Vanaf 1 januari 2020 is het type arbeidsovereenkomst belangrijk voor de berekeningen in de verloning, voor de kostprijs en loonaangifte. De berekening van de Awf-premie wordt afhankelijk van het soort contract. De indicaties die hierbij een rol spelen moeten weergegeven worden op de loonspecificatie en moeten worden aangegeven in de loonaangifte.
Voorwaarden voor de lage Awf-premie
- 3 nieuwe contractindicaties:
- arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (indicatie op J)
- schriftelijke arbeidsovereenkomst (indicatie op J)
- oproepovereenkomst (indicatie op N)
- 3 uitzonderingssituaties: altijd laag ondanks de contractindicaties (zie ook Loonberekening/kostprijs: Welke premie wordt toegepast?)
Daarnaast is het is belangrijk om vast te leggen of een overeenkomst op oproepbasis is of niet. Als de oproepovereenkomst 12 maanden heeft geduurd, moet de werkgever een overeenkomst met een vaste arbeidsomvang aanbieden en mag de loondoorbetalingsverplichting niet worden uitgesloten.
Om bovenstaande punten goed vast te kunnen leggen, is gekozen om in Freepack een apart tabblad ‘AOK’s’ te maken waarin de arbeidsovereenkomsten worden opgeslagen. Dit tabblad is onderdeel van programma 331 Uitzendkrachten.
Gaat een uitzendkracht bij u werken, dan geeft u deze persoon een schriftelijke overeenkomst. Hierin staat onder welke voorwaarden iemand komt werken. Denk hierbij aan: is het met of zonder uitzendbeding, is het een oproepcontract, is het voor bepaalde of onbepaalde tijd. De overeenkomst is een overeenkomst met het uitzendbureau, hierbinnen kan de uitzendkracht meerdere uitzendingen hebben. Een AOK is geldig voor meerdere uitzendingen en wordt dan ook aan meerdere uitzendingen gekoppeld indien van toepassing.
U kunt een AOK nieuw ingeven, wijzigen, verlengen of verwijderen.
Een nieuwe AOK aanmaken
Een AOK maakt u aan wanneer de uitzendkracht voor u gaat werken. U gaat een dienstbetrekking aan met de uitzendkracht, in de overeenkomst neemt u op onder welke voorwaarden.
Wijzigen de voorwaarden zoals bijvoorbeeld het uitzendbeding wanneer de uitzendkracht 78 weken voor u gewerkt heeft, dan maakt u geen nieuwe AOK aan, u verlengt de AOK. De uitzendkracht is nog steeds bij u in dienstbetrekking.
Werkt een uitzendkracht niet langer voor u en komt de uitzendkracht opnieuw in dienst, maak dan een nieuwe AOK aan.
Het kan ook voorkomen dat iemand meerdere arbeidsovereenkomsten gelijktijdig heeft. Maak dan meerdere AOK’s aan. Denk bijvoorbeeld aan iemand die door de week werkt als BBL-er en in het weekend als uitzendkracht. De persoon heeft dan twee AOK’s (deze gaan apart in de loonaangifte mee).
Let op: een tijdelijke uitbreiding van het aantal uren, wat vastgelegd wordt in een addendum, ziet de Belastingdienst als een aparte dienstbetrekking. In deze situatie moet er gekozen worden voor het aanmaken van een nieuwe AOK.
Een AOK wijzigen
Een AOK wijzigt u wanneer gegevens foutief zijn ingevoerd, denk dan aan een foute datum of indicaties die niet correct zijn ingevoerd. Let wel op dat wanneer er al met de AOK met foutieve gegevens een berekening is gedaan, dat deze berekeningen gecorrigeerd moeten worden.
Wilt u de reserveringen wijzigen/aanpassen bij de AOK, dan kan dit door de AOK te wijzigen (zie verder bij ‘Reserveringen en AOK’).
Een AOK verlengen
Een AOK verlengt u wanneer er wijzigingen zijn in het aantal uren, het uitzendbeding, de indicaties oproepovereenkomst en bepaalde tijd of wanneer u de overeenkomst verlengt met een periode (denk bijvoorbeeld aan een tweede fase B contract). De uitzendkracht is nog steeds bij u in dienst.
U selecteert de overeenkomst en klikt vervolgens ‘Verlengen’ aan. U komt dan in het scherm om een nieuwe AOK op te voeren.
Als startdatum wordt de systeemdatum gevuld, pas deze aan naar de gewenste datum. De vorige overeenkomst wordt automatisch afgesloten (met een einddatum aansluitend op deze AOK) en gekenmerkt als een overeenkomst die is verlengd.
De nieuwe AOK krijgt als kenmerk mee dat het een verlenging is.
De reserveringen zet u over naar de verlengde overeenkomst, zie hiervoor ‘Overzetten reserveringen’.
Uitzendingen die gekoppeld zijn aan deze overeenkomst worden afgesloten. U kunt in programma 335 – uitzendingen de afgesloten uitzending kopiëren en de verlengde AOK eraan koppelen.
Een AOK verwijderen
Een AOK kan alleen verwijderd worden als deze niet gekoppeld is aan een uitzending, er geen reserveringen op staan en ook niet in een verloning is gebruikt.
Is dit wel het geval, geef de AOK dan een einddatum.
Nummer:
Het eerstvolgende nummer wordt automatisch door Freepack toegekend.
Omschrijving:
Het veld omschrijving is informatief en kan gebruikt worden om diverse contracten te herkennen.
Startdatum:
Vul hier de begindatum van de arbeidsovereenkomst.
UZK of ZZP-er:
Werkt iemand als ZZP-er of het is doorleen, selecteer dan hier ZZP. Er vindt dan geen verloning plaats. De diverse AOK-velden komen dan te vervallen en worden vervangen door tariefvelden waar u de tarieven van de ZZP-er kunt invoeren.
Einddatum:
Wanneer de einddatum bekend is van de overeenkomst kunt u deze hier vullen. Er moet dan een reden gevuld worden. Deze reden gaat mee in de loonaangifte.
Contracturen:
Wanneer het geen oproepovereenkomst is, vult u hier het aantal uren in dat de werknemer in zijn overeenkomst heeft staan. U kunt kiezen voor uren per week, per 4-weken of per jaar. Deze contracturen gaan mee in de loonaangifte.
Heeft iemand wel een oproepovereenkomst, dan is het ook mogelijk om hier een aantal uren in te voeren. Deze uren worden niet meegenomen in de loonaangifte.
Is iemand jonger dan 21 jaar en er staat een aantal uren van maximaal 12 uur per week ingevuld, dan wordt de lage Awf premie toegepast in de berekening. Dit wordt gecontroleerd bij de loonaangifte: is het aantal verloonde uren in de aangifte dan toch hoger dan 48 per vier weken/52 per maand, dan wordt de Awf-premie bij de aangifte omgezet naar de hoge premie.
Fase:
De actuele fase van de uitzendkracht wordt hier gevuld. Maakt u een overeenkomst aan voor een volgende fase, pas de fase hierin dan aan.
Met uitzendbeding:
Zit de uitzendkracht in fase A/1, dan vult u afhankelijk van de overeenkomst die de uitzendkracht heeft het vinkje ‘Met uitzendbeding’ aan of uit. Fase B en fase C is altijd zonder uitzendbeding.
Contract voor onbepaalde tijd:
Heeft de uitzendkracht een contract voor onbepaalde tijd (bijvoorbeeld fase C), dan zet u deze code aan. Dit gegeven wordt ook op de loonspecificatie getoond.
Contract schriftelijk vastgelegd:
Wordt standaard aangevinkt, het wordt ook op de loonspecificatie getoond.
Oproepovereenkomst:
Zet het vinkje aan wanneer het om een oproepovereenkomst gaat. Het is dan niet verplicht om een aantal uren in de overeenkomst te vullen. Deze code wordt ook op de loonspecificatie getoond.
Jaarurennorm:
Krijgt iemand een overeenkomst met een aantal uren met als tijdseenheid meer dan een maand en maximaal een jaar waarbij het loon gelijkmatig over het jaar betaald wordt, vinkt u deze code aan. Deze code gaat mee in de loonaangifte
Contract in het kader BBL:
Werkt iemand op basis van een BBL-contract dan zet u dit vinkje aan. Dit vinkje stond eerst bij de loonparameters van de uitzendkracht en is overgezet naar de AOK. Op een contract in het kader van de BBL wordt altijd de lage Awf premie toegepast.
Contract in het kader van stagiaire:
Werkt iemand als stagiaire dan zet u dit vinkje aan. Dit vinkje stond eerst bij de loonparameters van de uitzendkracht en is overgezet naar de AOK.
Vakantiekracht:
Werkt iemand als vakantiekracht (tijdens de schoolvakanties) dan hoeven geen bovenwettelijke vakantiedagen gereserveerd te worden. Ook deze code stond eerst bij de loonparameters van de uitzendkracht en is verhuisd naar de AOK.
Contract niet meetellen in fase signalering:
Vanaf 2020 wordt het aantal contracten voor de fase signalering geteld vanuit de AOK’s. Maakt u een overeenkomst aan die niet moet meetellen in de fase signalering (bij fase 3/B) zet u dit vinkje aan.
De indicaties van de AOK zijn nodig om de berekening in de verloning correct te kunnen doen. Daarom moet iedere uitzending gekoppeld zijn aan een AOK.
Bij het koppelen worden twee dingen gecontroleerd:
- De startdatum en eventuele einddatum van de uitzending moet binnen die van de AOK liggen.
- Het uitzendbeding van de uitzending (bedrijfsvereniging) moet overeenkomen met de indicatie met/zonder uitzendbeding van de AOK.
Het is niet nodig om voor iedere uitzending een aparte AOK aan te maken zolang aan bovenstaande twee punten is voldaan.
Is geen AOK gekoppeld aan de uitzending, dan kunnen werkbrieven van deze uitzending niet berekend worden.
Een AOK wordt gekoppeld via het eerste tabblad – Algemeen. Een nieuwe AOK kan gemaakt worden met behulp van functietoets F6.
Er zijn situaties dat een uitzendkracht verschillende AOK’s heeft waarvan de gegevens, in de loonaangifte in aparte dienstbetrekkingen terecht moet komen. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van BBL/uitzendkracht of naast een overeenkomst voor onbepaalde tijd een overeenkomst voor bepaalde tijd. In deze gevallen moeten de opgenomen reserveringen in de juiste bijbehorende dienstbetrekking naar de Belastingdienst toe.
Daarom zijn de reserveringen van de cumulatieven verplaatst naar de AOK. Een openstaande WAS verrekening kan nog wel in programma ‘360 – Cumulatieven’ gevonden worden.
Heeft u bij de autorisatie toegang tot programma ‘360 – Cumulatieven’ in onderhoud, dan gelden deze rechten ook voor het wijzigen van de reserveringen in de AOK.
Wilt u de reserveringen wijzigen, selecteer dan de AOK, kies voor ‘Wijzigen’ en vervolgens ‘Aanpassen’.
Vervolgens kunt u de reserveringen wijzigen. Let op dat u de juiste BV selecteert.
Verlengt u een AOK, dan zet u de reserveringen over. Let er hierbij wel op of de urenreservering in geld (met uitzendbeding) of in uren (zonder uitzendbeding) is. Zie verder ‘Overzetten reserveringen’.
Het opnemen van reserveringen vindt plaats via een werkbrief waar de AOK aan gekoppeld is (via de uitzending).
Bij een afrekening via programma ‘342 – Opname reserveringen’ kan per AOK geselecteerd worden welke reserveringen afgerekend moeten worden.
Het afrekenen van reserveringen via programma ‘352 – Afrekenen reserveringen’ is ongewijzigd, alle reserveringen worden afgerekend.
Gaat een uitzendkracht van fase A/1/2 naar fase 3/B, dan wordt een uitzending gemaakt met een bedrijfsvereniging zonder uitzendbeding.
U verlengt dan ook de AOK met als startdatum de begindatum van de nieuwe fase. Vergeet niet het uitzendbeding aan te passen.
Het overzetten van de reserveringen gebeurt niet meer in 360 cumulatieven, maar bij de AOK van de uitzendkracht in scherm 331 – Uitzendkrachten.
De stappen hiervoor zijn:
- Verleng de AOK (de dienstbetrekking blijft bestaan) met als ingangsdatum de startdatum van de fase. De oude AOK krijgt vanzelf een einddatum
- Geef deze AOK de nieuwe fase mee en de juiste coderingen.
- Hierna past u de reserveringen aan, selecteer ‘Aanpassen’ onder in het reserveringen blok.
- Let op dat u de BV selecteert waarin u de uitzendkracht gaat verlonen.
- Vervolgens rekent u de vakantiedagenreservering in geld (als er met uitzendbeding is berekend) om naar een aantal uren.
- Dit aantal uren en ook de vakantiebijslag reservering vult u in de nieuwe AOK bij de reserveringen. Let op dat u zowel bij het wijzigen van de reserveringen als vervolgens in het AOK scherm op ‘OK’ drukt om de wijziging op te slaan.
- De reservering vakantiedagen en vakantiegeld verwijdert u uit de oude AOK middels het wijzigen van de reserveringen.
- Staan er reserveringen voor kort verzuim en feestdag open, dan kunt u deze via programma ‘352 – Afrekenen reserveringen’ uitbetalen.
Moet een WAS schuld overgezet worden, dan doet u dit via programma ‘360 – Cumulatieven’.
Op basis van de instellingen van de AOK is de Awf-premie hoog of laag.
De hoofdregel is
- Is de arbeidsovereenkomst schriftelijk vastgelegd?
- Is de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd?
- Is de arbeidsovereenkomst op oproepbasis?
Als de antwoorden J/J/N zijn, dan is de Awf-premie laag. Anders wordt de hoge premie toegepast.
Er zijn daarnaast een aantal uitzonderingssituaties waarin toch de lage premie wordt toegepast ondanks de indicaties in de AOK:
- Werknemer in het kader van BBL
- Uitkeringen werknemersverzekeringen
- Werknemer is bij aanvang aangiftetijdvak <21 jaar en voldoet aan de urennorm:
- Maximaal 48 verloonde uren per 4 weken, of
- Maximaal 52 verloonde uren per maandag
- Let op: dit wordt bepaald per loonaangifte tijdvak.
Is een uitzendkracht jonger dan 21 jaar op de eerste dag van een loonaangiftetijdvak, dan wordt tijdens het aanmaken van de loonaangifte gecontroleerd op het aantal verloonde uren.
Is het aantal verloonde uren meer dan 48 uur per vier weken/52 per maand dan moet de hoge Awf-premie toegepast worden, is dit niet het geval, dan wordt dit aangepast voor de loonaangifte.
Hetzelfde geldt voor als er minder dan 48 uur per vier weken/52 per maand: dan wordt de lage premie toegepast. Is de hoge premie toegepast, dan wordt dit gecorrigeerd naar laag.
Er wordt een overzicht aangemaakt waar de correcties op de hoge en/of lage Awf premie wordt getoond.
Wanneer de premie wordt gecorrigeerd, worden hier journaalposten van aangemaakt en de kostprijs wordt aangepast. De kostprijs in de omzetoverzichten in het afdrukmenu 380 worden in een latere update aangepast.
Reserveringen moeten uitbetaald worden binnen 6 weken na einde dienstverband. Dan is de AOK waarschijnlijk al afgesloten. Om meldingen te voorkomen dat u de einddatum moet aanpassen betaald u de reserveringen uit in de laatste week dat de uitzendkracht heeft gewerkt. U kunt de week zelf selecteren in programa 352.
Voor een transitievergoeding, of een aanvulling ziektewet als de uitzendkracht uit dienst is geldt hetzelfde, u betaalt deze uit in de laatste week dat de AOK actief was.