In het raadpleegmenu inkoopfacturen (232) en verkoopfacturen (242) is een vinkje ‘alleen actief’ toegevoegd. Default worden nu alleen de actieve debiteuren en crediteuren getoond.
Auteur: Freepack Software BV - LG
Vergetelheid
Als een uitzendkracht in de BackOffice op vergetelheid wordt gezet (331 uitzendkrachten > tabblad 2 > Blokkade voor uitzenden) dan blijft deze toch zichtbaar in de FrontOffice.
Wat is er aangepast?
In de FrontOffice is een nieuwe prullenbak ‘kandidaten in vergetelheid’ toegevoegd onder het tabblad Administrator. De uitzendkracht wordt dus niet verwijderd maar wordt ‘onzichtbaar’ gemaakt in de FrontOffice en wordt verplaatst naar deze nieuwe prullenbak.
De Backoffice is leidend voor de status vergetelheid. Mocht u de kandidaat weer zichtbaar willen maken in de FrontOffice dan dient deze uitzendkracht in de BackOffice van vergetelheid afgehaald te worden.
AVG en de Sollicitatiecode
De NVP Sollicitatiecode geeft als richtlijn dat sollicitatiegegevens vier weken na afwijzing moeten worden vernietigd. Wel kun je de kandidaten toestemming vragen om hun gegevens een jaar te mogen bewaren. Na een jaar mag je hen opnieuw benaderen voor het verlengen van hun toestemming en het actualiseren van hun gegevens.
Nieuwe status afgewezen
In de persoonlijke details van de kandidaat kan een nieuwe status ‘afgewezen’ worden geselecteerd. Wanneer een kandidaat de nieuwe beschikbaarheidsstatus ‘afgewezen’ krijgt moet een uitschrijfdatum opgegeven worden. Standaard staat deze op 4 weken na afwijzing. Wanneer de kandidaat daar toestemming voor heeft gegeven kan deze uitschrijfdatum voor een jaar worden verlengd.
Automatisch verwijderen
Als u de FrontOffice opstart en de datum van de ‘uitschrijfdatum’ is gelijk of ouder aan de inlogdatum dan wordt er een melding gegeven dat er kandidaten zijn die verwijderd moeten worden . Als u ‘OK’ geeft, dan worden de betreffende kandidaten naar de prullenbak verplaatst met een code ‘AVG’.
De herstelprocedure bestaat uit een gedeelte wat automatisch door het pakket wordt uitgevoerd en, indien nodig, een vervolgactie wat onder begeleiding van de Helpdesk moet worden uitgevoerd.
Deze procedure dient uitgevoerd te worden in elke administratie waarin de Uitzendmodule actief is.
Onderdeel van de automatische correctie is het maken van een kopie van de bestanden, dit wordt bij het volgen van onderstaande stappen automatisch uitgevoerd. U dient er derhalve voor te zorgen dat buiten uzelf alle gebruikers het pakket hebben afgesloten. U kunt dit vooraf controleren via prog. 119 Beveiliging – Systeem Controle – Toon ingelogde users systeem.
- Installeer update 20.15.
- Start het pakket en ga naar programma 331 Uitzendkrachten. Hiermee wordt op de achtergrond automatisch een controle uitgevoerd.
- Ga vervolgens naar het afdrukmenu (F4) en kies voor programma 331 Uitzendkrachten – Controles – Reserveringen herstellen.
- Kies naar wens voor “PDF bestand” of “Afdrukken” om een overzicht aan te maken waarop uitzendkrachten worden getoond waarbij verschillen in de reserveringen zijn aangetroffen. Vervolgens wordt er een kopie gemaakt van de bestanden en hierna wordt het overzicht aangemaakt. De verschillen die automatisch hersteld kunnen worden zijn nu afgehandeld.
Op het overzicht kunt u zien welke uitzendkrachten handmatig moeten worden hersteld. Hiervoor dient u een afspraak te maken met onze helpdesk. - Om deze herstelactie uit te voeren moet de helpdesk weten in welke AOK de reserveringen moeten worden hersteld. Zoek dit voor elke betreffende uitzendkracht op en noteer alles in een document.
- Herhaal deze stappen voor elke administratie waarin de uitzendmodule actief is.
- U kunt nu contact opnemen met onze helpdesk om een afspraak voor de herstelactie in te plannen.U kunt bellen op 0172-427027 of mailen naar helpdesk@freepack.nl.
In programma 331 Uitzendkrachten > AOK kan een einddatum worden ingegeven. In een eerstvolgende loonaangifte zal deze einddatum worden opgenomen en zal het NumIV (nummer inkomstenverhouding) worden
beëindigd.
Als naderhand de einddatum wordt aangepast dan zal voor deze AOK een extra NumIV worden aangemaakt.
Dit hebben we aangepast in update 20.14; er wordt geen extra NumIV meer aangemaakt. Tevens wordt in de controle van de loonaangifte een nieuwe melding getoond dat de einddatum van de AOK gewijzigd is. Dit is slechts een ‘signalering’, u hoeft hoeft verder geen actie te ondernemen.
De controle loonaangifte is tevens uitgebreid met een procedure die de in het verleden ontstane gevallen automatisch corrigeert. Met andere woorden, de extra NumIV wordt automatisch ingetrokken.
Na eerdere aanpassingen van de loonaangifte bleef nog een aantal meldingen over. De meeste meldingen zullen bij het aanmaken van een nieuwe loonaangifte met deze update zijn opgelost.
Wanneer u binnen de Urenportal gebruik maakt van onderliggende filialen dan is het nu ook mogelijk om de default namen (filiaal 1, filiaal 2 etc.) binnen de filiaalswitch door ons te laten aanpassen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.
In update 2.6 van de Urenportal hebben we in de opmerkingskolom op het tabblad ‘goedgekeurd’ een rood icoontje toegevoegd wanneer de goedgekeurde werkbrief door de BackOffice niet opgehaald kan worden. Dat kan een technische oorzaak hebben maar het kan ook zo zijn dat de werkbrief reeds is ingevoerd (en eventueel verloond is) in de BackOffice.
Wanneer de reden een technische oorzaak heeft dan kan de klant in de BackOffice opnieuw proberen om het werkbriefje op te halen. Mocht de week (per ongeluk) al ingevoerd zijn in de BackOffice dan dient het uitzendbureau het werkbriefje in de FrontOffice handmatig op de status verwerkt te zetten.
Het is nu mogelijk om werkbriefjes (ongeacht de status) in de UrenPortal af te drukken. Binnen de detailpagina van de werkbrief is rechtsonder een nieuwe knop ‘afdrukken’ toegevoegd. De afdruk wordt in eerste instantie geopend als voorbeeld en binnen deze pagina kan er gekozen worden voor afdrukken of downloaden naar een .PDF bestand.
Tevens kan er gekozen worden voor een afdruk met onderaan de pagina ruimte voor het zetten van handtekeningen.
Met update 2.6 is de mogelijkheid toegevoegd om in de UrenPortal (in het tabblad opgenomen uren) roostervrije uren in te voeren in het werkbriefje.
Om roostervrije uren te kunnen invoeren dient in de Backoffice in programma 331 Uitzendkrachten (tabblad 3) en in 335 Uitzendingen (tabblad 2) een vinkje worden gezet in het veld ‘roostervrije dagen toepassen’. Tevens moet in programma 181 Instellingen > Constanten voor het versturen het veld ‘Ingave opname roostervrije uren toestaan’ worden aangevinkt.
Daarna dienen de reeds verstuurde uitzendingen nogmaals naar de UrenPortal worden verstuurd via programma 182 Versturen.
Let op: update 20.14 van de Backoffice dient geïnstalleerd te zijn om in de Urenportal gebruik te kunnen maken van roostervrije uren.