Updates Backoffice UZB

De wens bestond om een mogelijkheid te maken een (werkgevers)voorziening voor de transitievergoeding te treffen, zodat deze ook doorberekend kan worden aan de inleners. Aangezien een transitievergoeding niet altijd betaald hoeft te worden (als de uitzendkracht zelf weggaat, is er geen recht op een transitievergoeding) kun je hier geen reservering voor opbouwen.

In programma 312 Werkgever hebben we op het tweede tabblad naast de kolom‘% Leegloop’ een nieuwe kolom ‘% Voorziening Transitieverg.’ toegevoegd. Per BV kan hier een percentage voor worden ingevoerd.

In programma 316 Grootboekrekening tabblad 4 moeten er twee grootboekrekeningen gekoppeld worden aan deze voorziening; debet een kostenrekening en credit een balansrekening. Mocht u nog geen grootboekrekeningen hebben aangemaakt voor deze voorziening dan kunt u deze alsnog aanmaken in programma 216.

Aan het afdrukprogramma 389 Loonboekingen is onder punt u. de mogelijkheid toegevoegd om per debiteur een overzicht af te drukken hoeveel er per uitzendkracht (per boeking) is voorzien voor de transitievergoeding.

In programma 343 Pro forma berekening kunt u middels een nieuw veld ‘Tr.Verg.’ de voorziening wel of niet opnemen in de kostprijsberekening.

De voorziening wordt berekend over normale uren, doorbetaalde uren, ziekuren, toeslaguren, overwerkuren, prestatieloon en vakantiegeld (opbouw en direct uitbetaald).

Vanaf deze update is de pro forma uitgebreid met de mogelijkheid om alvast een kostprijsberekening uit te voeren voor het volgende loonjaar. Belangrijk om te vermelden is dat op het moment van uitleveren nog niet alle percentages voor volgend jaar bekend zijn. U kunt deze percentages daarom zelf ingeven en/of wijzigen.

Het percentage voor de werkhervattingskast (WHK) en aanvulling ziektewet (ZW) dient u altijd zelf in te vullen, omdat dit bedrijfsspecifieke percentages zijn. Deze percentages ontvangt u jaarlijks eind november van de belastingdienst.

In programma 343 is linksonder een nieuwe button ‘percentages 2021’ toegevoegd. Hier kunt u de percentages voor 2021 invullen. Direct naast deze nieuwe button kan middels een vinkje de kostprijs voor 2021 worden aangevinkt. Daarna kan via tabblad 5 de kostprijs van 2021 worden opgevraagd. In dit tabblad kan met dit vinkje snel geschakeld worden tussen beide jaren.

Zowel de procedure en afhandeling van schermen als de achterliggende techniek zijn aangepast. Er wordt nu voornamelijk gekeken naar overeenkomend KVK en BTW nummer, waardoor XML facturen beter worden herkend. De procedure was eerst afhankelijk van het soort document (PDF of XML), maar is nu gelijkgetrokken.

De mogelijkheid om een nieuwe crediteur aan te maken is verplaatst naar het overzicht met crediteuren.

Kiest u voor:
1) nieuwe crediteur – dan wordt eerst de nieuwe crediteur aangemaakt en vervolgens de nieuwe inkoopboeking.
Voor de nieuwe crediteur kunnen alle NAW gegevens worden ingevuld, het KvK- en BTW-nummer worden automatisch gevuld vanuit het xml-bestand.
2) bestaande crediteur door deze in het bovenste vak te selecteren – dan wordt op de betreffende crediteur de nieuwe inkoopboeking aangemaakt.
3) bestaande factuur (selecteer deze in het onderste vak) – dan wordt het document gekoppeld aan een bestaande inkoopboeking.
Op deze wijze kunt u de hele inkoopadministratie met terugwerkende kracht digitaliseren.

In het raadpleegmenu inkoopfacturen (232) en verkoopfacturen (242) is een vinkje ‘alleen actief’ toegevoegd. Default worden nu alleen de actieve debiteuren en crediteuren getoond.

De herstelprocedure bestaat uit een gedeelte wat automatisch door het pakket wordt uitgevoerd en, indien nodig, een vervolgactie wat onder begeleiding van de Helpdesk moet worden uitgevoerd.
Deze procedure dient uitgevoerd te worden in elke administratie waarin de Uitzendmodule actief is.
Onderdeel van de automatische correctie is het maken van een kopie van de bestanden, dit wordt bij het volgen van onderstaande stappen automatisch uitgevoerd. U dient er derhalve voor te zorgen dat buiten uzelf alle gebruikers het pakket hebben afgesloten. U kunt dit vooraf controleren via prog. 119 Beveiliging – Systeem Controle – Toon ingelogde users systeem.

1. Installeer update 20.15.
2. Start het pakket en ga naar programma 331 Uitzendkrachten. Hiermee wordt op de achtergrond automatisch een controle uitgevoerd.
3. Ga vervolgens naar het afdrukmenu (F4) en kies voor programma 331 Uitzendkrachten – Controles – Reserveringen herstellen.
4. Kies naar wens voor “PDF bestand” of “Afdrukken” om een overzicht aan te maken waarop uitzendkrachten worden getoond waarbij verschillen in de reserveringen zijn aangetroffen. Vervolgens wordt er een kopie gemaakt van de bestanden en hierna wordt het overzicht aangemaakt. De verschillen die automatisch hersteld kunnen worden zijn nu afgehandeld.
   Op het overzicht kunt u zien welke uitzendkrachten handmatig moeten worden hersteld. Hiervoor dient u een afspraak te maken met onze helpdesk.
5. Om deze herstelactie uit te voeren moet de helpdesk weten in welke AOK de  reserveringen moeten worden hersteld. Zoek dit voor elke betreffende uitzendkracht op en noteer alles in een document.
6. Herhaal deze stappen voor elke administratie waarin de uitzendmodule actief is.
7. U kunt nu contact opnemen met onze helpdesk om een afspraak voor de herstelactie in te plannen.U kunt bellen op 0172-427027 of mailen naar helpdesk@freepack.nl.

In programma 331 Uitzendkrachten > AOK kan een einddatum worden ingegeven. In een eerstvolgende loonaangifte zal deze einddatum worden opgenomen en zal het NumIV (nummer inkomstenverhouding) worden
beëindigd.

Als naderhand de einddatum wordt aangepast dan zal voor deze AOK een extra NumIV worden aangemaakt.

Dit hebben we aangepast in update 20.14; er wordt geen extra NumIV meer aangemaakt. Tevens wordt in de controle van de loonaangifte een nieuwe melding getoond dat de einddatum van de AOK gewijzigd is. Dit is slechts een ‘signalering’, u hoeft hoeft verder geen actie te ondernemen.

De controle loonaangifte is tevens uitgebreid met een procedure die de in het verleden ontstane gevallen automatisch corrigeert. Met andere woorden, de extra NumIV wordt automatisch ingetrokken.

Na eerdere aanpassingen van de loonaangifte bleef nog een aantal meldingen over. De meeste meldingen zullen bij het aanmaken van een nieuwe loonaangifte met deze update zijn opgelost.

In programma ‘F4-348’ is een nieuw afdrukprogramma toegevoegd ‘Verlofmeldingen (WAZO)’. Binnen dit programma kunnen de ingevoerde, aangemelde, ingetrokken en herstelde verlofmeldingen (zwangerschap, adoptie, pleegzorg, meerlingenverlof en aanvullend geboorteverlof) worden afgedrukt.

Het is vanaf update 20.13 niet meer mogelijk om het AOK veld in programma ‘335-uitzendingen’ te wijzigen wanneer er al verloond is op deze uitzending. Dit veld is grijs en geblokkeerd en kan alleen nog maar gewijzigd worden als alle loonstroken worden tegengeboekt.

Als er een nieuwe dienstbetrekking is (nieuwe AOK of een verlenging van de AOK), dan moet er een nieuwe uitzending worden aangemaakt. Het aanpassen van het AOK veld in de uitzending kan leiden tot problemen wanneer er oude boekingen gecorrigeerd worden. Deze worden namelijk bij het opboeken verloond met de aangepaste AOK. Vandaar dat dit veld vanaf nu geblokkeerd is

Aan programma ‘331-Uitzendkrachten-AOK’ is een extra controle toegevoegd die controleert of de startdatum van de AOK niet voorbij de startdatum van de gekoppelde uitzending(en) ligt.

 Voorbeeld
Het is nu nog mogelijk om na het aanmaken van een uitzending met als startdatum 01-01-2020 de startdatum van de gekoppelde AOK te wijzigen naar bijvoorbeeld 02-01-2020. Dit is aangepast in update 20.13; de gebruiker krijgt nu een melding en kan de wijziging niet opslaan. Mocht er een verkeerde startdatum zijn ingegeven in de AOK dan dient eerst de gekoppelde uitzending verwijderd te worden. Pas daarna kan de startdatum van de AOK worden aangepast en een nieuwe uitzending worden aangemaakt.

We hebben ervoor gekozen deze controle alleen toe te passen wanneer er nog NIET verloond is. Als er wel verloond is, dan is het veld ‘startdatum’ namelijk grijs (zie ook de aanpassing ‘Wijzigen AOK na een verloning’) en geblokkeerd en kan deze pas worden aangepast als alle boekingen worden gecorrigeerd.