Zolang u in het systeem nog in het loonjaar 2023 zit en u heeft het jaar nog niet afgesloten, dan dient u altijd met 31-12-2023 in te loggen.
Zolang u in het systeem nog in het loonjaar 2023 zit en u heeft het jaar nog niet afgesloten, dan dient u altijd met 31-12-2023 in te loggen.
Wanneer update 23.12 geïnstalleerd is en alle mutaties over het jaar 2023 afgerond zijn: verloning, facturatie, loonaangifte, pensioenaangifte (zie verder document Jaarafsluiting).
Deze melding staat los van de jaarafsluiting van de loonadministratie (300/500) en heeft te maken met de financiële administratie. Indien u al financiële mutaties voor 2024 in wilt voeren, sluit Freepack dan af en log in met een datum in het jaar 2024 in het beginscherm.
Wanneer de volledige jaarafsluiting 2023 is afgerond en update 24.02 is geïnstalleerd. De inrichting heeft dan al plaats gevonden volgens de documentatie van de Jaarstart na installatie van update 24.01.
Nee, dit staat los van de jaarafsluiting van de loonadministratie (300/500). De financiële administratie kunt u later in het jaar afsluiten wanneer alle financiële mutaties over het betreffende boekjaar zijn afgerond.
Na het afsluiten van het loonjaar, dient u eerst update 24.01 te installeren voordat u het onderhoudsmenu van de Uitzend- en/of Salarisadministratie kunt benaderen.
Wanneer er nog factuurregels verwerkt moeten worden, dan dient u via Factureren 375 de factuurregels alsnog te factureren en te controleren. Hierna kunt u de facturen verwerken.
Wanneer u niet in Freepack factureert, neem dan contact op met de Helpdesk.
Een toeslaguur is een uur die gewerkt wordt binnen de cao uren, maar waarvoor de werknemer een extra toeslag krijgt, zoals bv werken in de avond of in het weekend. Overuren zijn de uren die gewerkt worden boven de cao uren. Een overuur is goedkoper omdat daar geen reserveringen over berekend hoeven worden
Kijk voordat u de jaarafsluiting backup maakt, of er voldoende ruimte op de schijf aanwezig is.
Via programma 119 Beveiligingen staat bovenaan het scherm in de gele balk vermeld waar Freepack is geïnstalleerd.
U zou dit kunnen controleren door via ‘Verkennen’ of ‘Deze Computer’ naar de schijf te kijken waar de map Freepack staat. Via de ‘Eigenschappen’ van deze schijf kunt u kijken hoeveel ruimte er nog over is. Hierna kunt u van de map Freepack via de ‘Eigenschappen’ ook controleren hoe groot deze is, dit heeft u dus minimaal nog nodig op de schijf waar de kopie neergezet wordt.
Bij het maken van de backup, wordt de map FPSFO (Frontoffice software) niet meegenomen. Hierdoor is het backup proces aanzienlijk versneld.
Let op:
Op het moment dat de jaarafsluiting back up wordt gemaakt via programma 119 mag verder niemand ingelogd zijn in Freepack. Indien u ook gebruik maakt van ons Front Office pakket, dient ook hier iedereen uitgelogd te zijn zodat de jaarafsluiting back up gemaakt kan worden.
Bij het maken van de ‘Jaarafsluiting backup’ in 119 kunnen de volgende meldingen voorkomen:
Alle loonaangiften moeten aangemaakt en geautoriseerd zijn en daarnaast moet de XML zijn aangemaakt. Voor de 4-wekenaanlevering is dit tot en met periode 13, voor de maandaanlevering is dit tot en met periode 12. U kunt deze aangiften aanmaken via Aangifte LB digitaal 359 – Maandaanlevering of 4-Wekenaanlevering. Via Accept kunt u alle aangiften vervolgens verzenden naar de Belastingdienst. Het verzenden kan ook in een later stadium plaatsvinden.
Alle journaalposten moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via F2 – Journaalposten 354 (uitzendadministratie) of 535 (salarisadministratie). Er staat dan ‘onverwerkt’ bij.
U kunt de journaalposten verwerken via Journaliseren 354 / 535 in het onderhoudsmenu.
Alle factuurregels moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via F2 – Factuurregels 374.
U kunt onverwerkte factuurregels verwerken door te Factureren 375 via het onderhoudsmenu.
Nog niet alle werkbrieven zijn berekend. U kunt dit controleren via F2 – Werkbrieven 341.
Nog niet alle mutaties zijn verwerkt in de Salarisadministratie. U kunt dit controleren via F2 – Mutaties 532.
Door het klikken op de ‘OK’ button wordt de foutmelding hersteld.
Krijgt u eerst een Windows melding, klik dan op de button ‘Uitvoeren’ om het herstellen te starten. Indien het herstellen niet lukt, neem dan contact op met de Helpdesk.
Let op: Lees voordat u begint met het uitvoeren van de jaarafsluiting procedures eerst de gehele handleiding door, zodat u weet welke activiteiten u uit moet (laten) voeren.
Voor de start van de jaarafsluiting moet eerst update 23.12 zijn geïnstalleerd.
Vragen?
Mocht u vooraf al vragen hebben, stel deze dan bij voorkeur via e-mail aan de Helpdesk. Mocht u telefonisch willen reageren, geef dan aan de telefoniste een korte omschrijving van uw vraag door. Het hebben van “voor-informatie” op de Helpdesk kan de afhandeling van uw vraag versnellen.
Attentiepunten
Jaarafsluiting 2023
De procedure van de jaarafsluiting 2023 kunt u online terugvinden via
https://documentatie.fpsu.nl/procedure/jaarafsluiting-2023/.
Aanpassen uurlonen / tarieven
Via programma ‘339 – Periodieke verhogingen’ kunnen automatisch de minimum uurlonen verhoogd worden in de uitzendingen. Bij de uitzendingen worden lopende uitzendingen afgesloten en, met als startdatum de opgegeven datum, weer opnieuw aangemaakt. Maak altijd voordat u programma 339 gebruikt een werkkopie via programma ‘119 – Backup bestanden.
Uitzendingen met netto-verloning en ORT-uitzendingen worden niet aangepast.
Meldingen die kunnen voorkomen wanneer u nog niet het loonjaar 2023 heeft afgesloten en inlogt met een datum in 2024.
Dit houdt in dat u in het systeem niet bent ingelogd met 31-12-2023. Sluit het pakket en start opnieuw op. Wijzig in het inlogscherm de datum naar 31-12-2023 en log opnieuw in. Bovenin het scherm ziet u 31-12-2023 vermeld staan.
Let op: Lees voordat u begint met het uitvoeren van de jaarafsluiting procedures eerst de gehele handleiding door, zodat u weet welke activiteiten u uit moet (laten) voeren.
Voor de start van de jaarafsluiting moet eerst update 23.12 zijn geïnstalleerd.
Voor de gehele handleiding over de procedure van jaarafsluiting 2023 kunt u in onze online documentatie op deze link lezen:
Jaarafsluiting 2023