Automatische Incasso (408)

Een automatische incasso kan gemaakt worden, nadat de volgende programma’s ingericht zijn:

– in Betaalrekeningen (217) dient een incassantID te zijn ingevuld;

– in Debiteuren (241) dient een IBAN nummer ingevuld te zijn en op tabblad ‘aanvulling’ moet ‘automatische incasso’ aangevinkt worden;

– in Factuur Lay-outs (403) dient een aparte lay-out aangemaakt te worden voor de automatische incasso;

– In Factuur adressen (410) dient bij de betreffende debiteur de juiste lay-out gekoppeld te worden en ‘automatische incasso’ dient aangevinkt te worden.

Onderhoud

In dit scherm worden de facturen weergegeven die klaar staan om geïncasseerd te worden. Factuurregels kunnen hier nog gewijzigd, verwijderd, of toegevoegd worden.

Sequentie

Per factuur wordt de sequentie aangegeven. De sequentie geeft aan of een factuur voor de eerste keer geïncasseerd wordt of dat het om een volgende factuur gaat.

De sequentie staat op ‘FRST’ als het de eerste factuur is of als het rekeningnummer van de debiteur gewijzigd is. Het kan voorkomen dat er meerdere facturen bij dezelfde debiteur met hetzelfde rekeningnummer op ‘FRST’ staan. In dit geval verschijnt de volgende melding:

De eerste factuur zal geaccepteerd worden door de bank, de tweede factuur niet.

Er zijn nu twee mogelijkheden:

1 – Zorg ervoor dat er één factuur op ‘FRST’ blijft staan en verwijder de overige facturen. Het incassobestand kan hierna gemaakt worden. Na een aantal dagen (gemiddeld duurt de verwerking bij de bank 6 werkdagen) kan een nieuw incassobestand gemaakt worden. De eerder verwijderde facturen moeten nu handmatig toegevoegd worden (deze facturen moeten op ‘RCUR’ staan).

2 – Een andere mogelijkheid is het samenvoegen van de facturen die op ‘FRST’ staan.

Inleesbestand en afdruk

Wanneer de optie ‘Inleesbestand aanmaken’ aangevinkt staat, dan wordt in de map ‘..\Freepack\data001’ een inleesbestand opgeslagen. Deze kan gebruikt worden om via Kas/Bank/Giro (251) de facturen automatisch in te lezen. Per aangemaakt incassobestand wordt er een aparte afdruk gemaakt voor alle ‘FRST’ incasso’s van een bepaalde datum en een aparte afdruk van alle RCUR incasso’s van een bepaalde datum.

Wijzigingen

Wanneer bij een debiteur het IBAN-nummer wijzigt, dan word de sequentie automatisch op ‘FRST’ gezet. Aanpassingen in de sequentie (van FRST naar RCUR of andersom) in het dropdown menu worden bij het verlaten van het incasso-scherm (via escape of kruisje) NIET opgeslagen. Bij het verlaten van het scherm volgt wel een melding;

Raadplegen

Mogelijkheid tot het raadplegen van de incasso’s die klaar staan en de aangemaakte inleesbestanden.

Afdrukken

Mogelijkheid tot het afdrukken van de incasso’s die klaar staan en de aangemaakte inleesbestanden.