Beschrijving Incasso opdrachten

2011

Met update 11.07 heeft u extra mogelijkheden gekregen voor het wijzigen van de informatie van te incasseren  facturen, voordat het incassobestand voor de bank wordt aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt als er nog een creditnota moet worden verrekend. De belangrijkste wijzigingen die aangebracht kunnen worden zijn de incassodatum, het bedrag, het rekeningnummer van de debiteur, toevoegen van openstaande facturen en het volledig verwijderen van te incasseren facturen c.q. bedragen.

Bij het verwerken van de kas/bank/giro (keuze 251) kunnen de betreffende geïncasseerde bedragen automatisch worden ingelezen.  Ook hierbij krijgt u de mogelijkheid om hier wijzigingen in aan te brengen om het aangeboden bestand in overeenstemming te brengen met de uiteindelijke afrekening bij de bank. Hierin kunnen bijvoorbeeld verschillen ontstaan door storno’s of door andere afkeuringen door de bank.

Dit document betreft hiervoor de procedure. Van de betreffende debiteuren dient Incasso aan te staan en een bank/giro nummer bekend te zijn (241). Indien de betreffende debiteur ook ingevoerd staat in 372 Factuuradressen, dan moet ook hier Incasso aan staan.

De procedure is identiek voor de uitzendadministratie (keuze 376) en de factuurmodule (408).

Voorbereiding

Om een incassobestand te kunnen aanmaken dient u vóór het factureren Incasso bij de betreffende debiteur aan te zetten. Dit is alleen maar mogelijk als het bank/gironummer van de debiteur bekend is (prog. 241).

Om in de uitzendadministratie te kunnen incasseren dient een incasso ontvangstrekening te zijn ingevoerd in programma 371 Fact. Lay-outs – Constanten – Incasso ontvangstrekening. Deze rekeningen zijn ingevoerd in programma 217 Betaalrekeningen.

Om in de factuurmodule te kunnen incasseren dienen een incasso ontvangstrekening en directory te zijn ingevoerd in programma 401 Factuurconstanten.

Vervolgens dient er gefactureerd te zijn en de journaalposten van de facturen dienen verwerkt te worden. Hiermee worden tevens de te incasseren facturen klaargezet.

U kunt de incassogegevens van facturen die klaar staan vooraf raadplegen of afdrukken via 376 (uitzendadministratie) of 408 (factuurmodule). De aangemaakte gegevens worden per onderdeel apart afgehandeld.

376 Aut. Incasso / 408 Aut. incasso

Via dit programma kunt u een incassobestand aanmaken. De te incasseren facturen, aangemaakt met het factureren (programma 375 en 405/407)  kunt u hier bekijken.

Wijzigen

Met deze functie kunt u van de betreffende te incasseren factuur de incassodatum, het bank/gironummer en het bedrag aanpassen.

Verwijderen

Met deze functie kun u de betreffende te incasseren factuur verwijderen.

Toevoegen

Met deze functie kunt u openstaande facturen toevoegen om te worden geïncasseerd. U springt uit naar het raadpleegscherm van de facturen (242) en u kunt hier een keuze maken. Door met uw muisknop een dubbelklik te geven op de gewenste factuur wordt deze meegenomen naar het Incassoscherm.

Aanmaken Clieopbestand

Zijn alle te incasseren facturen correct, dan kunt u met deze functie het incassobestand aanmaken.

Laatst gebruikt bestand

Geef de gewenste bestandsnaam in, dit zal doorgaans CLIEOP03 moeten zijn.

Directory

Geef de gewenste directorynaam in, bijv. INCASSO\.

Omschrijving

Deze omschrijving wordt meegenomen in de incasso-opdracht en weergegeven op het bankafschrift van de debiteur.

Extra omschrijving factuurnr.

Indien deze functie aangevinkt is, wordt het betreffende factuurnummer meegenomen in de incasso-opdracht en weergegeven op het bankafschrift van de debiteur.

Inleesbestand aanmaken

Indien deze functie aangevinkt is, worden de gegevens van deze incasso weggeschreven in een apart bestand. Dit inleesbestand kunt u later raadplegen en gebruiken voor het automatisch inlezen van de betalingen op het moment dat u het betreffende bank/giroafschrift aan het boeken bent in 251 Kas/Bank/Giro.

Na “OK” wordt het clieop bestand aangemaakt en een overzicht afgedrukt. Hierop staat vermeld de locatie en naam van het inleesbestand. Bewaar deze afdruk goed, u heeft deze gegevens later nodig voor het automatisch inlezen van de geïncasseerde facturen tijdens het boeken van uw bank/giro afschrift.

251 Kas/Bank/Giro

U kunt tijdens het boeken van een bank/giro afschrift met daarop incassobetalingen van facturen automatisch deze betalingen inlezen vanuit het inleesbestand.

Op het veld I/V/G kiest u hiervoor voor F9, u krijgt dan een keuzemenu. Op dit  moment is deze functie alleen nog beschikbaar voor “Incassobestand Facturering” en “Incassobestand Uitzend”. U kunt nu het betreffende inleesbestand selecteren (de bestandsnaam begint met INU, zie voor de gegevens het overzicht die afgedrukt werd na aanmaak van het clieopbestand) en met de functie openen krijgt u de geïncasseerde facturen op het scherm te zien.

Verwijderen

Met deze functie kun u de geselecteerde betaling verwijderen.

Wijzigen

Kunt u het bedrag aanpassen.

Annuleren

Het inlezen wordt afgebroken u kunt kiezen voor een andere INU bestand of u kunt met ESC teruggaan naar 251 Kas/Bank/Giro.

Inlezen

De ontvangen betalingen worden ingelezen in het betreffende boekstuk.
NB, U kunt een INU bestand maar één keer inlezen.