verwerkt in de Salarisadministratie. U kunt dit controleren via raadpleegmenu (F2) programma 532>Mutaties.
– Indien deze mutaties nog verwerkt moeten worden, dan kunt u deze via onderhoudsmenu programma 533>Berekenen verwerken (LET OP: hierbij worden weer journaalposten aangemaakt).
– Indien deze mutaties niet verwerkt moeten worden, noteer betreffend(e) loontijdvak, periode en werknemer. U kunt met deze gegevens de mutaties verwijderen via onderhoudsmenu programma 532>Invoeren mutaties.
Verwerk eerst deze meldingen en maak de Jaarafsluiting back-up.
Er bestaat een kans dat tijdens het aanmaken van de back-up/kopie tussendoor één of meer meldingen komen over bestandsfout 98.01; deze worden automatisch hersteld zodra u OK ingeeft. Mocht er vanuit Windows een melding komen met de vraag of u wil toestaan dat het programma wijzigingen aanbrengt dan dient u hiermee in te stemmen.
Bij het aanmaken van de Jaarafsluiting back-up worden ook voor alle LB-aangiftenummers over alle administraties heen de salaris auditfiles aangemaakt. De salaris auditfiles kunnen worden opgevraagd door de Belastingdienst. De auditfiles worden in de map historie bewaard.
De naam van dit bestand is: FPCKnnnnnnnnnLnnAS2025.XML waarbij ‘n’ het loonheffingsnummer is.