Contacten

Algemeen

Met de module Contacten kunnen externe contacten vastgelegd worden in het systeem. Vervolgacties kunnen aan de hand van deze gegevens (per gebruiker) worden aangegeven.
Deze module is beschikbaar binnen de volgende programma’s:

• 231 Crediteuren
• 241 Debiteuren
• 331 Uitzendkrachten
• 392 Inschrijvingen (Selectiemodule)
• 394 Adressenregister
•  521 Werknemers

Inrichting

Tabellen aanmaken

Om met Contacten te kunnen werken, maak eerst tabellen aan in programma> 118 Tabellen> Contacten.

• Vervolgacties: benoem elke mogelijke vervolgactie en de standaard termijn hiervoor. Denk hierbij bijv. aan “Terugbellen”, “Nabellen”, “Offerte sturen”, Afspraak maken” etc. Er kan voor elke vervolgactie aangeven worden in welk onderdeel deze gebruikt wordt, door een vinkje te plaatsen.
• Soort contact: benoem elk soort mogelijk contact. Denk hierbij bijv. aan “Brief”, “E-mail”, “Telefoontje” etc. Er kan bij het meest voorkomende contact Default aanvinkt worden. Dan wordt dit soort contact standaard als waarde aangegeven.
• Reden contact: benoem elke mogelijke reden van contact met personen/bedrijven. Denk hierbij bijv. aan “Klacht”, “Sollicitatie”, “Betalingsachterstand”, Bezoekrapport etc. Per reden kan aangegeven worden of opvolgen verplicht is. In dat geval zal er automatisch een vervolgactie worden aangemaakt. Ook voor elke Reden contact kan aangeven worden voor welk onderdeel deze van toepassing is door een vinkje te plaatsen.

Rechten

Handel hierna de rechten voor alle gebruikers volledig af via programma> 121 Rechten. Wordt een gebruiker niet benoemd, dan heeft deze geen toegang tot de functie Contacten. Gebruikers met graad 0 hebben toegang tot alle contacten, maar dienen wel benoemd te worden.

Rechten voor: selecteer Contacten en kies vervolgens voor Nieuw.

• Gebruiker: selecteer de gebruiker waarvoor de rechten aangegeven moeten worden.
• Administratie: selecteer de betreffende administratie.
• Onderdeel: selecteer het betreffende onderdeel.
• Rechten voor: selecteer de gewenste optie.
  Algemeen = alle contacten, ongeacht de gebruiker, behalve de contacten waarbij Alleen deze gebruiker is aangevinkt.
  Alleen eigen = alleen de contacten die door de betreffende gebruiker zijn gekoppeld.
  Geen = geen enkel contact is beschikbaar.
  Supervisor = alle contacten.

Tot slot is er nog de mogelijkheid om de ingevoerde rechten te wijzigen of te verwijderen.

Voorbeeld invoer contacten

Als voorbeeld worden de stappen getoond voor het invoeren van contacten in programma> 241 Debiteuren.

Nieuw contact

Selecteer een debiteur en kies onderaan voor de functie Contacten. Het scherm Contacten wordt geopend. Kies voor Nieuw en kies de betreffende Soort en Reden.

• Referentie: er kan een omschrijving voor dit contact ingevoerd worden die dient als referentie.
• Gespr. Met: geef de naam van de contactpersoon in.
• Memo: noteer de betreffende informatie. Hierna kunnen deze gegevens worden bekeken op tabblad 2. Memo.

Per contact kan nog aangegeven worden welke situatie geldt, bij de keuze Vervolgactie zal er een openstaande vervolgactie worden aangemaakt.

Nieuw document

Daarnaast kunnen via de optie Documenten nog diverse documenten worden gekoppeld.

Het scherm Document beheer wordt geopend.

• Kies voor Nieuw en geef de Soort in, voer een omschrijving voor dit document in. Ga middels de button Bladeren naar de schijf en directory waar het betreffende bestand is opgeslagen. Selecteer het bestand en kies voor OK, het volledige pad naar het  betreffende document wordt nu getoond in Directory. Er is de keuze om Alleen deze gebruiker aan te vinken. Dit zorgt ervoor dat alleen de gebruiker zelf of een gebruiker met Supervisor rechten toegang heeft tot het document.

Nieuwe actie

Voor elk contact kunnen Acties ingevoerd worden, op deze wijze kan de status van een contact worden bijgehouden. Kies voor Nieuw, het scherm Nieuwe vervolgactie wordt geopend.

• Actie: geef aan welke soort actie is of moet worden ondernomen.
• Datum/Tijd: geef de gewenste datum/tijd in, standaard wordt de huidige datum/tijd getoond.
• Door: geef de gebruiker in die dit contact moet opvolgen.
• Status: bij een nieuwe vervolgactie is dit standaard Opvolgen.
• Deze actie is gebruiker gebonden: kies deze optie als uitsluitend de aangegeven gebruiker deze vervolgactie dient af te handelen.

Voor bestaande acties kan de status worden gewijzigd door te kiezen voor Afgehandeld of Vervallen. De acties blijven in het contact bestaan zodat deze nadien altijd geraadpleegd kunnen worden.

Raadplegen en afdrukken

Tot slot, via raadplegen/afdrukken programma> 192 Openstaande contacten kunnen de openstaande acties van een gebruiker worden geraadpleegd en/of afgedrukt.