Afsluiten boekjaar (225)

In dit onderdeel van het programma kunt u het financiële boekjaar afsluiten.

Onderhoud

Voordat u doorgaat met deze afsluiting, dient u eerst een volledige externe back-up aan te maken en deze moet ook (het liefst buiten kantoor) bewaard worden en mag niet overschreven worden!

Wanneer u kiest voor het afsluiten, dan wordt er ook nog extra gevraagd of er een externe back-up is gemaakt, wanneer deze is gemaakt, kiest u voor de “OK” button.

Er wordt hierna een Rekeningcontrole (224) gedraaid.

Indien er verschillen voorkomen, moeten deze eerst worden opgelost.

Wanneer er geen verschillen zijn, kan de melding komen (indien dit het geval is): Uitwijkrekening niet leeg. Doorgaan ?

U heeft hier de keuze om de afsluiting af te breken door te kiezen voor “Annuleren”.

Indien u het programma vervolgt, toont het systeem u een scherm waar op het nummer van de grootboekrekening waar het resultaat op geboekt moet worden, wordt gevraagd.

Na ingave van het rekeningnummer wordt door het systeem automatisch de omschrijving van de betreffende grootboekrekening getoond en wordt u om een akkoordverklaring gevraagd. Indien u kiest voor “Annuleren” wordt het programma gestopt.

Indien u door het indrukken van ENTER-toets het al ingegeven J(a) bevestigd komt u automatisch in het afdrukscherm van de jaarafsluiting. Na akkoordverklaring worden de volgende overzichten afgedrukt:

• Winst & Verlies
• Saldibalans
• Balans
• Grootboekmutaties
• Openstaande posten Debiteuren
• Openstaande posten Crediteuren
• Grootboekkaarten

Na beëindiging van het afdrukken komt het systeem met de melding op het scherm: Afdrukken jaarafsluiting gereed.

Na akkoordverklaring komt het systeem met de volgende vraag op het scherm: Correct afgedrukt (J/N) ?

Indien u hier een N(ee) ingeeft, wordt de verdere verwerking afgebroken en keert het programma terug naar het bovenliggende scherm.

Indien u hier een J(a) ingeeft vervolgt het programma de verwerking en toont het op het scherm waarmee het bezig is. Wanneer het programma gereed is met de afsluiting van het boekjaar volgt de melding: Afsluiten is goed verlopen en keert het systeem automatisch terug naar het bovenliggende scherm.

Door het afsluiten wordt er een “audit-file” gegenereerd. Deze is te vinden in de directory: \Freepack\data001\

Vb: u heeft het financiële jaar 2023 afgesloten in administratie 1;dan heet het bestand: “F2023001.adf”

De gegevens van een afgesloten boekjaar kunnen geraadpleegd of afgedrukt worden via F2 of F4 270.