Kijk voordat u de jaarafsluiting backup maakt, of er voldoende ruimte op de schijf aanwezig is.
Via programma 119 Beveiligingen staat bovenaan het scherm in de gele balk vermeld waar Freepack is geïnstalleerd.
U zou dit kunnen controleren door via ‘Verkennen’ of ‘Deze Computer’ naar de schijf te kijken waar de map Freepack staat. Via de ‘Eigenschappen’ van deze schijf kunt u kijken hoeveel ruimte er nog over is. Hierna kunt u van de map Freepack via de ‘Eigenschappen’ ook controleren hoe groot deze is, dit heeft u dus minimaal nog nodig op de schijf waar de kopie neergezet wordt.
Bij het maken van de backup, wordt de map FPSFO (Frontoffice software) niet meegenomen. Hierdoor is het backup proces aanzienlijk versneld.
Let op:
Op het moment dat de jaarafsluiting back up wordt gemaakt via programma 119 mag verder niemand ingelogd zijn in Freepack. Indien u ook gebruik maakt van ons Front Office pakket, dient ook hier iedereen uitgelogd te zijn zodat de jaarafsluiting back up gemaakt kan worden.
Bij het maken van de ‘Jaarafsluiting backup’ in 119 kunnen de volgende meldingen voorkomen:
Alle loonaangiften moeten aangemaakt en geautoriseerd zijn en daarnaast moet de XML zijn aangemaakt. Voor de 4-wekenaanlevering is dit tot en met periode 13, voor de maandaanlevering is dit tot en met periode 12. U kunt deze aangiften aanmaken via Aangifte LB digitaal 359 – Maandaanlevering of 4-Wekenaanlevering. Via Accept kunt u alle aangiften vervolgens verzenden naar de Belastingdienst. Het verzenden kan ook in een later stadium plaatsvinden.
Alle journaalposten moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via F2 – Journaalposten 354 (uitzendadministratie) of 535 (salarisadministratie). Er staat dan ‘onverwerkt’ bij.
U kunt de journaalposten verwerken via Journaliseren 354 / 535 in het onderhoudsmenu.
Alle factuurregels moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via F2 – Factuurregels 374.
U kunt onverwerkte factuurregels verwerken door te Factureren 375 via het onderhoudsmenu.
Nog niet alle werkbrieven zijn berekend. U kunt dit controleren via F2 – Werkbrieven 341.
- Indien deze werkbrieven nog verwerkt moeten worden, dan kunt u deze via Berekenen 351 verwerken.
- Indien deze niet verwerkt moeten worden, dan dient u de werkbrief te verwijderen via het onderhoudsmenu Werkbrieven 341.
Nog niet alle mutaties zijn verwerkt in de Salarisadministratie. U kunt dit controleren via F2 – Mutaties 532.
- Indien deze mutaties nog verwerkt moeten worden, dan kunt u deze via Berekenen 533 verwerken.
- Indien deze mutaties niet verwerkt moeten worden, dan dient u de mutatie te verwijderen via het onderhoudsmenu Invoeren Mutatie 532.
Door het klikken op de ‘OK’ button wordt de foutmelding hersteld.
Krijgt u eerst een Windows melding, klik dan op de button ‘Uitvoeren’ om het herstellen te starten. Indien het herstellen niet lukt, neem dan contact op met de Helpdesk.
Meldingen die kunnen voorkomen wanneer u nog niet het loonjaar 2023 heeft afgesloten en inlogt met een datum in 2024.
- Geen lopend loonjaar.
- Geen bedrijfsverenigingsrecord aanwezig.
- Geen tarieven aanwezig.
- Jaar en release komen niet overeen.
Dit houdt in dat u in het systeem niet bent ingelogd met 31-12-2023. Sluit het pakket en start opnieuw op. Wijzig in het inlogscherm de datum naar 31-12-2023 en log opnieuw in. Bovenin het scherm ziet u 31-12-2023 vermeld staan.