Jaarafsluiting Algemeen

De jaarafsluiting heeft uitsluitend betrekking op de verloning en staat daarom los van de Financiële administratie. Aangezien u in meerdere jaren kunt boeken, hoeft u de Financiële administratie nog niet af te sluiten.

Onderhoud

Afhandeling loongegevens

1. Voordat de jaarafsluiting gestart kan worden dient eerst de laatste update van het loonjaar geïnstalleerd te zijn.

2. In het inlogscherm, waar u gebruikersnaam en wachtwoord ingeeft, dient de datum op de laatste werkdag van het af te sluiten loonjaar gezet te worden. Het is alleen toegestaan om op deze manier de datum aan te passen, dus verander niet de datum van uw computer.

3. De verloning van de salarisadministratie dient tot en met week 52 (periode 13 / maand 12) geheel afgerond te zijn. Dit houdt concreet in dat:

• • • alle perioden zijn berekend (Berekenen 533),
    • en alle journaalposten van de verloning in alle administraties zijn verwerkt (Journaliseren 535).

4. De Loonaangifte (539) binnen de salaris moet afgehandeld worden voor de laatste periode van het af te sluiten loonjaar. Ook moet gecontroleerd worden met de optie “Controle LB totalen” in het afdrukmenu Aangifte LB premie (539) of de verschillen tussen collectief en nominatief niet meer dan maximaal 25 euro per categorie bedragen. Mocht het verschil voor één van de totalen meer dan 25 euro dan dient u contact op te nemen met de Helpdesk.

5.Voor degenen die meerdere administraties hebben en de salarismodule (500) ter beschikking hebben, is het raadzaam om ook in de administraties waar deze module niet is gebruikt het programma Bedrijfsvereniging (512) even te openen, een Enter op de weergegeven datum te geven en daarna weer te sluiten.

Procedure maken kopie van Freepack

Van de eindsituatie van het af te sluiten loonjaar dienen 2 kopieën gemaakt te worden, 1 externe kopie en 1 kopie op de computer zelf.

Kijk vooraf of er wel voldoende ruimte op de schijf aanwezig is voor alle gegevens. Mocht u hierbij assistentie nodig hebben dan kan altijd contact opgenomen worden met de Helpdesk. Indien u gebruik maakt van meerdere Freepack-omgevingen (bijv. een FPS-omgeving), dan dient de procedure uitgevoerd te worden voor elke bovenstaande Freepack-omgeving.

Zorg ervoor dat er geen andere gebruikers in Freepack zijn ingelogd.

Externe backup / kopie van de gehele Freepack omgeving op een extern medium (tape, ZIP-drive, USB, DVD etc.).

Voor de externe kopie dient u zelf zorg te dragen. Sluit het jaar niet af voordat de externe kopie is gemaakt. Mocht er namelijk iets fout gaan in de hierop volgende procedure dan kunnen de gegevens altijd weer worden teruggehaald van de externe kopie. Deze externe kopie mag niet meer gebruikt worden voor andere doeleinden. Controleer voor de zekerheid altijd of de gewenste gegevens effectief op het medium van de externe kopie staan. Dit medium dient ergens buiten het gebouw bewaard te worden, zodat in voorkomende gevallen altijd nog teruggegaan kan worden naar de back-up.

Kopie op de computer zelf voor de verdere afhandeling van de jaarafsluiting

In Beveiligingen (119) is een optie “Jaarafsluiting Backup” beschikbaar. Deze kopieeractie wordt uitgevoerd in de administratie waar Freepack mee wordt gestart. Alle onderliggende administraties worden dan ook gekopieerd. Deze kopie moet u ook uitvoeren.

Jaarwerk

Basisinstellingen

Bij controles door instanties wordt regelmatig gevraagd om de instellingen binnen het systeem

zoals die in een bepaald jaar zijn gehanteerd. Wij raden u dan ook aan om de volgende afdrukken te maken:

Werkgever (511)

Bedrijfsvereniging (512)

Journaalposten

Via het afdrukmenu Journaalposten (535), kunt u de journaalposten afdrukken om inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij loontijdvak voor de bij u gebruikelijke soort verloning. Vink “Alleen gen. totaal” aan. Omdat op dit moment alle journaalposten verwerkt zijn, dient u de optie “Alleen nog niet verwerkte journaalposten” niet aan te vinken.

Betaallijst

Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van het af te sluiten loonjaar is het nuttig om een Betaallijst (536) af te drukken. De openstaande saldi worden meegenomen naar het nieuwe loonjaar.

Loonstaat

Via het afdrukmenu Loonstaat (538), dient u de loonstaten af te handelen. Zorg er voor dat “Alleen generaal totaal” en “Totaal per werknemer” niet zijn aangevinkt zodat u per werknemer een loonstaat krijgt afgedrukt.

Premiekorting

Via het afdrukmenu Premiekorting (539), dient u de premiekorting per Loonheffingsnummer af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting van de premiekorting in loonbelastingaangiftes.

Loonopgave Bedrijfsvereniging

Via het afdrukmenu Loonopgave Bedrijfsvereniging (540), dient u de loonopgave af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Zorg er voor dat de laatste loonaangifte van het af te sluiten loonjaar al is gemaakt.

Verzamelloonstaat

Indien u dit wenst, kunt u via het afdrukmenu Verzamelloonstaat (552), afdrukken.

Jaaropgave’s Uitzendkrachten

Via het afdrukmenu Jaaropgaven Werknemers (554), kunt u de jaaropgaven van de uitzendkrachten afdrukken.

Jaaropgave Pensioen

Via het afdrukmenu Jaaropgave Pensioen (556), kunt u een overzicht laten afdrukken die inzicht geeft in de opgebouwde pensioenen en af te dragen premies over het af te sluiten loonjaar. Kies bij soort pensioen voor ALLE.

Jaarafsluiting

Na het aanmaken van de benodigde kopieën kan worden overgegaan tot de jaarafsluiting van de Salarisadministratie. De jaarafsluiting dient u in elke administratie en in elk filiaal uit te voeren. Deze afsluiting vindt plaats in de actuele (van het huidige jaar) Freepack omgeving. Er kan worden volstaan met de feitelijke jaarafsluiting van de salarisadministratie en eventueel de uitzendadministratie.

Zorg ervoor dat de datum in de Freepack-programmatuur op een datum in het af te sluiten loonjaar staat. De datum kan gewijzigd worden in het opstartscherm.

Als u de beschikking hebt over de Salarisadministratie (500) dan dient deze afgesloten te worden. In elke administratie waar gebruik gemaakt wordt van deze functie dient Jaarafsluiting (551) gedraaid te worden.

De actuele Freepack omgeving is nu geschikt gemaakt voor de verdere verwerking van gegevens van het nieuwe loonjaar. Voordat er een verloning in het nieuwe loonjaar verwerkt kan worden dient eerst de update met de rekenregels voor het nieuwe loonjaar geïnstalleerd te zijn; deze update verwachten wij in de eerste week van januari aan u te verzenden. Bij de update ontvangt u een uitgebreide beschrijving van de uit te voeren handelingen (o.a. het invoeren van de diverse percentages).

Alle loonspecificaties, jaaropgaven van de werknemers, de loonstaat van het voorgaande loonjaar kunnen nu in de huidige versie van Freepack afgedrukt of geraadpleegd worden.

Bij de eerstvolgende keer dat de gegevens naar een filiaal worden teruggestuurd zullen ook de historische loonboekingen (van het voorgaande jaar) worden verzonden. Het exportbestand zal eenmalig groter zijn en als gevolg daarvan zal de duur van de export- en import procedures ook langer zijn dan normaal.

Afdrukken

Mogelijkheid tot het afdrukken van het jaarwerk.

De jaarafsluiting heeft uitsluitend betrekking op de verloning en staat daarom los van de Financiële administratie. Aangezien u in meerdere jaren kunt boeken, hoeft u de Financiële administratie nog niet af te sluiten.

Dit document bevat vier onderdelen, te weten:

1. Een beschrijving van de afhandeling van de loongegevens van het voorgaande jaar.
2. Een procedure voor het maken van een kopie van Freepack, zodat de diverse gegevens die aangeleverd moeten worden op een later tijdstip aangemaakt kunnen worden en de start van het huidige verloningsjaar zo snel mogelijk plaats kan vinden. Zie “kopie eindsituatie jaarafsluiting “.
3. De procedurebeschrijving voor de “jaarafsluiting “.
4. De procedurebeschrijving voor het “jaarwerk “.

Lees voordat u begint met het installeren eerst het gehele document door, zodat u weet welke activiteiten u uit moet (laten) voeren.

Jaarafsluiting voor nieuwe klanten die met ingang van het nieuwe jaar met Freepack beginnen.

Hebt u in het voorgaande jaar “schaduw gedraaid”, dan dient dit eerst geschoond te worden. U dient hiervoor een afspraak te maken met Freepack over het tijdstip waarop dit zou kunnen worden uitgevoerd.

Voorbereiding op de jaarafsluiting:

De volgende twee activiteiten zijn bedoeld om een controle uit te voeren op de status van het systeem. Deze activiteiten kunnen vooruitlopend op de jaarafsluiting worden uitgevoerd en zijn bedoeld om te voorkomen dat eventuele problemen pas op het laatste moment blijken. Dit geeft iedereen de tijd dit in alle rust op te lossen. In alle vestigingen waar meerdere administraties zijn dient de volgende procedure uitgevoerd te worden. F12 in het hoofdmenu; er verschijnt nu een overzicht van de actieve administraties; de knop “controle” en alle administraties worden gecontroleerd.

Afhandeling werkzaamheden:

1. Voordat de jaarafsluiting gestart kan worden, dient eerst de laatste update van dat jaar geïnstalleerd te zijn.

2. Alle werkbrieven c.q. loonboekingen over het voorgaande jaar dienen eerst verwerkt en afgehandeld te zijn. Als u beschikt over meerdere administraties (filialen) dienen alle procedures m.b.t. filiaalbeheer (import- export en samenvoegen) ook afgerond te zijn.

3. De datum binnen de Freepack programmatuur dient in het inlogscherm (waar gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd worden) op 31 december van het voorgaande jaar gezet te worden. Het is alleen toegestaan om op deze manier de systeemdatum aan te passen, dus verander niet de datum van uw computer. Wanneer de eerste dagen van het nieuwe jaar behoren tot de laatste week van het voorgaande jaar, dient u eventuele gewerkte uren die nog in de verloning van het voorgaande jaar meegenomen dienen te worden, te boeken in de laatste week van dat voorgaande jaar.

4. De verloning van de salarisadministratie dient van het voorgaande jaar geheel afgerond te zijn. Dit houdt voor de salarisadministratie van vast personeel concreet in dat:

• alle eventuele mutaties zijn berekend (Berekenen 533);
• bij vierwekelijkse verloning ook eventueel week 53 berekenen in periode 14.
• alle journaalposten van de verloning zijn verwerkt (Verwerken journaalposten 535)

5. Indien u gebruik maakt van de Facturatie-module (400), moeten alle factuurregels van het voorgaande jaar afgedrukt en gejournaliseerd zijn.

6. De Aangifte LB digitaal (539) moet afgerond zijn