20.16

Werknemers met een tijdelijk contract verkeren vaak in onzekerheid over de vraag of hun contract wordt verlengd. Soms hoort een werknemer pas op de laatste werkdag dat zijn contract niet wordt verlengd en dat maakt het voor de werknemer lastig om aansluitend een andere baan te vinden.

De WWZ introduceert de zogenoemde ‘aanzegplicht’ voor tijdelijke contracten met een looptijd van zes maanden of langer. Dit houdt in dat werkgevers minimaal een maand voor het einde van het contract schriftelijk aan de werknemer moeten aangeven dat het contract niet wordt verlengd.

Via programma 517>Aanzegbrieven kunnen sjablonen worden geselecteerd die in Word zijn aangemaakt. De sjablonen dienen gevuld te worden met behulp van invoegvelden (mergefields). De te gebruiken invoegvelden vindt u in programma 517 Aanzegbrieven – Invoegvelden.

Vanuit het afdrukmenu 571 Aanzegbrieven kunnen voor één of meerdere werknemers (wiens AOK is beëindigd) de aanzegbrieven worden afgedrukt of via -email worden verzonden.

U kunt de aanzegbrief ook per e-mail versturen. Hiervoor dient u éénmalig programma 191>Email instellingen>Constanten per soort in te richten.

Mocht u in de lay-out ‘vrije velden’ hebben opgenomen dan kunnen deze in programma 572 per werknemer worden ingevoerd. Tevens is het hier mogelijk om direct een afdruk van de aanzegbrief te maken.

Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans op 1 januari 2020, is het schriftelijk vastleggen van de arbeidsovereenkomst onderdeel geworden van de bepaling welke AWF-premie u betaalt. Binnen Freepack is het daarom mogelijk om een arbeidsovereenkomst te genereren, nadat basisgegevens van de werknemer zijn ingevuld.

Word-Sjablonen
Via programma 517: Lay-outs> Arbeidsovereenkomsten kunnen sjablonen worden geselecteerd die in Word zijn aangemaakt. De sjablonen dienen gevuld te worden met behulp van invoegvelden (mergefields). De te gebruiken invoegvelden vindt u in programma 517: Lay-outs> Arbeidsovereenkomsten – invoegvelden.

Afdrukken arbeidsovereenkomsten
Vanuit het afdrukmenu 571 Arbeidsovereenkomsten kunnen voor één of meerdere werknemers de AOK’s worden afgedrukt.

Optioneel: vrije velden
Net zoals in de 300 module is het via programma 571 mogelijk om gebruik te maken van vrije velden. Mocht u in de lay-out ‘vrije velden’ hebben opgenomen dan kunnen ze hier per werknemer worden ingevoerd. Tevens is het hier mogelijk om direct een afdruk van de arbeidsovereenkomst te maken.

Programma 345 Arbeidsovereenkomsten
Een geheel nieuw onderdeel voor het afdrukken/e-mailen van arbeidsovereenkomsten is toegevoegd aan programma 345>Lay-outs.
De Word-sjablonen, selectiecriteria en vrije velden hiervoor kunnen worden vastgelegd in programma 345>Lay-outs>Arbeidsovereenkomsten.

Per fase geeft u aan welke Word-documenten u wilt gebruiken en onder welke voorwaarden. U kunt ook meerdere documenten opgeven die voldoen aan dezelfde selectiecriteria. Op die manier kunt u bijvoorbeeld:

– Verschillende talen gebruiken voor dezelfde overeenkomst
– Varianten maken met verschillende bijlagen
– En/of met verschillende (welkomst)brieven er aan vast

De drie hoofdcriteria waarop u kunt filteren zijn:
– fase (ABC, 1234, keten)
– uitzendbeding ja/nee
– oproepovereenkomst ja/nee

Middels drie extra ja/nee selectievelden is het mogelijk om nog een extra filter toe te
passen. Bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen bepaalde regelingen (ET regeling
ja/nee, huisvesting ja/nee, en/of zorgverzekering ja/nee). De invulling en toepassing
van deze ja/nee selectie velden is zelf te bepalen.

De overige 5 vrije velden, zijn bedoeld om bepaalde gegevens in de overeenkomst te
kunnen zetten, die op dat moment door de gebruiker (nog) niet in Freepack zijn
vastgelegd, zoals bijvoorbeeld afspraken over bepaalde looncomponenten (minimum
uurloon, vervoer, borg, PMB, etc.). Het gebruik van deze velden is optioneel en naar
eigen wens in te richten. De ingevulde waardes worden verder niet gebruikt binnen het
programma.

Afdrukken Arbeidsovereenkomsten
De arbeidsovereenkomsten kunnen worden afgedrukt via 331 Tab 7 of via F4 338
Arbeidsovereenkomsten.

Versturen via E-mail
U kunt de arbeidsovereenkomsten ook per e-mail versturen. Hiervoor dient u éénmalig programma 191>Email instellingen>Constanten per soort in te richten. U kunt de volledige beschrijving hiervan terugvinden in Bijlage II.

Oude overeenkomsten
We hebben nieuwe namen toegewezen aan de oude bevestigingen en overeenkomsten. De bevestigingen kunt u nu terugvinden onder Bevestigingen Inlener en de overeenkomsten onder Bevestigingen Uitzendkracht. Deze benamingen zijn ook doorgevoerd in de rest van het pakket.

Via programma 348 kunnen ziekmeldingen worden aangemaakt. Afhankelijk of u ERD (eigenrisicodrager) bent voor de ZW-Flex (zie programma 311) kunnen deze ziekmeldingen worden aangemeld via ‘aanmelding UWV’ of ‘aanmelding Eigen Risicodrager’.

Wat ging er mis? Ziekmeldingen die zijn aangemaakt na de einddatum van de ERD in programma 311 bleven terugkomen in de ‘aanmelding Eigen Risicodrager’

Dit hebben we in update 20.16 aangepast.

De wens bestond om een mogelijkheid te maken een (werkgevers)voorziening voor de transitievergoeding te treffen, zodat deze ook doorberekend kan worden aan de inleners. Aangezien een transitievergoeding niet altijd betaald hoeft te worden (als de uitzendkracht zelf weggaat, is er geen recht op een transitievergoeding) kun je hier geen reservering voor opbouwen.

In programma 312 Werkgever hebben we op het tweede tabblad naast de kolom‘% Leegloop’ een nieuwe kolom ‘% Voorziening Transitieverg.’ toegevoegd. Per BV kan hier een percentage voor worden ingevoerd.

In programma 316 Grootboekrekening tabblad 4 moeten er twee grootboekrekeningen gekoppeld worden aan deze voorziening; debet een kostenrekening en credit een balansrekening. Mocht u nog geen grootboekrekeningen hebben aangemaakt voor deze voorziening dan kunt u deze alsnog aanmaken in programma 216.

Aan het afdrukprogramma 389 Loonboekingen is onder punt u. de mogelijkheid toegevoegd om per debiteur een overzicht af te drukken hoeveel er per uitzendkracht (per boeking) is voorzien voor de transitievergoeding.

In programma 343 Pro forma berekening kunt u middels een nieuw veld ‘Tr.Verg.’ de voorziening wel of niet opnemen in de kostprijsberekening.

De voorziening wordt berekend over normale uren, doorbetaalde uren, ziekuren, toeslaguren, overwerkuren, prestatieloon en vakantiegeld (opbouw en direct uitbetaald).

Vanaf deze update is de pro forma uitgebreid met de mogelijkheid om alvast een kostprijsberekening uit te voeren voor het volgende loonjaar. Belangrijk om te vermelden is dat op het moment van uitleveren nog niet alle percentages voor volgend jaar bekend zijn. U kunt deze percentages daarom zelf ingeven en/of wijzigen.

Het percentage voor de werkhervattingskast (WHK) en aanvulling ziektewet (ZW) dient u altijd zelf in te vullen, omdat dit bedrijfsspecifieke percentages zijn. Deze percentages ontvangt u jaarlijks eind november van de belastingdienst.

In programma 343 is linksonder een nieuwe button ‘percentages 2021’ toegevoegd. Hier kunt u de percentages voor 2021 invullen. Direct naast deze nieuwe button kan middels een vinkje de kostprijs voor 2021 worden aangevinkt. Daarna kan via tabblad 5 de kostprijs van 2021 worden opgevraagd. In dit tabblad kan met dit vinkje snel geschakeld worden tussen beide jaren.

Zowel de procedure en afhandeling van schermen als de achterliggende techniek zijn aangepast. Er wordt nu voornamelijk gekeken naar overeenkomend KVK en BTW nummer, waardoor XML facturen beter worden herkend. De procedure was eerst afhankelijk van het soort document (PDF of XML), maar is nu gelijkgetrokken.

De mogelijkheid om een nieuwe crediteur aan te maken is verplaatst naar het overzicht met crediteuren.

Kiest u voor:
1) nieuwe crediteur – dan wordt eerst de nieuwe crediteur aangemaakt en vervolgens de nieuwe inkoopboeking.
Voor de nieuwe crediteur kunnen alle NAW gegevens worden ingevuld, het KvK- en BTW-nummer worden automatisch gevuld vanuit het xml-bestand.
2) bestaande crediteur door deze in het bovenste vak te selecteren – dan wordt op de betreffende crediteur de nieuwe inkoopboeking aangemaakt.
3) bestaande factuur (selecteer deze in het onderste vak) – dan wordt het document gekoppeld aan een bestaande inkoopboeking.
Op deze wijze kunt u de hele inkoopadministratie met terugwerkende kracht digitaliseren.

In het raadpleegmenu inkoopfacturen (232) en verkoopfacturen (242) is een vinkje ‘alleen actief’ toegevoegd. Default worden nu alleen de actieve debiteuren en crediteuren getoond.