Jaarafsluiting Algemeen
De jaarafsluiting heeft uitsluitend betrekking op de verloning en staat daarom los van de Financiële administratie. Aangezien u in meerdere jaren kunt boeken, hoeft u de Financiële administratie nog niet af te sluiten.
Onderhoud
Afhandeling loongegevens 2012
-
- Voordat de jaarafsluiting gestart kan worden dient eerst de laatste update van het loonjaar geïnstalleerd te zijn.
- In het inlogscherm, waar u gebruikersnaam en wachtwoord ingeeft, dient de datum op de laatste werkdag van het af te sluiten loonjaar gezet te worden. Het is alleen toegestaan om op deze manier de datum aan te passen, dus verander niet de datum van uw computer.
- De verloning en de facturering van de uitzendadministratie dient tot en met week 52 geheel afgerond te zijn. Dit houdt concreet in dat:
-
-
- alle werkbrieven zijn berekend (Berekenen 351),
- alle facturen in alle administraties zijn afgedrukt en verwerkt (Factureren 375),
- indien gewenst, de reserveringen zijn afgerekend (Afrekenen Reserveringen 352),
- en alle journaalposten van de verloning in alle administraties zijn verwerkt (Journaliseren 354).
-
4. Als u beschikt over meerdere administraties (filialen) en gegevens samenvoegt vanuit de diverse administraties via dienen alle procedures van Filiaalbeheer (keuze 133 tm 135) m.b.t. (import-, export en samenvoegen) ook afgerond te zijn.
6. De Loonaangifte (359) binnen de uitzend moet afgehandeld worden voor de laatste periode van het af te sluiten loonjaar. Ook moet gecontroleerd worden met de optie “Controle LB totalen” in het afdrukmenu Aangifte LB premie (359) of de verschillen tussen collectief en nominatief niet meer dan maximaal 25 euro per categorie bedragen. Mocht het verschil voor één van de totalen meer dan 25 euro dan dient u contact op te nemen met de Helpdesk.
7. De Weekaanlevering “Weflex” (als u daar aan deelneemt) binnen de uitzendadministratie moet afgehandeld worden voor de laatste periode van het af te sluiten loonjaar (week 52) Aangifte LB/Digitaal (359) – Weekaanlevering.
8. Als u aanlevert aan STIPP of CORDARES : Heeft u nog geen pensioengegevens van de laatste periode aangeleverd, maak dan de laatste aanlevering van het af te sluiten loonjaar via (Periodieke Meldingen 336).
9. Openstaande voorschotten worden meegenomen naar week 1 van het nieuwe loonjaar. F4-Voorschotten (340)
10.Voor degenen die meerdere administraties hebben en de salarismodule (500) ter beschikking hebben, is het raadzaam om ook in de administraties waar deze module niet is gebruikt het programma Bedrijfsvereniging (512) even te openen, een Enter op de weergegeven datum te geven en daarna weer te sluiten.
Procedure maken kopie van Freepack
Van de eindsituatie van het af te sluiten loonjaar dienen 2 kopieën gemaakt te worden, 1 externe kopie en 1 kopie op de computer zelf.
Kijk vooraf of er wel voldoende ruimte op de schijf aanwezig is voor alle gegevens. Mocht u hierbij assistentie nodig hebben dan kan altijd contact opgenomen worden met de Helpdesk. Indien u gebruik maakt van meerdere Freepack-omgevingen (bijv. een FPS-omgeving), dan dient de procedure uitgevoerd te worden voor elke bovenstaande Freepack-omgeving.
Zorg ervoor dat er geen andere gebruikers in Freepack zijn ingelogd.
Externe backup / kopie van de gehele Freepack omgeving op een extern medium (tape, ZIP-drive, USB, DVD etc.).
Voor de externe kopie dient u zelf zorg te dragen. Sluit het jaar niet af voordat de externe kopie is gemaakt. Mocht er namelijk iets fout gaan in de hierop volgende procedure dan kunnen de gegevens altijd weer worden teruggehaald van de externe kopie. Deze externe kopie mag niet meer gebruikt worden voor andere doeleinden. Controleer voor de zekerheid altijd of de gewenste gegevens effectief op het medium van de externe kopie staan. Dit medium dient ergens buiten het gebouw bewaard te worden, zodat in voorkomende gevallen altijd nog teruggegaan kan worden naar de back-up.
Kopie op de computer zelf voor de verdere afhandeling van de jaarafsluiting
In Beveiligingen (119) is een optie “Jaarafsluiting Backup” beschikbaar. Deze kopieeractie wordt uitgevoerd in de administratie waar Freepack mee wordt gestart. Alle onderliggende administraties worden dan ook gekopieerd. Deze kopie moet u ook uitvoeren.
Jaarwerk
Basisinstellingen
Bij controles door instanties wordt regelmatig gevraagd om de instellingen binnen het systeem
zoals die in een bepaald jaar zijn gehanteerd. Wij raden u dan ook aan om de volgende afdrukken te maken:
Voorschotten
Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van het af te sluiten loonjaar dient u een Voorschottenlijst af te drukken (340). Alle voorschotten zouden in principe verrekend moeten zijn. Eventuele nog aanwezige voorschotten worden in de jaarafsluiting meegenomen naar week 1 van 2013.
Journaalposten
Via het afdrukmenu Journaalposten (354), kunt u de journaalposten afdrukken om inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij soort verloning voor de bij u gebruikelijke soort verloning of als u zowel week- als 4-weken verloning gebruikt voor “4-wekenverloning inclusief weekverloning in periode”. Vink “Alleen gen. totaal” aan. Omdat op dit moment alle journaalposten verwerkt zijn, dient u de optie “Alleen nog niet verwerkte journaalposten” niet aan te vinken.
Betaallijst
Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van het af te sluiten loonjaar is het nuttig om een Betaallijst (355) af te drukken. De openstaande saldi worden meegenomen naar het nieuwe loonjaar.
Loonstaat
Via het afdrukmenu Loonstaat (357), dient u de loonstaten af te handelen. Zorg er voor dat “Alleen generaal totaal” en “Alleen totalen per UZK” niet zijn aangevinkt zodat u per uitzendkracht een loonstaat krijgt afgedrukt.
Loonopgave Bedrijfsvereniging
Via het afdrukmenu Loonopgave Bedrijfsvereniging (358), dient u de loonopgave af te handelen. Dit overzicht dient u per BV af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij aangifte per voor de bij u gebruikelijke aangifte periode.
Premiekorting
Via het afdrukmenu Premiekorting (359), dient u de premiekorting per Loonheffingsnummer af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting van de premiekorting in loonbelastingaangiftes.
Zorg er voor dat de laatste loonaangifte van het af te sluiten loonjaar al is gemaakt.
Verzamelloonstaat
Indien u dit wenst, kunt u via het afdrukmenu Verzamelloonstaat (362), afdrukken. Kies bij “van BV” voor ALLE.
Jaaropgave’s Uitzendkrachten
Via het afdrukmenu Jaaropgaven Uitzendkrachten (363), kunt u de jaaropgaven van de uitzendkrachten afdrukken.
Reserveringen
Via het afdrukmenu Reserveringen (366), dient u per BV-aansluitnummer een overzicht af te drukken van de openstaande reserveringen. De vraag “Alleen totaal generaal” dient niet aangevinkt te zijn, zodat u de reserveringen per uitzendkracht afgedrukt krijgt.
Hierna kunt u eventueel nog een totaaloverzicht afdrukken. Kies bij “Van BV” voor ALLE indien u meerdere aansluitnummers in gebruik heeft. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Pensioen Overzicht
Via het afdrukmenu Verzekeringen (367) – Pensioen – Pensioenafdracht, kunt u een overzicht laten afdrukken die inzicht geeft in de opgebouwde pensioenen en af te dragen premies over het af te sluiten loonjaar. Kies bij soort pensioen voor ALLE.
Tijd voor Tijd Reserveringen
Via het afdrukmenu Loonboekingen (389) – Reserveringen Tijd voor Tijd, kunt u een overzicht afdrukken van de openstaande reserveringen. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Roostervrij Reserveringen
Via het afdrukmenu Loonboekingen (389) – Reserveringen Roostervrij kunt u een overzicht laten afdrukken van de openstaande reserveringen. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Indien de Roostervrije uren jaarlijks op nul worden gesteld geeft het inzicht in de niet opgenomen maar wel opgebouwde roostervrije uren.
Jaarafsluiting
Na het aanmaken van de benodigde kopieën kan worden overgegaan tot de jaarafsluiting van de Uitzendadministratie. De jaarafsluiting dient u in elke administratie en in elk filiaal uit te voeren. Deze afsluiting vindt plaats in de normale (van het huidige jaar) Freepack omgeving. Er kan worden volstaan met de feitelijke jaarafsluiting van de uitzendadministratie en eventueel de salarisadministratie.
Zorg ervoor dat de datum in de Freepack-programmatuur op een datum in het af te sluiten loonjaar staat. De datum kan gewijzigd worden in het opstartscherm.
Als u de beschikking hebt over de Uitzendadministratie (300) dan dient deze afgesloten te worden. In elke administratie waar gebruik gemaakt wordt van deze functie dient Jaarafsluiting (361) gedraaid te worden.
De normale Freepack omgeving is nu geschikt gemaakt voor de verdere verwerking van gegevens van het nieuwe loonjaar. Voordat er een werkbrief in het nieuwe loonjaar verwerkt kan worden dient eerst de update met de rekenregels voor het nieuwe loonjaar geïnstalleerd te zijn; deze update verwachten wij in de eerste week van januari aan u te verzenden. Bij de update ontvangt u een uitgebreide beschrijving van de uit te voeren handelingen (o.a. het invoeren van de diverse percentages).
Alle loonspecificaties, jaaropgaven van de uitzendkrachten, de loonstaat en omzetten van het voorgaande loonjaar kunnen nu in de huidige versie van Freepack afgedrukt of geraadpleegd worden.
In Loonboekingen (389) kunt u altijd nog de gegevens over het voorgaande jaar m.b.t. geboekte uren per BV, geboekte uren per fase, geboekte opname uren en verrekende voorschotten afdrukken.
Bij de eerstvolgende keer dat de gegevens naar een filiaal worden teruggestuurd zullen ook de historische loonboekingen (van het voorgaande jaar) worden verzonden. Het exportbestand zal eenmalig groter zijn en als gevolg daarvan zal de duur van de export- en import procedures ook langer zijn dan normaal.
Afdrukken
Mogelijkheid tot het afdrukken van het jaarwerk.