Aanmaken Exportbestand

Vanuit de administratie waarin u werkzaam bent, kunt u exporteren voor alle administraties, die bij u op het systeem aanwezig zijn. U hoeft dus niet eerst van administratie te veranderen. Beschikt u over één administratie, dan wordt dit op het scherm getoond bij functie: Administratie(s).

Exportdefinitie

Een exportdefinitie is de gehele verzameling van alle bij elkaar behorende ingevoerde schermgegevens om een exportbestand aan te maken.
Het kenmerk van de exportdefinitie is een korte unieke naam van 8 posities. Op basis van deze korte naam kunt u eerder gemaakte definities weer oproepen en wijzigen. Met <F3> kunt u alle reeds aangemaakte exportdefinities raadplegen en hieruit een keuze maken om te muteren.
Deze kunt u zelf invoeren of opzoeken d.m.v. F3 of een muisklik op de puntjesbutton.
Aan de exportdefinitie kunt u een verklarende naam/omschrijving meegeven van 40 posities.

Eenmalige definitie:

Wilt u de in te voeren gegevens en selectievoorwaarden niet opslaan om later opnieuw te gebruiken, dan kunt u met <F9> een eenmalige definitie aanmaken.

Mutatiedatum:

Door het systeem wordt voor u bijgehouden wanneer u de definitie heeft aangemaakt of voor het laatst heeft gemuteerd.

Uitvoerdatum en tijd:
Indien u de exportdefinitie gaat verwerken c.q. uitvoeren houdt het systeem bij wanneer dit de laatste keer is uitgevoerd.

Functie

1. Selecteren
2. Sorteren
3. Exporteren
4. Administratie(s)
5. Afwijkende constanten

Achter de functies staat aangegeven of deze reeds door u zijn ingegeven (Aanwezig/Niet aanwezig).

Bij “Sorteren” wordt altijd de standaard door het systeem aangeboden sorteervolgorde weergegeven.

Bij “Administratie(s)” staat, indien u met één administratie werkt, de administratienaam. Werkt u met meer administraties, dan dient u te selecteren voor welke administraties u wilt exporteren.

1. Selecteren

Met een druk op de Entertoets of een dubbelklik met de muis, komt de invoerregel tevoorschijn. Hierin kunt u een selectie meegeven. Onderin de “gele” balk, staan functietoetsen beschreven.
Zijn er reeds selectievoorwaarden ingegeven, dan kunt u met F7(=NULSTELLEN) alle ingegeven selectievoorwaarden verwijderen.
Op bijna alle rubrieken kunt u selecteren met een waarde ‘van’ en ‘t/m’. Het systeem controleert na ingave of er een correcte invoer heeft plaatsgevonden. Is er geen ‘van’ en ‘t/m’, dan betreft het de ingave van een keuzeveld, zie onderstaande mogelijkheden.
Velden waarop u niet wilt selecteren hoeft u niet in te gegeven.

2. Sorteren.

Met een druk op de Entertoets of een dubbelklik met de muis, geeft u de sorteervolgorde aan.
Geeft u geen sortering in, dan wordt de volgorde bepaald door het systeem, deze is weergegeven op het selectie-identificatie-scherm.
Er kan gesorteerd worden met een totale lengte van 51 posities.
Het sorteerniveau kunt u per rubriek bepalen, maar moet wel een aansluitende reeks van niveaus vormen.
Achter elke rubriek staat de sorteerlengte vermeld, deze wordt door het systeem bepaald en staat niet direct in verhouding tot de voor u werkelijke lengte van de rubriek.
Bij Alfanumerieke velden is de sorteerlengte gereduceerd tot 8 posities, hier wordt gesorteerd op de eerste 8 posities van het gekozen veld.
Onderin de “gele” balk, staan functietoetsen beschreven.

3. Exporteren.

Met een druk op de Entertoets of een dubbelklik met de muis, geeft u aan wat er allemaal in het export bestand moet komen. Achter de rubriek komt dan een “J” te staan. Nogmaals dubbelklikken of een druk met de Entertoets, wordt de “J” verwijderd.
Achter de rubriek staat de gemiddelde exportlengte vermeld, totaal kunnen 3000 posities per record opgenomen worden.
Onderin de “gele” balk, staan functietoetsen beschreven.

4. Administraties.

Beschikt u over meer dan één administratie, dan dient u te selecteren voor welke administratie(s) u het exportbestand wilt vullen.
U kunt hier maximaal 10 reeksen opgeven met administratienummers. Het systeem controleert of er actieve administraties aanwezig zijn binnen de ingegeven reeks.
Onderin de “gele” balk, staan functietoetsen beschreven. Werkt u met één administratie, dan kunt u geen reeksen met administratienummers ingeven.

Let op! u selecteert administraties, het sorteren op administratienummer doet u bij sorteren. De volgorde van ingave maakt derhalve niet uit, u kunt bijvoorbeeld eerst ingeven administratie 100 t/m 105 en daarna 1 t/m 1.

5. Afwijkende constanten.

In het programma ‘onderhouden constanten’ heeft u de vaste constanten aangemaakt.
Per exportdefinitie kunt u hiervan afwijken. Dit komt voor indien u met verschillende kantoorpakketten werkt.
De plaats van de exportbestanden en de standaard extensie kunnen hier niet worden ingegeven, daar dit alleen de standaard instelling betreft.
De naam en de werkelijke plaats van het bestand wordt direct bepaald bij de exportdefinitie, welke verderop uiteengezet wordt.
Voor de beschrijving van de velden: zie Constanten (711).

Exportbestand

Hier kunt u de fysieke naam van het exportbestand ingeven. De naam is maximaal 8 posities met een extensie van 3 posities, bijvoorbeeld ‘DEBITEUR.CSV’.
Door het systeem wordt gecontroleerd of u de juiste schrijfwijze (syntax) hanteert en of u namen gebruikt, die door het operating-system gebruikt worden. Maakt u hierbij fouten, dan krijgt een duidelijke melding op uw scherm te zien.
Geeft u de exportbestandsnaam in gevolgd door een punt, dan wordt automatisch de standaard extensie gekoppeld aan de naam.

Directory

Standaard wordt bij een nieuwe exportdefinitie de directory uit de constanten getoond, deze kunt u wijzigen. Wordt een directory ingegeven, dan wordt deze gecontroleerd op schrijfwijze en aanwezigheid. Bestaat de directory niet, dan wordt gevraagd of u deze aan wilt maken.
Bij een foute ingave krijgt u een melding op het scherm.
(schrijfwijze directory)

Nadat de directory bekend is waarin het exportbestand moet worden opgeslagen, wordt de controle uitgevoerd of het exportbestand fysiek op schijf aanwezig is.
Indien het bestand reeds bestaat kunt u 2 meldingen krijgen:

1. Export bestand reeds aanwezig, overschrijven?
2. Onbekend bestand aanwezig, overschrijven?

Bij melding 2 hebt u waarschijnlijk de naam ingegeven van een bestaand bestand, dat niet is aangemaakt door de exportmodule. Indien u dit bestand niet kent overschrijf het dan niet.

Geen exportbestand:

Het systeem laat het ook toe, dat u geheel geen exportbestand ingeeft. U kunt namelijk ook exportdefinities aanmaken zonder dat u ze direct wilt uitvoeren c.q. verwerken.
Geeft u geen bestandsnaam in, dan gaat het systeem verder naar Accoord, zonder te vragen of u de definitie wilt uitvoeren.

Aan het exportbestand kunt u een verklarende naam/omschrijving meegeven van 38 posities.

Op het scherm wordt tevens weergegeven de mutatiedatum, de status van het exportbestand en de verkorte naam van de gebruiker, die het exportbestand heeft gemuteerd.

Uitvoeren

Bij uitvoeren kunt u aangeven of u de exportdefinitie nu wilt uitvoeren c.q. verwerken (J/N).
U kunt u ook besluiten de verwerking op een later tijdstip uit te voeren.

Nadat de verwerking is gestart, wordt in een verkleind venster de voortgang weergegeven.

Indien de verwerking gereed is, wordt dit op het scherm getoond. Tevens laat het systeem de naam en plaats van het exportbestand zien.

Heeft u selectievoorwaarden ingegeven en het systeem kan geen gegevens vinden, dan wordt de volgende boodschap getoond: “Er voldoen geen records aan ingegeven selectie”.

Verwijdert u een exportdefinitie, dan blijft de exportidentificatie met het eventueel aanwezige exportbestand bestaan.

Wilt u de exportdefinities en/of exportbestanden verwijderen, dan kunt u dit op een gecontroleerde wijze doen met het programma Exportbestanden (712)