Documenten

Algemeen

Met de module Documenten kunnen diverse documenten zoals bijv. Word-documenten (.doc), Excel-sheets (.xls), Scans van legitimatiebewijzen (.jpg, .pdf), gekoppeld worden.
Deze module is beschikbaar binnen de volgende programma’s:

• 331 Uitzendkrachten
• 392 Inschrijvingen
• 521 Werknemers stamgegevens
• 241 Debiteuren
• 394 Adressenregister
• 231 Crediteuren

Inrichting

Vóór ingebruikname dienen eerst de documentsoorten en de rechten aangemaakt te worden.

Tabellen aanmaken

Ga naar programma> 118 Tabellen> Documentsoorten.

• Geef de soorten in (4 posities), bijvoorbeeld CV, LEGI(timatie), PASF(oto), de indeling hiervan is geheel vrij. Geef daarbij ter verduidelijking de volledige omschrijving van de ingegeven soort.

Rechten

Handel hierna de rechten voor alle gebruikers volledig af via programma> 121 Rechten. Wordt een gebruiker niet benoemd, dan heeft deze geen toegang tot de functie Documenten. Gebruikers met graad 0 hebben toegang tot alle documenten, maar deze gebruikers moeten wel benoemd worden.

Rechten voor: accepteer de waarde Documenten en kies vervolgens voor Nieuw.

• Gebruiker: selecteer de gebruiker waarvoor u de rechten wilt aangeven.
• Administratie: selecteer de betreffende administratie.
• Onderdeel: selecteer het betreffende onderdeel.
• Rechten voor: selecteer de gewenste optie:
  Algemeen = alle documenten, ongeacht de gebruiker, behalve de documenten waarbij Alleen deze gebruiker is aangevinkt.
  Alleen eigen = alleen de documenten die door de betreffende gebruiker zijn gekoppeld.
  Geen = Geen enkel document is beschikbaar.
  Supervisor = alle documenten.

 Tot slot is er nog de mogelijkheid om de ingevoerde rechten te wijzigen of te verwijderen.

Voorbeeld koppelen van documenten

Als voorbeeld worden de stappen getoond voor het koppelen van documenten in programma> 241 Debiteuren.

Selecteer een debiteur en kies voor de functie Documenten. Het scherm Document beheer wordt geopend. Kies voor Nieuw, geef de Soort in en vervolgens een omschrijving voor dit document.
Ga middels de knop Bladeren naar de schijf en directory waar het betreffende bestand is opgeslagen. Selecteer het bestand en kies voor OK, het volledige pad naar het betreffende document wordt nu getoond in Directory.
De keuze Alleen deze gebruiker kan aangevinkt worden. Hiermee heeft alleen de gebruiker zelf of een gebruiker met Supervisor rechten toegang tot het document.

MS Windows “Openen met…”

Bestanden kunnen alleen direct geopend worden indien bij het besturingssysteem bekend is welk programma erbij hoort. Koppel een bestandssoort (extensie) als volgt:

1. Klik op het bestand met de rechtermuisknop, er verschijnt een menu.
2. Kies voor Openen met…
3. Er is nu een bijkomend menu geopend met daarin de programma’s die gebruikt kunnen worden om het bestand te openen.
4. Mocht het gewenste programma nog niet vermeld staan, kies dan voor Bladeren om het programma toe te voegen.