Een oproepkracht moet na 12 maanden een arbeidsovereenkomst (AOK) krijgen aangeboden voor een vast aantal uren. Dat aantal uren moet gelijk zijn aan de gemiddelde arbeidsomvang in de voorgaande 12 maanden.
Vanaf update 19.12 kan via het afdrukmenu 359 of 539 ‘Overzicht aangeleverde uren’ voor 2019 een overzicht worden afgedrukt van de verloonde uren per aangifteperiode. Op basis van deze gegevens kan worden bepaald voor hoeveel uur er een arbeidsovereenkomst (AOK) moeten worden aangeboden aan de uitzendkracht of werknemer.
In 2020 zullen we dit overzicht uitbreiden met diverse selecties waaronder de periode waarover het overzicht afgedrukt moet worden.
Handleiding arbeidsovereenkomst vast aantal uren aanbieden
Heeft u oproepkrachten in dienst en zijn zij al een jaar in dienst? Dan dient u hen na afloop van dat
jaar een arbeidscontract met vaste uren aan te bieden. De oproepkracht mag dit aanbod afslaan en
door blijven werken zoals voorheen, of de oproepkracht mag het aanbod accepteren. Het vaste aantal uren in het
nieuwe arbeidscontract dient minimaal het gemiddeld aantal uren te zijn wat er in 12 maanden
gewerkt is. Om er achter te komen welke uitzendkrachten hiervoor in aanmerking komen en wat
de gemiddelde arbeidsomvang is, kunt u gebruik maken van het rapport ‘Sign. Oproepkrachten’
onder scherm 331 in het F4 Afdrukmenu.
Stappenplan van de uit te voeren acties:
Stap 1: uitzendkrachten die in aanmerking komen voor een aanbod:
Om te kijken wie er op dit moment in aanmerking komt voor een aanbod van een contract met vaste
uren, draait u het rapport ‘Sign. Oproepkrachten’ onder scherm 331 in het F4 Afdrukmenu met als
peildatum de datum van vandaag. Indien u kiest voor ‘Uitgebreid’, dan krijgt u meer details te zien
over hoeveel uur er in welke weken is gewerkt. Vinkt u dit uit, dan krijgt u alleen de totalen. Het
rapport toont iedereen met een openstaande AOK (arbeidsovereenkomst) waarbij de indicatie
‘Oproepovereenkomst’ op ja staat en waarbij de totale duur van de arbeidsovereenkomst(en) meer
dan 365 dagen is. Let op: heeft u bij een uitzendkracht per abuis een oude arbeidsovereenkomst met
indicatie oproepkracht niet afgesloten met een einddatum, dan komt deze ook op de lijst te staan.
Stap 2: Berekenen van de gemiddelde arbeidsomvang:
Nu u weet wie er in aanmerking komt voor een contract met vaste arbeidsomvang, dient u uit te
rekenen op hoeveel uur de uitzendkracht recht heeft. Dit is de gemiddelde arbeidsomvang
gedurende 12 maanden/365 dagen.
De periode om de gemiddelde arbeidsomvang mee uit te rekenen is niet de afgelopen 365 dagen.
Het is de telling van alle AOK’s die samen 365 dagen vormen. Freepack houdt er hierbij rekening mee
dat de onderbreking tussen deze AOK’s korter dan 6 maanden dient te zijn.
Het aantal gewerkte uren en het aantal gewerkte weken binnen bovengenoemde periode van 365
dagen wordt getoond op het overzicht, hiermee kunt u de gemiddelde arbeidsomvang uitrekenen.
Stap 3: De AOK binnen Freepack aanpassen:
Wanneer u een uitzendkracht een contract met vaste arbeidsomvang heeft aangeboden en de
uitzendkracht accepteert deze, dan dient u in scherm 331 de AOK te verlengen. Bij het verlengen sluit
het systeem de originele AOK met indicatie oproepkracht af en wordt er een nieuwe AOK
aangemaakt. In deze AOK zet u de indicatie Oproepovereenkomst op ‘Nee’ en geeft u het afgesproken
aantal uren in. Na de ingangsdatum van deze nieuwe AOK komt de uitzendkracht niet meer voor op
het rapport ‘Sign. Oproepkrachten’.
Met ingang van 2020 komt er bij de uitzendkracht (331)/werknemer (521) een tabblad ‘AOK’ waarin je de overeenkomsten opneemt. Hierin maak je de overeenkomst aan en geef je het aantal uren in.
Arbeidsovereenkomsten
Bij de jaarstart 2020 wordt op basis van openstaande uitzendingen en contracten een conversie gedraaid en wordt voor iedere uitzendkracht één of meerdere arbeidsovereenkomsten (AOK) aangemaakt. Binnen de salarismodule wordt voor iedere werknemer één AOK aangemaakt.
Proefconversie
Vanaf update 19.12 is het mogelijk om via programma 117 ‘Test aanmaak AOK’s’ een proefconversie te draaien en hiervan overzichten af te drukken. Na de
(proef)conversie kunnen de overzichten ook afgedrukt worden via programma F4-331 Arbeidsovereenkomsten (uitzendkrachten) en F4-522 Arbeidsovereenkomsten (werknemers).
Op de overzichten is te zien hoe Freepack de arbeidsovereenkomsten (in programma 331-AOK en programma 521-AOK) gaat vullen bij de jaarstart op basis van de huidige gegevens. Op basis van de overzichten kunt u beoordelen of na de jaarstart wijzigingen aangebracht moeten worden in de arbeidsovereenkomsten.
Hoe worden de kolommen gevuld?
Startdatum
- Fase A/1/2: als startdatum wordt de datum genomen van de oudste nog openstaande uitzending
- Fase B/3 en C/4: Indien er in de contractenmodule (331) een contract is ingevoerd, wordt hiervan de startdatum genomen. Zijn er geen contracten aanwezig, dan wordt de startdatum van de oudste nog openstaande uitzending genomen
- Salarisadministratie: de startdatum uit 521 wordt hier ingevuld.
Onbepaalde tijd
- Deze kolom wordt standaard met ‘Nee’ gevuld, tenzij het een overeenkomst in fase C/4 of een contract voor onbepaalde tijd in programma 521 betreft. Dan wordt de kolom met ‘J’ gevuld.
Schriftelijk
- Deze kolom wordt altijd met ‘Ja’ gevuld.
Oproep
- Als uitzendbeding ‘Nee’ is of de contracturen zijn ‘0,00’, dan wordt deze kolom met ‘Ja’ gevuld.
Jaarurennorm
- Deze wordt standaard met ‘Nee’ ingevuld.
Contract Uren
- De uren die in de contractenmodule zijn ingevoerd worden hier getoond. Zijn er geen uren bekend, dan is het aantal altijd ‘0,00’
- In de salarisadministratie worden de gegevens ingevoerd in 521 teruggerekend naar een aantal uur per week.
Welke premie wordt toegepast is afhankelijk van drie indicaties:
- Contract voor onbepaalde tijd (J/N)
- Schriftelijke overeengekomen (J/N)
- Oproepovereenkomst (J/N)
Aan programma 331 (uitzendkrachten) en 521 (werknemers) wordt per 1-1-2020 een nieuwe tabblad ‘AOK’ toegevoegd. Hierin worden deze indicaties opgeslagen. Freepack bepaalt aan de hand van deze indicaties of de hoge of lage AWF premie moet worden toegepast.
Tijdens het berekenen van de lonen (programma 351/531) wordt bepaald welke AWF premie moet worden toegepast.
Is het een overeenkomst voor onbepaalde tijd, is de overeenkomst schriftelijk vastgelegd en is de overeenkomst geen oproepovereenkomst, dan wordt de lage AWF premie toegepast.
In alle andere gevallen wordt de hoge AWF premie toegepast, tenzij het om één van de uitzonderingssituaties gaat:
- Iemand is jonger dan 21 jaar en bij contract uren is ingegeven dat er maximaal 12 uur per week wordt gewerkt.
- Iemand heeft een BBL-contract.
- Iemand ontvangt een werkgeversbetaling (via looncomponent).
In bovenstaande 3 gevallen wordt toch de lage premie toegepast.
Valt iemand die jonger is dan 21 jaar volgens de indicaties onder de hoge premie en werkt hij/zij maximaal 12 uur per week, dan mag toch de lage premie toegepast worden. Freepack bepaalt zelf of de hoge of lage premie toegepast moet worden.
Dit gaat als volgt:
- Freepack past de hoge premie toe in de berekening.
- Tenzij op het nieuwe tabblad ‘AOK’ in 331/521 aangegeven is dat de uitzendkracht/werknemer minimaal 1 uur en maximaal 12 uur per week werkt, dan wordt toch de lage premie toegepast.
- Bij de loonaangifte wordt gecontroleerd hoeveel uur verloond is in de aangifteperiode.
- Is er meer dan 48 uur per 4-weken (52 per maand) verloond, dan moet de hoge premie toegepast worden. Is de lage premie gebruikt, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd naar de hoge premie.
- Is de hoge premie gebruikt terwijl er minder dan 48/52 uren is verloond in de aangifteperiode, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd naar de lage premie.
- Ook de kostprijs wordt aangepast.
Let wel op dat het gaat om verloonde uren in de aangifte. Krijgt iemand zijn reserveringen uitbetaald, dan worden de vakantiedagen meegeteld in de verloonde uren.
Er komt in 2020 een overzicht waar je deze informatie uit kunt halen.
Het is mogelijk om een voorziening op te bouwen voor de transitievergoeding. Het percentage voor de voorziening kan ingevoerd worden in programma 312 (werkgever) op het tweede tabblad.
Vanaf 1 januari 2020 is het type arbeidsovereenkomst belangrijk voor de berekeningen in de verloning, voor de kostprijs en loonaangifte. De berekening van de Awf-premie wordt afhankelijk van het soort contract. De indicaties die hierbij een rol spelen moeten weergegeven worden op de loonspecificatie en moeten worden aangegeven in de loonaangifte.
Voorwaarden voor de lage Awf-premie
- 3 nieuwe contractindicaties:
- arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (indicatie op J)
- schriftelijke arbeidsovereenkomst (indicatie op J)
- oproepovereenkomst (indicatie op N)
- 3 uitzonderingssituaties: altijd laag ondanks de contractindicaties (zie ook Loonberekening/kostprijs: Welke premie wordt toegepast?)
Daarnaast is het is belangrijk om vast te leggen of een overeenkomst op oproepbasis is of niet. Als de oproepovereenkomst 12 maanden heeft geduurd, moet de werkgever een overeenkomst met een vaste arbeidsomvang aanbieden en mag de loondoorbetalingsverplichting niet worden uitgesloten.
Om bovenstaande punten goed vast te kunnen leggen, is gekozen om in Freepack een apart tabblad ‘AOK’s’ te maken waarin de arbeidsovereenkomsten worden opgeslagen. Dit tabblad is onderdeel van programma 331 Uitzendkrachten.
Gaat een uitzendkracht bij u werken, dan geeft u deze persoon een schriftelijke overeenkomst. Hierin staat onder welke voorwaarden iemand komt werken. Denk hierbij aan: is het met of zonder uitzendbeding, is het een oproepcontract, is het voor bepaalde of onbepaalde tijd. De overeenkomst is een overeenkomst met het uitzendbureau, hierbinnen kan de uitzendkracht meerdere uitzendingen hebben. Een AOK is geldig voor meerdere uitzendingen en wordt dan ook aan meerdere uitzendingen gekoppeld indien van toepassing.
U kunt een AOK nieuw ingeven, wijzigen, verlengen of verwijderen.
Een nieuwe AOK aanmaken
Een AOK maakt u aan wanneer de uitzendkracht voor u gaat werken. U gaat een dienstbetrekking aan met de uitzendkracht, in de overeenkomst neemt u op onder welke voorwaarden.
Wijzigen de voorwaarden zoals bijvoorbeeld het uitzendbeding wanneer de uitzendkracht 78 weken voor u gewerkt heeft, dan maakt u geen nieuwe AOK aan, u verlengt de AOK. De uitzendkracht is nog steeds bij u in dienstbetrekking.
Werkt een uitzendkracht niet langer voor u en komt de uitzendkracht opnieuw in dienst, maak dan een nieuwe AOK aan.
Het kan ook voorkomen dat iemand meerdere arbeidsovereenkomsten gelijktijdig heeft. Maak dan meerdere AOK’s aan. Denk bijvoorbeeld aan iemand die door de week werkt als BBL-er en in het weekend als uitzendkracht. De persoon heeft dan twee AOK’s (deze gaan apart in de loonaangifte mee).
Let op: een tijdelijke uitbreiding van het aantal uren, wat vastgelegd wordt in een addendum, ziet de Belastingdienst als een aparte dienstbetrekking. In deze situatie moet er gekozen worden voor het aanmaken van een nieuwe AOK.
Een AOK wijzigen
Een AOK wijzigt u wanneer gegevens foutief zijn ingevoerd, denk dan aan een foute datum of indicaties die niet correct zijn ingevoerd. Let wel op dat wanneer er al met de AOK met foutieve gegevens een berekening is gedaan, dat deze berekeningen gecorrigeerd moeten worden.
Wilt u de reserveringen wijzigen/aanpassen bij de AOK, dan kan dit door de AOK te wijzigen (zie verder bij ‘Reserveringen en AOK’).
Een AOK verlengen
Een AOK verlengt u wanneer er wijzigingen zijn in het aantal uren, het uitzendbeding, de indicaties oproepovereenkomst en bepaalde tijd of wanneer u de overeenkomst verlengt met een periode (denk bijvoorbeeld aan een tweede fase B contract). De uitzendkracht is nog steeds bij u in dienst.
U selecteert de overeenkomst en klikt vervolgens ‘Verlengen’ aan. U komt dan in het scherm om een nieuwe AOK op te voeren.
Als startdatum wordt de systeemdatum gevuld, pas deze aan naar de gewenste datum. De vorige overeenkomst wordt automatisch afgesloten (met een einddatum aansluitend op deze AOK) en gekenmerkt als een overeenkomst die is verlengd.
De nieuwe AOK krijgt als kenmerk mee dat het een verlenging is.
De reserveringen zet u over naar de verlengde overeenkomst, zie hiervoor ‘Overzetten reserveringen’.
Uitzendingen die gekoppeld zijn aan deze overeenkomst worden afgesloten. U kunt in programma 335 – uitzendingen de afgesloten uitzending kopiëren en de verlengde AOK eraan koppelen.
Een AOK verwijderen
Een AOK kan alleen verwijderd worden als deze niet gekoppeld is aan een uitzending, er geen reserveringen op staan en ook niet in een verloning is gebruikt.
Is dit wel het geval, geef de AOK dan een einddatum.
Nummer:
Het eerstvolgende nummer wordt automatisch door Freepack toegekend.
Omschrijving:
Het veld omschrijving is informatief en kan gebruikt worden om diverse contracten te herkennen.
Startdatum:
Vul hier de begindatum van de arbeidsovereenkomst.
UZK of ZZP-er:
Werkt iemand als ZZP-er of het is doorleen, selecteer dan hier ZZP. Er vindt dan geen verloning plaats. De diverse AOK-velden komen dan te vervallen en worden vervangen door tariefvelden waar u de tarieven van de ZZP-er kunt invoeren.
Einddatum:
Wanneer de einddatum bekend is van de overeenkomst kunt u deze hier vullen. Er moet dan een reden gevuld worden. Deze reden gaat mee in de loonaangifte.
Contracturen:
Wanneer het geen oproepovereenkomst is, vult u hier het aantal uren in dat de werknemer in zijn overeenkomst heeft staan. U kunt kiezen voor uren per week, per 4-weken of per jaar. Deze contracturen gaan mee in de loonaangifte.
Heeft iemand wel een oproepovereenkomst, dan is het ook mogelijk om hier een aantal uren in te voeren. Deze uren worden niet meegenomen in de loonaangifte.
Is iemand jonger dan 21 jaar en er staat een aantal uren van maximaal 12 uur per week ingevuld, dan wordt de lage Awf premie toegepast in de berekening. Dit wordt gecontroleerd bij de loonaangifte: is het aantal verloonde uren in de aangifte dan toch hoger dan 48 per vier weken/52 per maand, dan wordt de Awf-premie bij de aangifte omgezet naar de hoge premie.
Fase:
De actuele fase van de uitzendkracht wordt hier gevuld. Maakt u een overeenkomst aan voor een volgende fase, pas de fase hierin dan aan.
Met uitzendbeding:
Zit de uitzendkracht in fase A/1, dan vult u afhankelijk van de overeenkomst die de uitzendkracht heeft het vinkje ‘Met uitzendbeding’ aan of uit. Fase B en fase C is altijd zonder uitzendbeding.
Contract voor onbepaalde tijd:
Heeft de uitzendkracht een contract voor onbepaalde tijd (bijvoorbeeld fase C), dan zet u deze code aan. Dit gegeven wordt ook op de loonspecificatie getoond.
Contract schriftelijk vastgelegd:
Wordt standaard aangevinkt, het wordt ook op de loonspecificatie getoond.
Oproepovereenkomst:
Zet het vinkje aan wanneer het om een oproepovereenkomst gaat. Het is dan niet verplicht om een aantal uren in de overeenkomst te vullen. Deze code wordt ook op de loonspecificatie getoond.
Jaarurennorm:
Krijgt iemand een overeenkomst met een aantal uren met als tijdseenheid meer dan een maand en maximaal een jaar waarbij het loon gelijkmatig over het jaar betaald wordt, vinkt u deze code aan. Deze code gaat mee in de loonaangifte
Contract in het kader BBL:
Werkt iemand op basis van een BBL-contract dan zet u dit vinkje aan. Dit vinkje stond eerst bij de loonparameters van de uitzendkracht en is overgezet naar de AOK. Op een contract in het kader van de BBL wordt altijd de lage Awf premie toegepast.
Contract in het kader van stagiaire:
Werkt iemand als stagiaire dan zet u dit vinkje aan. Dit vinkje stond eerst bij de loonparameters van de uitzendkracht en is overgezet naar de AOK.
Vakantiekracht:
Werkt iemand als vakantiekracht (tijdens de schoolvakanties) dan hoeven geen bovenwettelijke vakantiedagen gereserveerd te worden. Ook deze code stond eerst bij de loonparameters van de uitzendkracht en is verhuisd naar de AOK.
Contract niet meetellen in fase signalering:
Vanaf 2020 wordt het aantal contracten voor de fase signalering geteld vanuit de AOK’s. Maakt u een overeenkomst aan die niet moet meetellen in de fase signalering (bij fase 3/B) zet u dit vinkje aan.
De indicaties van de AOK zijn nodig om de berekening in de verloning correct te kunnen doen. Daarom moet iedere uitzending gekoppeld zijn aan een AOK.
Bij het koppelen worden twee dingen gecontroleerd:
- De startdatum en eventuele einddatum van de uitzending moet binnen die van de AOK liggen.
- Het uitzendbeding van de uitzending (bedrijfsvereniging) moet overeenkomen met de indicatie met/zonder uitzendbeding van de AOK.
Het is niet nodig om voor iedere uitzending een aparte AOK aan te maken zolang aan bovenstaande twee punten is voldaan.
Is geen AOK gekoppeld aan de uitzending, dan kunnen werkbrieven van deze uitzending niet berekend worden.
Een AOK wordt gekoppeld via het eerste tabblad – Algemeen. Een nieuwe AOK kan gemaakt worden met behulp van functietoets F6.
Er zijn situaties dat een uitzendkracht verschillende AOK’s heeft waarvan de gegevens, in de loonaangifte in aparte dienstbetrekkingen terecht moet komen. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van BBL/uitzendkracht of naast een overeenkomst voor onbepaalde tijd een overeenkomst voor bepaalde tijd. In deze gevallen moeten de opgenomen reserveringen in de juiste bijbehorende dienstbetrekking naar de Belastingdienst toe.
Daarom zijn de reserveringen van de cumulatieven verplaatst naar de AOK. Een openstaande WAS verrekening kan nog wel in programma ‘360 – Cumulatieven’ gevonden worden.
Heeft u bij de autorisatie toegang tot programma ‘360 – Cumulatieven’ in onderhoud, dan gelden deze rechten ook voor het wijzigen van de reserveringen in de AOK.
Wilt u de reserveringen wijzigen, selecteer dan de AOK, kies voor ‘Wijzigen’ en vervolgens ‘Aanpassen’.
Vervolgens kunt u de reserveringen wijzigen. Let op dat u de juiste BV selecteert.
Verlengt u een AOK, dan zet u de reserveringen over. Let er hierbij wel op of de urenreservering in geld (met uitzendbeding) of in uren (zonder uitzendbeding) is. Zie verder ‘Overzetten reserveringen’.
Het opnemen van reserveringen vindt plaats via een werkbrief waar de AOK aan gekoppeld is (via de uitzending).
Bij een afrekening via programma ‘342 – Opname reserveringen’ kan per AOK geselecteerd worden welke reserveringen afgerekend moeten worden.
Het afrekenen van reserveringen via programma ‘352 – Afrekenen reserveringen’ is ongewijzigd, alle reserveringen worden afgerekend.
Gaat een uitzendkracht van fase A/1/2 naar fase 3/B, dan wordt een uitzending gemaakt met een bedrijfsvereniging zonder uitzendbeding.
U verlengt dan ook de AOK met als startdatum de begindatum van de nieuwe fase. Vergeet niet het uitzendbeding aan te passen.
Het overzetten van de reserveringen gebeurt niet meer in 360 cumulatieven, maar bij de AOK van de uitzendkracht in scherm 331 – Uitzendkrachten.
De stappen hiervoor zijn:
- Verleng de AOK (de dienstbetrekking blijft bestaan) met als ingangsdatum de startdatum van de fase. De oude AOK krijgt vanzelf een einddatum
- Geef deze AOK de nieuwe fase mee en de juiste coderingen.
- Hierna past u de reserveringen aan, selecteer ‘Aanpassen’ onder in het reserveringen blok.
- Let op dat u de BV selecteert waarin u de uitzendkracht gaat verlonen.
- Vervolgens rekent u de vakantiedagenreservering in geld (als er met uitzendbeding is berekend) om naar een aantal uren.
- Dit aantal uren en ook de vakantiebijslag reservering vult u in de nieuwe AOK bij de reserveringen. Let op dat u zowel bij het wijzigen van de reserveringen als vervolgens in het AOK scherm op ‘OK’ drukt om de wijziging op te slaan.
- De reservering vakantiedagen en vakantiegeld verwijdert u uit de oude AOK middels het wijzigen van de reserveringen.
- Staan er reserveringen voor kort verzuim en feestdag open, dan kunt u deze via programma ‘352 – Afrekenen reserveringen’ uitbetalen.
Moet een WAS schuld overgezet worden, dan doet u dit via programma ‘360 – Cumulatieven’.
Op basis van de instellingen van de AOK is de Awf-premie hoog of laag.
De hoofdregel is
- Is de arbeidsovereenkomst schriftelijk vastgelegd?
- Is de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd?
- Is de arbeidsovereenkomst op oproepbasis?
Als de antwoorden J/J/N zijn, dan is de Awf-premie laag. Anders wordt de hoge premie toegepast.
Er zijn daarnaast een aantal uitzonderingssituaties waarin toch de lage premie wordt toegepast ondanks de indicaties in de AOK:
- Werknemer in het kader van BBL
- Uitkeringen werknemersverzekeringen
- Werknemer is bij aanvang aangiftetijdvak <21 jaar en voldoet aan de urennorm:
- Maximaal 48 verloonde uren per 4 weken, of
- Maximaal 52 verloonde uren per maandag
- Let op: dit wordt bepaald per loonaangifte tijdvak.
Is een uitzendkracht jonger dan 21 jaar op de eerste dag van een loonaangiftetijdvak, dan wordt tijdens het aanmaken van de loonaangifte gecontroleerd op het aantal verloonde uren.
Is het aantal verloonde uren meer dan 48 uur per vier weken/52 per maand dan moet de hoge Awf-premie toegepast worden, is dit niet het geval, dan wordt dit aangepast voor de loonaangifte.
Hetzelfde geldt voor als er minder dan 48 uur per vier weken/52 per maand: dan wordt de lage premie toegepast. Is de hoge premie toegepast, dan wordt dit gecorrigeerd naar laag.
Er wordt een overzicht aangemaakt waar de correcties op de hoge en/of lage Awf premie wordt getoond.
Wanneer de premie wordt gecorrigeerd, worden hier journaalposten van aangemaakt en de kostprijs wordt aangepast. De kostprijs in de omzetoverzichten in het afdrukmenu 380 worden in een latere update aangepast.
Reserveringen moeten uitbetaald worden binnen 6 weken na einde dienstverband. Dan is de AOK waarschijnlijk al afgesloten. Om meldingen te voorkomen dat u de einddatum moet aanpassen betaald u de reserveringen uit in de laatste week dat de uitzendkracht heeft gewerkt. U kunt de week zelf selecteren in programa 352.
Voor een transitievergoeding, of een aanvulling ziektewet als de uitzendkracht uit dienst is geldt hetzelfde, u betaalt deze uit in de laatste week dat de AOK actief was.
Deze foutmelding wordt gegeven wanneer er een tijdelijke netwerkonderbreking is, het bestand niet gevonden kan worden of wanneer de opgegeven map niet (meer) bestaat.
Als de fout vaker voorkomt dient er een systeembeheerder ingeschakeld te worden om het probleem te verhelpen.
Als u na het versturen van een factuur wilt corrigeren, zonder dat alle plus- en minregels op één factuur terecht komen, maar éérst een correctiefactuur en daarna een nieuwe correcte factuur wilt maken, dan kunt u onderstaande stappenplan volgen:
Bij weekverloning:
1 Corrigeren per loonboeking in scherm 353.
2 Werkbrief staat weer open.
3 Factureren -> hiermee maakt u een correctiefactuur aan.
4 Aanpassen wat fout was.
5 Opnieuw verlonen.
6 Opnieuw factureren, hiermee maakt u een nieuwe correcte factuur aan.
Bij vierwekenverloning: periode is al verloond:
1 Corrigeren per loonboeking in scherm 353.
2 Werkbrief staat weer open, verwijder de werkbrief.
3 Factureren -> hiermee maakt u een correctiefactuur aan.
4 Werkbrief opnieuw opvoeren. Aanpassen wat fout was.
5 Opnieuw verlonen.
6 Opnieuw factureren, hiermee maakt u een nieuwe correcte factuur aan.
Bij vierwekenverloning: periode is nog niet verloond:
1 Verwijder de werkbrief.
2 Factureren -> hiermee maakt u een correctiefactuur aan.
3 Werkbrief opnieuw opvoeren. Aanpassen wat fout was.
4 Opnieuw factureren, hiermee maakt u een nieuwe correcte factuur aan.
Het overzicht dat opgevraagd wordt door de SFU is te vinden in programma F4 (printmenu) 389/ diverse cao gegevens/ SFU Sociaal Fonds.
Een uitkering aan de werknemer valt onder een arbeidsvoorwaardenbedrag als het aan de volgende voorwaarden voldoet:
- Onafhankelijk van bedrijfsresultaten
- Onafhankelijk van prestaties van de werknemer;
- Vast bedrag of percentage van het loon;
- is bij CAO geregeld of arbeidscontract;
- wordt tenminste 1 x per jaar uitbetaald;
- periodieke opbouw (reservering) plaatsvindt.
- Geen beperkende factor of iemand op een bepaald moment in dienst is.
Een toeslaguur is een uur die gewerkt wordt binnen de cao uren, maar waarvoor de werknemer een extra toeslag krijgt, zoals bv werken in de avond of in het weekend. Overuren zijn de uren die gewerkt worden boven de cao uren. Een overuur is goedkoper omdat daar geen reserveringen over berekend hoeven worden
Zolang u in het systeem nog in het loonjaar 2023 zit en u heeft het jaar nog niet afgesloten, dan dient u altijd met 31-12-2023 in te loggen.
Wanneer update 23.12 geïnstalleerd is en alle mutaties over het jaar 2023 afgerond zijn: verloning, facturatie, loonaangifte, pensioenaangifte (zie verder document Jaarafsluiting).
Deze melding staat los van de jaarafsluiting van de loonadministratie (300/500) en heeft te maken met de financiële administratie. Indien u al financiële mutaties voor 2024 in wilt voeren, sluit Freepack dan af en log in met een datum in het jaar 2024 in het beginscherm.
Wanneer de volledige jaarafsluiting 2023 is afgerond en update 24.02 is geïnstalleerd. De inrichting heeft dan al plaats gevonden volgens de documentatie van de Jaarstart na installatie van update 24.01.
Nee, dit staat los van de jaarafsluiting van de loonadministratie (300/500). De financiële administratie kunt u later in het jaar afsluiten wanneer alle financiële mutaties over het betreffende boekjaar zijn afgerond.
Na het afsluiten van het loonjaar, dient u eerst update 24.01 te installeren voordat u het onderhoudsmenu van de Uitzend- en/of Salarisadministratie kunt benaderen.
Wanneer er nog factuurregels verwerkt moeten worden, dan dient u via Factureren 375 de factuurregels alsnog te factureren en te controleren. Hierna kunt u de facturen verwerken.
Wanneer u niet in Freepack factureert, neem dan contact op met de Helpdesk.
Kijk voordat u de jaarafsluiting backup maakt, of er voldoende ruimte op de schijf aanwezig is.
Via programma 119 Beveiligingen staat bovenaan het scherm in de gele balk vermeld waar Freepack is geïnstalleerd.
U zou dit kunnen controleren door via ‘Verkennen’ of ‘Deze Computer’ naar de schijf te kijken waar de map Freepack staat. Via de ‘Eigenschappen’ van deze schijf kunt u kijken hoeveel ruimte er nog over is. Hierna kunt u van de map Freepack via de ‘Eigenschappen’ ook controleren hoe groot deze is, dit heeft u dus minimaal nog nodig op de schijf waar de kopie neergezet wordt.
Bij het maken van de backup, wordt de map FPSFO (Frontoffice software) niet meegenomen. Hierdoor is het backup proces aanzienlijk versneld.
Let op:
Op het moment dat de jaarafsluiting back up wordt gemaakt via programma 119 mag verder niemand ingelogd zijn in Freepack. Indien u ook gebruik maakt van ons Front Office pakket, dient ook hier iedereen uitgelogd te zijn zodat de jaarafsluiting back up gemaakt kan worden.
Bij het maken van de ‘Jaarafsluiting backup’ in 119 kunnen de volgende meldingen voorkomen:
Alle loonaangiften moeten aangemaakt en geautoriseerd zijn en daarnaast moet de XML zijn aangemaakt. Voor de 4-wekenaanlevering is dit tot en met periode 13, voor de maandaanlevering is dit tot en met periode 12. U kunt deze aangiften aanmaken via Aangifte LB digitaal 359 – Maandaanlevering of 4-Wekenaanlevering. Via Accept kunt u alle aangiften vervolgens verzenden naar de Belastingdienst. Het verzenden kan ook in een later stadium plaatsvinden.
Alle journaalposten moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via F2 – Journaalposten 354 (uitzendadministratie) of 535 (salarisadministratie). Er staat dan ‘onverwerkt’ bij.
U kunt de journaalposten verwerken via Journaliseren 354 / 535 in het onderhoudsmenu.
Alle factuurregels moeten verwerkt zijn. U kunt dit controleren via F2 – Factuurregels 374.
U kunt onverwerkte factuurregels verwerken door te Factureren 375 via het onderhoudsmenu.
Nog niet alle werkbrieven zijn berekend. U kunt dit controleren via F2 – Werkbrieven 341.
- Indien deze werkbrieven nog verwerkt moeten worden, dan kunt u deze via Berekenen 351 verwerken.
- Indien deze niet verwerkt moeten worden, dan dient u de werkbrief te verwijderen via het onderhoudsmenu Werkbrieven 341.
Nog niet alle mutaties zijn verwerkt in de Salarisadministratie. U kunt dit controleren via F2 – Mutaties 532.
- Indien deze mutaties nog verwerkt moeten worden, dan kunt u deze via Berekenen 533 verwerken.
- Indien deze mutaties niet verwerkt moeten worden, dan dient u de mutatie te verwijderen via het onderhoudsmenu Invoeren Mutatie 532.
Door het klikken op de ‘OK’ button wordt de foutmelding hersteld.
Krijgt u eerst een Windows melding, klik dan op de button ‘Uitvoeren’ om het herstellen te starten. Indien het herstellen niet lukt, neem dan contact op met de Helpdesk.
Let op: Lees voordat u begint met het uitvoeren van de jaarafsluiting procedures eerst de gehele handleiding door, zodat u weet welke activiteiten u uit moet (laten) voeren.
Voor de start van de jaarafsluiting moet eerst update 23.12 zijn geïnstalleerd.
Vragen?
Mocht u vooraf al vragen hebben, stel deze dan bij voorkeur via e-mail aan de Helpdesk. Mocht u telefonisch willen reageren, geef dan aan de telefoniste een korte omschrijving van uw vraag door. Het hebben van “voor-informatie” op de Helpdesk kan de afhandeling van uw vraag versnellen.
Attentiepunten
Jaarafsluiting 2023
De procedure van de jaarafsluiting 2023 kunt u online terugvinden via
https://documentatie.fpsu.nl/procedure/jaarafsluiting-2023/.
Aanpassen uurlonen / tarieven
Via programma ‘339 – Periodieke verhogingen’ kunnen automatisch de minimum uurlonen verhoogd worden in de uitzendingen. Bij de uitzendingen worden lopende uitzendingen afgesloten en, met als startdatum de opgegeven datum, weer opnieuw aangemaakt. Maak altijd voordat u programma 339 gebruikt een werkkopie via programma ‘119 – Backup bestanden.
Uitzendingen met netto-verloning en ORT-uitzendingen worden niet aangepast.
Meldingen die kunnen voorkomen wanneer u nog niet het loonjaar 2023 heeft afgesloten en inlogt met een datum in 2024.
- Geen lopend loonjaar.
- Geen bedrijfsverenigingsrecord aanwezig.
- Geen tarieven aanwezig.
- Jaar en release komen niet overeen.
Dit houdt in dat u in het systeem niet bent ingelogd met 31-12-2023. Sluit het pakket en start opnieuw op. Wijzig in het inlogscherm de datum naar 31-12-2023 en log opnieuw in. Bovenin het scherm ziet u 31-12-2023 vermeld staan.
Let op!
Als u vanaf 1 januari eigenrisicodrager wordt voor de ZW of de WGA vast, dan moet er een aantal aanpassingen plaatsvinden in Freepack.
Deze video helpt u om het in te stellen binnen Freepack:
Instructiefilm Jaarstart Eigenrisicodrager ZW/WGA
Meerdere filialen?
De Jaarstart 2024 procedures dienen zowel op het hoofdkantoor als op eventuele externe vestigingen te worden uitgevoerd
Instructiefilm Jaarstart Salarisadministratie
Bij de eerste keer dat de 2024-versie wordt gestart, wordt automatisch de snelkoppeling aangepast. In eerste instantie krijgt u de melding “Snelkoppeling wordt aangepast”. Als dit goed verloopt krijgt u de melding “Snelkoppeling is aangepast ; programma opnieuw starten”. Daarna moet Freepack opnieuw worden gestart.
Indien u bij het starten van Freepack één van onderstaande meldingen krijgt:
– Aanpassen snelkoppeling niet mogelijk,
– Geen snelkoppeling met de naam Freepack aanwezig,
– Snelkoppeling wordt aangepast (wordt continue bij starten vermeld),
– Jaar release en programma komen niet overeen!,
dan dient u de snelkoppeling zelf aan te passen.
In de regel ‘Doel’ moet FPSU2023 vervangen worden door FPSU2024.
Maakt u gebruik van de online omgeving van Freepack en de snelkoppeling werkt niet, neem dan contact op met de Helpdesk.
Programma 312: Berekening percentage Reserv. WG lasten:
Dit percentage is een optelling van de percentages op de print van programma 313 Bedrijfsvereniging uit het afdrukmenu.
Alle ingevoerde percentages in de kolom Werkgever worden opgeteld, behalve ‘Werkeloosheidswet’. Na ingave van alle waarden in programma 313 wordt de vraag gesteld:
“Totaal WG-lasten opnemen in de 312-gegevens?”
Indien deze vraag met ‘Ja’ beantwoord wordt, zal de uitkomst van de optelling in programma 312 Werkgever, 2e tabblad, bij ‘% Reservering WG lasten’ vermeld worden.
Indien u een afwijkend percentage wilt reserveren voor de werkgeverslasten, dient deze vraag met ‘Nee’ beantwoord te worden. Het is dan mogelijk om zelf het gewenste percentage in programma 312 te noteren.
Heeft u meerdere BV’s in gebruik dan wordt deze berekening per BV uitgevoerd.
Freepack zorgt ervoor dat de juiste percentages voor het nieuwe jaar automatisch in de instellingen komen te staan. U dient zelf voor de invulling van de WHK percentages te zorgen. Deze ontvangt u via een beschikking van de Belastingdienst en/of van de verzekeraar indien u eigen risicodrager bent. Daarnaast kunt u een AZW percentage toevoegen. De bonden geven hiervoor richtlijnen af. Ook kan het zijn dat u hiervoor een verzekering heeft afgesloten. Uw verzekeraar kan u vertellen hoe hoog het AZW percentage in dat geval is. Let op dat maximaal 50% van het percentage én niet meer dan het maximum wat door de bond is aangegeven, mag worden ingehouden bij de werknemer.
In de documentatie en in de video’s van de jaarafsluiting/jaarstart staat vermeld waar en hoe u de WHK percentages en AZW toevoegt aan de instellingen.
Bij de jaarstart staat bij iedere medewerker het percentage bijzonder tarief op 0.
Het percentage bijzonder tarief wordt vastgesteld aan de hand van het jaarloon van het voorgaande jaar. Is er geen jaarloon bekend dan wordt de eerste verloning als uitgangspunt genomen, op basis van deze verloning wordt een jaarloon berekend. Deze vaststelling is conform de regels van de belastingdienst. Dat wil dus zeggen dat Freepack niet herrekent als het vastgestelde jaarloon niet relevant is, omdat de uitzendkracht significant meer of minder gaat werken. Het vastgestelde jaarloon wijzigt immers niet. In dit geval zal het percentage handmatig aangepast moeten worden in programma 331.
Bedenk ook dat Freepack alleen het jaarloon kan vaststellen van verloningen die in Freepack plaatsvinden, dus als iemand een tweede baan of een uitkering heeft kan Freepack deze niet meenemen in de bepaling van het jaarloon en zal de vaststelling van het percentage dus lager uitvallen dan zou moeten.
De jaarlonen en de daarbij bijbehorende percentages bijzonder tarief zijn op te zoeken op de site van de belastingdienst (waarbij je voor het percentage bijzonder tarief met loonheffingskorting, de kolom standaard tarief en het verrekeningspercentage loonheffingskorting bij elkaar op dient te tellen).
Voor de 300 module:
- Maak een looncomponent aan bruto tegen bijzonder tarief voor de uitbetaling transitievergoeding
- Maak een nieuwe uitzending aan met een startdatum die valt binnen de laatste AOK
- Geef op tabblad 2 aan dat het een verloning betreft volgens groene tabel. Je kan geen uurloon en/of tarief invullen
- Koppel het looncomponent aan de uitzending
- Maak een werkbrief aan die valt in de laatst gewerkte week van de uitzendkracht voor de transitievergoeding, je kan in deze werkbrief geen uren invullen
- Pas indien nodig het percentage bijzonder tarief aan in programma 331/ tabblad 3
- Bereken de werkbrief. Je krijgt nu een loonstrook op de groene tabel
Voor de 500 module:
- Maak een looncomponent aan bruto tegen bijzonder tarief voor de uitbetaling transitievergoeding, volgens groene tabel
- Koppel het looncomponent in 532 in de laatst gewerkte periode van de medewerker.
- Is de loonstrook voor deze periode al berekend? Dan deze eerst corrigeren in programma 534
- Pas indien nodig het percentage bijzonder tarief aan in programma 331/ tabblad 3
- Bereken de periode. Je krijgt nu 1 loonstrook op de witte tabel voor de reguliere verloning en 1 loonstrook op de groene tabel
Het is mogelijk om de loonaangifte per maand aan te leveren terwijl u in de uitzendmodule per week of per 4 weken verloond. Ook is het mogelijk de maandverloning van de salarismodule via een vier weken aangifte aan te leveren. Maar de ervaring leert dat dit problemen kan geven als uw medewerker(s) uit dienst bij het UWV terecht komen. Het UWV baseert de berekening van het dagloon op de aangeleverde bedragen in de aangifte. Omdat alleen volledig afgeronde verloningsperioden meegaan in de aangifte, conform het handboek loonheffingen kan het dus zijn dat het loonbedrag in de aangifte hoger of juist lager is dan het werkelijk genoten loon. Wij raden dus altijd aan een maandverloning via een maandaangifte aan te geven en een 4 weken verloning via een vierwekenaangifte. U kunt eventueel bij de belastingdienst een subnummer aanvragen, mocht u de salaris en de uitzendmodule via 1 loonheffingsnummer aangeven terwijl u het salaris voor de vaste medewerkers per maand berekend.
Zie ook artikel 13.1 van het handboek loonheffingen: https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handboek-loonheffingen-lh0221t32fd.pdf
Vanaf 1-8-2021 zijn de percentages voor de Awf-premies verlaagd. Dit in samenhang met het intrekken van de Baangerelateerde Investeringskorting (BIK).
- Het percentage Awf-hoog wordt verlaagd van 7,70% naar 5,34%
- Het percentage Awf-laag wordt verlaagd van 2,70% naar 0,34%
Maandaangifte
Voor werkgevers die per maand aangifte loonheffingen doen, geldt de lagere premie voor al het loon dat vanaf 1 augustus 2021 (periode 8/week 30) wordt genoten. In programma ‘313-bedrijfsvereniging’ en ‘512-Bedrijfsvereniging’ is een nieuwe record aangemaakt met datum 1-8-2021 met daarin de nieuwe percentages.
4-wekenaangifte
Voor werkgevers die per 4 weken aangifte loonheffingen doen, geldt de premieverlaging voor al het loon dat vanaf 16 augustus (periode 9/week 33) wordt genoten. In programma ‘313-bedrijfsvereniging’ en ‘512-Bedrijfsvereniging’ is een nieuwe record aangemaakt met datum 16-8-2021 met daarin de nieuwe percentages.
Wanneer de nieuwe percentages daadwerkelijk worden toegepast in een verloning, hangt af van de periode die verloond wordt en of u een maand of 4-wekenaangifte doet. Hieronder zijn alle
mogelijke combinaties weergegeven:
Maandaangifte
- Weekverloning: vanaf week 30 en hoger → nieuwe Awf-percentage
- 4-wekenverloning: vanaf periode 8 (week 29 t/m 32) en hoger → nieuwe Awf-percentage
- Maandverloning: vanaf maand 8 (augustus) en hoger → nieuwe Awf-percentage
4-wekenaangifte
- Weekverloning: vanaf week 33 en hoger → nieuwe Awf-percentage.
- 4-wekenverloning: vanaf periode 9 (week 33 t/m 36) en hoger → nieuwe Awf-percentage
- Maandverloning: vanaf maand 8 (augustus) en hoger → nieuwe Awf-percentage.
Bij de eerste keer inloggen na het installeren van update 21.09, worden in programma ‘313-Bedrijfsvereniging’ en in programma ‘512-Bedrijfsvereniging’ de nieuwe verlaagde percentages automatisch toegevoegd in een nieuw datumrecord. Voor de 300-module worden tevens de percentages ‘WG-lasten’ in programma ‘312-Werkgever’ aangepast.
Dit geldt voor alle onderliggende administraties!
Controle na installeren update 21.09
Na het installeren van update 21.09 is het raadzaam te controleren of de nieuwe percentages per 01-08 of per 16-08 ook daadwerkelijk zijn toegevoegd. Dat kunt u doen door in het raadpleeg- of afdrukmenu naar programma 313 (uitzend) en programma 512 (salaris) te gaan.
Terugzetten van een back-up
Wanneer na het installeren van update 21.09 een back-up wordt teruggezet (via programma 119), die gemaakt is vóór update 21.09, dan moet Freepack opnieuw opgestart worden zodat de nieuwe verlaagde percentages weer kunnen worden toegevoegd in programma 313 en programma 512.
Indien u update 21.09 nog niet heeft geïnstalleerd, maar u heeft wel de volgende periodes verloond:
4-wekenaangifte
- Weekverloning: week 33 en hoger
- 4-wekenverloning: periode 9 (week 33 t/m 36) en hoger
- Maandverloning: maand 8 (augustus) of hoger
Maandaangifte
- Weekverloning: week 30 en hoger
- 4-wekenverloning: periode 8 (week 29 t/m 32) en hoger
- Maandverloning: maand 8 (augustus) of hoger
In deze gevallen zijn de verlaagde percentages niet toegepast in de verloning. Om toch gebruik te maken van de verlaagde percentages, dient u alle bovenstaande periodes te corrigeren. Indien u update 21.09 (inmiddels) nog niet heeft geïnstalleerd, dient u dat nu te doen. Daarna dient u de betreffende periodes opnieuw te verlonen.
Met de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW) krijgen ondernemers financiële ondersteuning tijdens de coronacrisis.
De NOW-regeling is bedoeld voor werkgevers die als gevolg van het Corona-virus kampen met een substantieel omzetverlies (tenminste 20%). Zij kunnen bij het UWV een aanvraag indienen voor een tegemoetkoming in de loonkosten, en hiervoor een voorschot ontvangen.
Hiermee kunnen zij werknemers met een vast en met een flexibel contract doorbetalen. De tegemoetkoming kan in ieder geval voor drie maanden aangevraagd worden.
Let op: Lees voordat u begint met het uitvoeren van de jaarafsluiting procedures eerst de gehele handleiding door, zodat u weet welke activiteiten u uit moet (laten) voeren.
Voor de start van de jaarafsluiting moet eerst update 23.12 zijn geïnstalleerd.
Voor de gehele handleiding over de procedure van jaarafsluiting 2023 kunt u in onze online documentatie op deze link lezen:
Jaarafsluiting 2023
Handig!
Voordat u écht van start gaat, past u de dagboeknummering aan. Dit maakt de herkenbaarheid van boekingen groter in de financiële administratie.
Instructiefilm Jaarstart Aanpassen dagboeknummer
De werkgever, die tenminste 20% omzetverlies verwacht, dient de aanvraag in bij het UWV.
Hij committeert zich vooraf aan de verplichting om voor zijn werknemers géén ontslag aan te vragen op grond van bedrijfseconomische redenen gedurende de periode waarover hij de tegemoetkoming aanvraagt. Hij zal het loon 100% doorbetalen.
De werkgever moet na afloop van de subsidieperiode een definitieve opgave van de omzetdaling indienen met daarbij een accountantsverklaring.
Voor meer informatie: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-financiele-regelingen/overzicht-financiele-regelingen/now
Belangrijk!
De 2024-wijzigingen worden geactiveerd door de installatie van update 24.01. De update mag pas worden geïnstalleerd, nadat de jaarafsluiting 2023 voor alle aanwezige Uitzend- en Salarisadministraties heeft plaatsgevonden. Installatie van update 24.01 is anders niet mogelijk. Afsluiting van de financiële administratie is niet direct noodzakelijk, deze kan later in het jaar worden uitgevoerd. Zorg er bij de installatie van update 24.01 voor, dat u als enige gebruiker in Freepack zit.
Instructiefilm Jaarstart Uitzendadministratie
Binnen Freepack dient de NOW-regeling via doorbetaalde uren verloond te worden. Doorbetaalde uren worden hetzelfde afgehandeld als normale uren. Doorbetaalde uren zijn daardoor grondslag voor de reserveringen en het pensioen, maar ook voor scholing en het sociaal fonds. Daarnaast gaan doorbetaalde uur mee in de loonaangifte als verloonde uren, wat belangrijk is voor de te hanteren Awf-premie en de (jeugd-)LIV.
Indien er onderscheid gemaakt moet worden tussen doorbetaalde uren in het kader van de NOW-regeling en de overige doorbetaalde uren, kan hiervoor een aparte ‘eigen’ inlener aangemaakt worden. Op basis van deze inlener kunnen verschillende overzichten afgedrukt worden.
- ‘F4-389’ voor verschillende overzichten wat betreft het soort verloonde uren.
- ‘F4-382- marge per inlener’ voor de kostprijs.
- ‘171-exporteren loonboekingen’ (aparte module) waarmee verschillende loongegevens geëxporteerd kunnen worden.
Let op: looncomponenten kunnen beter niet gebruikt worden, omdat deze alleen grondslag kunnen zijn voor de reserveringen (vinkjes aanzetten) en pensioen (juiste code kiezen), maar niet voor scholing of sociaal fonds. Daarnaast gaan looncomponenten niet mee in de aangifte als verloonde uren.
Laad het document opnieuw 
Openen in nieuwe tab