Wanneer u binnen de Urenportal gebruik maakt van onderliggende filialen dan is het nu ook mogelijk om de default namen (filiaal 1, filiaal 2 etc.) binnen de filiaalswitch door ons te laten aanpassen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.
In update 2.6 van de Urenportal hebben we in de opmerkingskolom op het tabblad ‘goedgekeurd’ een rood icoontje toegevoegd wanneer de goedgekeurde werkbrief door de BackOffice niet opgehaald kan worden. Dat kan een technische oorzaak hebben maar het kan ook zo zijn dat de werkbrief reeds is ingevoerd (en eventueel verloond is) in de BackOffice.
Wanneer de reden een technische oorzaak heeft dan kan de klant in de BackOffice opnieuw proberen om het werkbriefje op te halen. Mocht de week (per ongeluk) al ingevoerd zijn in de BackOffice dan dient het uitzendbureau het werkbriefje in de FrontOffice handmatig op de status verwerkt te zetten.
Het is nu mogelijk om werkbriefjes (ongeacht de status) in de UrenPortal af te drukken. Binnen de detailpagina van de werkbrief is rechtsonder een nieuwe knop ‘afdrukken’ toegevoegd. De afdruk wordt in eerste instantie geopend als voorbeeld en binnen deze pagina kan er gekozen worden voor afdrukken of downloaden naar een .PDF bestand.
Tevens kan er gekozen worden voor een afdruk met onderaan de pagina ruimte voor het zetten van handtekeningen.
Met update 2.6 is de mogelijkheid toegevoegd om in de UrenPortal (in het tabblad opgenomen uren) roostervrije uren in te voeren in het werkbriefje.
Om roostervrije uren te kunnen invoeren dient in de Backoffice in programma 331 Uitzendkrachten (tabblad 3) en in 335 Uitzendingen (tabblad 2) een vinkje worden gezet in het veld ‘roostervrije dagen toepassen’. Tevens moet in programma 181 Instellingen > Constanten voor het versturen het veld ‘Ingave opname roostervrije uren toestaan’ worden aangevinkt.
Daarna dienen de reeds verstuurde uitzendingen nogmaals naar de UrenPortal worden verstuurd via programma 182 Versturen.
Let op: update 20.14 van de Backoffice dient geïnstalleerd te zijn om in de Urenportal gebruik te kunnen maken van roostervrije uren.
Wanneer een inlener, een contactpersoon van een inlener of een uitzendkracht in meerdere administraties voorkomt dan moet voor iedere administratie een account worden aangemaakt en geldt voor iedere administratie een aparte inlog. Dit is te verhelpen door een groepsaccount aan te maken.
Groep aanmaken
Binnen de pagina ‘online uitzendingen’ kan per tabblad een groepsaccount worden aangemaakt door de personen (inleners, contactpersonen of uitzendkrachten) te selecteren en rechtsonder op de groene button ‘maak groep aan’ te klikken. Alle personen binnen deze groep kunnen, afhankelijk van de gekozen rol, elkaars uitzendingen en werkbriefjes zien.
Let op: Er is voor een groepsaccount enkel één werkend (bevestigd) individueel account nodig. Er hoeft dus niet voor ieder lid van de groep een individueel account aangemaakt te worden.
Toevoegen groepsleden
Na het aanmaken van een groep kan met behulp van de groene ‘plus’ button nieuwe personen aan de groep worden toegevoegd.
Verwijderen groepsleden
De groepsleden (en de groep) kunnen verwijderd worden uit de groep door op de gele ‘verwijderen’ button te klikken.
Wanneer een goedgekeurde werkbrief niet verwerkt kan worden omdat er bijvoorbeeld al een werkbrief voor die week is ingevoerd in de Backoffice dan kan deze in de Urenportal via de knop ‘verwerken’ handmatig naar de status verwerkt worden gezet.
Wanneer in het proces van het ophalen van de werkbrieven van de Urenportal naar de Backoffice er fouten optreden dan wordt er nu direct een PDF weergegeven met de reden van de fout. Tevens wordt deze PDF ook opgeslagen in de Freepack map (ALG_UP-fouten-datum-tijd.pdf)
Goedgekeurde werkbriefjes die niet goed verwerkt zijn in de Backoffice krijgen nu een ‘rood uitroepteken’ in het opmerkingenveld.
In de meeste gevallen kunt u deze werkbriefjes opnieuw ophalen door in de Backoffice nogmaals voor programma 183 te kiezen.
Mocht dat niet werken dan dient u contact op te nemen met onze helpdesk.
In update 2.4 hebben wij een Dashboard aan de Urenportal toegevoegd. Binnen het Dashboard ziet u in één oogopslag o.a. de diverse statussen van de werkbriefjes, nieuws omtrent Freepack en alle update informatie m.b.t. de Urenportal.
Wanneer het uitzendbureau er voor gekozen heeft dat er automatisch een e-mail wordt verstuurd naar degene die de werkbrief moet goed- of afkeuren (zie Instellingen > Portal > Automatisch e-mailen bij statusverandering), dan zal deze actie nu ook worden opgenomen in het Logboek.
In onderstaand voorbeeld is in het Logboek te zien dat het werkbriefje is ingestuurd door uitzendkracht ‘Een van Test1’ en (tussen haakjes) dat er ook meteen een e-mail is verstuurd naar de inlener.
