In programma 191/constanten per soort kunnen diverse onderdelen digitaal gearchiveerd worden, zodat er een kopie van het verzonden document gekoppeld wordt aan de ontvanger.

We raden aan dit in te richten voor de facturen (zodat er een exacte kopie bewaard wordt van de verzonden factuur, op de kopie in Freepack staat altijd dat het een duplicaat betreft), aanmaningen en rekeningoverzichten (zodat er dossieropbouw plaatsvindt voor het geval de klant failliet gaat).

De te nemen stappen zijn als volgt:

• Maak in programma 118/ documentsoort een nieuw documentsoort aan, voor facturen kan de benaming ‘facturen’gekozen worden, bij soort kan een afkorting of volgnummer gebruikt worden:

• Geef in programma 121 de gebruikers die de digitaal gearchiveerde documenten moeten kunnen inzien rechten voor documenten. In het geval van facturen/ aanmaningen etc. zijn dat rechten bij het onderdeel debiteur.
• Nu kan in programma 191/ constanten per soort het digitaal archiveren ingericht worden, voor de facturen wordt een vaste map gebruikt om de gegevens op te slaan, voor de overige onderdelen mag de locatie zelf gekozen worden:

*  Bij opslaan komt de melding dat de map facturen/300 niet bestaat en de vraag of deze aangemaakt moet worden. Beantwoord deze vraag met ja.

• De volgende keer dat er gefactureerd wordt geeft Freepack de melding dat de facturen digitaal opgeslagen worden. De gebruikers die rechten hebben om de gekoppelde documenten in te zien kunnen nu in programma 241 via de button documenten de gekoppelde factuur inzien:

Let op: als facturen digitaal opgeslagen zijn, dan worden deze bij het terugzetten van een back-up niet verwijderd, alleen bestanden in de datamap worden hersteld. Verwijder in dat geval altijd handmatig de opgeslagen facturen.