239 – Inlezen facturen
In de map Freepack\Inkoop staat er per administratie een map ‘Import’ en ‘Verwerkt’. Indien deze mappen niet bestaan, dan worden deze automatisch aangemaakt wanneer programma ‘239 > inlezen digitale facturen’ voor de eerste keer wordt geopend. Om een factuur in te kunnen lezen, moet de factuur (in pdf en/of XML formaat) in de map ‘Import’ geplaatst worden. Is er een koppeling met een extern pakket, dan worden deze bestanden automatisch in de map ‘Import’ geplaatst.
Staan er facturen klaar, dan verschijnt er na het openen van programma ‘239 > inlezen digitale facturen’ een scherm met de facturen uit de map ‘Import’. Selecteer de facturen die verwerkt moeten worden en kies voor ‘Selectie boeken’. Wanneer alle facturen via XML ingelezen kunnen worden, komt direct het scherm van programma ‘232 > inkoopfacturen’ naar voren, voor het boeken van de inkoopfactuur(en). Het bijbehorende pdf-bestand wordt automatisch gekoppeld. Wanneer er alleen een pdf-bestand wordt ingelezen, of de XML bevat een onbekende crediteur, dan dient eerst de juiste crediteur gekozen te worden:
Wordt er gekozen voor:
1) Nieuwe crediteur – in dit geval wordt eerst de nieuwe crediteur aangemaakt en vervolgens de nieuwe inkoopboeking.
Voor de nieuwe crediteur kunnen alle NAW gegevens worden ingevuld, het KvK- en btw-nummer worden automatisch gevuld vanuit het XML-bestand. Het scherm crediteur (231) dient volledig gevuld te zijn, inclusief het tweede tabblad.
2) Bestaande crediteur door deze in het bovenste vak te selecteren – in dit geval wordt op de betreffende crediteur de nieuwe inkoopboeking aangemaakt.
3) Bestaande factuur (selecteer deze in het onderste vak) – in dit geval wordt het document gekoppeld aan een bestaande inkoopboeking.
Op deze wijze kan de gehele inkoopadministratie met terugwerkende kracht worden gedigitaliseerd.
Na een migratie (en wijziging van het pad) moet via programma ‘149 > import inkoopfacturen’ het nieuwe pad worden aangegeven. Bij het starten van programma ‘149 > import inkoopfacturen’ in de nieuwe omgeving, wordt twee keer gevraagd (voor IMPORT en VERWERKT) om het oude pad aan te maken. In beide gevallen kiest u voor annuleren. Het nieuwe pad wordt nu automatisch aangemaakt in programma ‘149 > import inkoopfacturen’ op basis van de installatie van Freepack.