Importeren / Exporteren – Gegevens uitwisseling Filialen & HK

Gegevensuitwisseling

De gegevens worden geëxporteerd via Exporteren (134) in de verzendende vestiging. De te exporteren gegevens worden in de zenden-directory van de betreffende administratie gezet. In dit exportbestand zijn alle relevante wijzigingen voor het hoofdkantoor opgenomen.
Er kunnen maximaal 10 bestanden “onderweg” zijn.
De betreffende gegevens moeten dan getransporteerd worden naar de ontvang-directory van de betreffende administratie op het hoofdkantoor. Dit kan bijv. met E-mail.
Op het hoofdkantoor worden de gegevens binnen de betreffende administratie geïmporteerd via Importeren (133). Op dit moment wordt van alle geïmporteerde bestanden ook een melding voor de vestiging aangemaakt die bij de volgende export naar de vestiging wordt doorgegeven. De geïmporteerde bestanden worden uit de ontvang-directory naar de saveontv-directory gekopieerd.
Als het berekenen van de werkbrieven is uitgevoerd, kunnen de gegevens (via Exporteren 134) worden geëxporteerd op het hoofdkantoor voor het filiaal. De te exporteren gegevens worden in de zenden-directory gezet van de betreffende administratie. Hierin wordt alle relevante informatie voor de vestiging opgenomen. Daarnaast is hier de afmelding van op het hoofdkantoor verwerkte bestanden opgenomen. Ook hier kunnen maximaal 10 bestanden “onderweg” zijn.
De betreffende gegevens moeten getransporteerd worden naar de ontvang-directory van de betreffende administratie op de vestiging. Dit kan bijv. met E-mail.
Op de vestiging worden de gegevens binnen de betreffende administratie geïmporteerd via Importeren (133). Op dit moment wordt van alle geïmporteerde bestanden ook een melding voor het hoofdkantoor aangemaakt die bij de volgende export naar het hoofdkantoor wordt doorgegeven. De geïmporteerde bestanden worden uit de ontvang-directory naar de saveontv-directory gekopieerd.
De gegevens zijn hierna beschikbaar op de vestiging.
Alle bestanden waarvan een “afmelding verwerkt in het hoofdkantoor” binnenkomt op de vestiging, worden uit de zenden-directory naar de savezend-directory gekopieerd.

Te verzenden bestanden

Vestiging

Op de vestiging worden de te verzenden gegevens in de DATAxxx\ZENDEN (xxx = administratienummer) directory binnen de Freepack-omgeving gezet.
Alle bestanden MUTHyyyz.DAT (yyy = administratienummer ; z = volgnummer bestand) moeten worden overgezet in de DATAxxx\ONTVANG directory binnen de Freepack omgeving in de vestiging.

Hoofdkantoor

Op het hoofdkantoor worden de te verzenden gegevens in de DATAxxx\ZENDEN (xxx = administratienummer) directory binnen de Freepack-omgeving gezet.
Alle bestanden MUTHyyyz.DAT (yyy = administratienummer ; z = volnummer bestand) moeten worden overgezet in de DATAxxx\ONTVANG directory binnen de Freepack omgeving in de vestiging.

Mogelijke foutmeldingen

Bij Importeren Geen bestanden voor Import aanwezig !

Oorzaak:

• Vestiging:  Er staan geen bestanden MUTHxxx.DAT in de ONTVANG-directory van de betreffende administratie.
• Hoofdkantoor:  Er staan geen bestanden MUTFxxx.DAT in de ONTVANG-directory van de betreffende administratie.

Importbestand niet aanwezig!

Oorzaak:

Er vindt een volgorde controle plaats op basis van het volgnummer van het het juiste bestand aanwezig is bestand. Het bestand met het volgnummer dat werd verwacht staat niet in  de ONTVANG-directory. Via het raadplegen van Parameters (131) is te zien welk volgnummer als laatste is geïmporteerd. Ga na of het betreffende bestand beschikbaar is bij de verzendende vestiging of Hoofdkantoor. Wellicht is het betreffende bestand niet overgezet. Mocht alles correct zijn verlopen dan dient contact opgenomen te worden met de Helpdesk. De oorzaak ligt dan misschien in het terugzetten van Backup’s aan de verzendende of de ontvangende kant.

Het bestand [BESTANDSNAAM] is al een keer geïmporteerd.

Oorzaak:

Blijkbaar is er al een keer geïmporteerd. Dit kan bijv. door handmatig ingrijpen zijn gebeurd. Via raadplegen Importeren (133) kan de status van de verschillende importsessies worden bekeken. Bij de verzendende vestiging kan één en ander geraadpleegd worden via Exporteren (134). Probeer te achterhalen wat er gebeurd is en neem daarna contact op met de Helpdesk.

[{BESTANDSNAAM] is een incorrect import.

Oorzaak:

Het nu beschikbare bestand is incompleet. De gegevens moeten opnieuw opgehaald worden bij de verzendende vestiging.

Er zijn verschillen geconstateerd bij controle.

Oorzaak:

  Er vindt een interne controle plaats op volgtijdelijkheid van de ontvangen gegevens. Dit kan o.a. onstaan als de vorige keer het importeren niet goed is verlopen. Overleg met de Helpdesk welke optie moet worden gekozen.

Bij Exporteren Maximum van 10 exportbestanden bereikt.

Oorzaak:

Er staan nog 10 bestanden waarvan geen “afmelding” is ontvangen eerst deze bestanden verwerken.