Updates

Onderstaande nieuwe functionaliteiten en aanpassingen zijn verwerkt in de software na de installatie van update 22.04.

Nieuwe functionaliteiten

ET regeling naar CSV
Programma ‘F4 331 > Uitzendkrachten > Selectie uitzendkrachten > ET regeling’ is uitgebreid met de mogelijkheid om deze lijst te exporteren naar een CSV bestand. Dit geldt alleen voor klanten die ook de Exportmodule afnemen.

Afwijkende e-mailadressen
In programma 372 Factuuradressen en 410 Factuuradressen kan een afwijkend e-mailadres worden ingegeven. De facturen uit de 300 en 400 module worden naar dit afwijkende adres verzonden. Alle andere e-mails m.b.t. debiteuren worden naar het ‘algemene’ e-mailadres in programma 241 Debiteuren gestuurd. Vanaf deze update worden ook de aanmaningen (F4-245) en de rekeningoverzichten (F4-244) naar dit afwijkende e-mailadres verstuurd en niet meer naar het algemene adres in 241. Kortom, alle e-mails die betrekking hebben op de facturatie worden verstuurd naar het afwijkende adres.

Pensioenhistorie naar CSV
De pensioenhistorie ‘F4 367 Verzekeringen > Pensioen > Pensioenhistorie’ kan nu worden geëxporteerd naar een CSV bestand. Dit geldt alleen voor de klanten die ook de Exportmodule afnemen.

Aanpassingen

Ingangsdatum Loonheffingskorting
Op de jaaropgave van de salarismodule werd de ingangsdatum van de ‘loonheffingskorting ja/nee’ verkeerd gevuld met de startdatum van de verloonde AOK. De ingangsdatum wordt nu gevuld met de begindatum van de allereerste boeking van het lopende jaar.

Fasesignalering
In deze update hebben we de volgende verbeteringen aangebracht in de ‘F4 386 > Fasesignalering’:
• De fasesignalering kan alleen nog worden beïnvloed als er handmatig een wijziging wordt aangebracht via ‘F4 386 > Fasesignalering’ > Wijzigen fase-indeling en niet meer als voor een nieuwe UZK een fasesignalering wordt gedraaid.
• De telling van de weken van AOW-gerechtigden; tot 01-07-2016 duurde fase A 130 weken, en na 01-07-2016 78 weken.
• De telling van de contracten in fase 3/B is aangepast.

Verlengde AOK’s
Arbeidsovereenkomsten die worden verlengd (via 331 of 521), horen geen nieuw nummer inkomstenverhouding (NumIv) te krijgen in de loonaangifte.

Bij een eerste verlenging werd er terecht geen nieuw NumIv toegekend maar vanaf de 2de verlenging (AOK 3 en hoger) werd er wel een nieuw NumIv aangemaakt.

Voorbeeld
• 4-weken periode 2021-10 is verloond met AOK 1 en aangeleverd met NumIv 1 (correct)
• 4-weken periode 2021-11 is verloond met AOK 2 (verlengd) en aangeleverd met NumIv 1 (correct)
• 4-weken periode 2021-12 is verloond met AOK 3 (verlengd) en aangeleverd met NumIv 2 (niet correct)
• 4-weken periode 2021-13 is verloond met AOK 4 (verlengd) en aangeleverd met NumIv 3 (niet correct)
• 4-weken periode 2022-01 is verloond met AOK 4 (verlengd) en aangeleverd met NumIv 3 (niet correct)

Met deze update is dit verholpen en worden er geen nieuwe NumIv’s meer aangemaakt als een AOK wordt verlengd.

Automatische intrekkingen 2022
In de eerstvolgende loonaangifte worden de in 2022 ten onrechte toegekende NumIv’s automatisch ingetrokken; er wordt ook een correctiebericht meegestuurd met het juiste NumIv. Dat betekent in ons voorbeeld dat voor periode 2022-01 numIV 3 wordt ingetrokken en dat er een correctiebericht wordt meegestuurd met numIV1.

Loon in geld
In de loonaangifte en op de loonstaat (kolom 3) wordt er gesproken over ‘loon in geld’. In het geval van een ET-verloning werd de uitruil niet van het loon afgetrokken. Tevens werd de uitruil onterecht in kolom 7 (aftrekposten) van de loonstaat gezet.

Dit is aangepast in deze update. Het loon in geld in de loonaangifte en op de loonstaat is nu minus de ET-uitruil én kolom 7 wordt niet meer gevuld met de ET-uitruil.

Controle instellingen
In ‘F4 331 > Controles > Controle instellingen’ werd het bijzonder tarief percentage van 38,94% ten onrechte gezien als een ‘onbekend’ percentage. Dit is aangepast.

AZW-premie en -inhouding

In de cao van de ABU en NBBU van 30-12-2019 staat in artikel 25 lid 5 dat de inhouding die bij de uitzendkracht gedaan mag worden voor de AZW, op basis is van het feitelijk loon. Op basis van dit artikel hebben wij per 2020 een aanpassing gemaakt in Freepack en is de werkgeverspremie en inhouding bij de uitzendkracht niet meer op basis van het SV-loon maar op basis van het feitelijk loon. Gedurende 2021 blijkt uit een e-mailwisseling met de ABU dat er een verschil is tussen de premie die afgedragen moet worden aan de verzekeraar en de inhouding bij de uitzendkracht.

De af te dragen premie:
Dit is de premie die door de verzekeraar gefactureerd wordt. De grondslag hiervoor is het SV-loon. De grondslag voor de AZW-uitkering sluit aan bij de grondslag voor de ZW.

De inhouding bij de uitzendkracht:
Op basis van de cao mag een gedeelte van de premie ingehouden worden bij de uitzendkracht. De hoogte van deze inhouding wordt door de bonden vastgesteld en als grondslag geldt hiervoor het feitelijk loon.

Aangezien er in 2020 en in 2021 geen onderscheid is gemaakt tussen de te betalen premie aan de verzekeraar en de inhouding bij de uitzendkracht en er voor beiden uitgegaan is van het feitelijk loon als grondslag, klopt de reservering voor de premie niet met wat er daadwerkelijk door de verzekeraar wordt gefactureerd (die is op basis van het SV-loon).

Update 22.01
Vanaf update 22.01 hebben we dit aangepast, waardoor de reservering beter aansluit bij de factuur. De inhouding bij de uitzendkracht is wel op basis van de juiste grondslag gedaan, zodat er geen correcties plaats hoeven te vinden. Het bedrag van reservering kunt u in overleg met uw accountant zelf aanpassen in de financiële administratie via een memoriaal boeking, op basis van de ontvangen facturen.

Via het afdruk- en raadpleegmenu ‘382 Omzetstatistieken’ worden de marges tussen kostprijs en omzet getoond.

Wat gaat er mis?

1. De kostprijs van een verloning wordt in sommige gevallen niet juist weggeschreven naar de programma’s in de 382 serie.
2. Onderlinge verschillen in 382; Marge per Inlener bijvoorbeeld laat soms een andere kostprijs zien dan Marge per Week.
3. De Controle loonaangifte werkt de kostprijs in 382 niet altijd juist bij. Er wordt o.a. gecontroleerd of de juiste premie WW is toegepast (jonger dan 21 jaar en boven de urennorm en premie WW-herziening als een JJN-AOK binnen 2 maanden eindigt) en past zo nodig de premie WW aan. Daarmee verandert ook de kostprijs.
4. Via het raadpleegmenu ‘382 Margevergelijking’ kunnen de marges via de F9 toets opnieuw worden opgebouwd. Dat gaat niet in alle gevallen goed.

In update 21.11 hebben we dit opgelost. Reeds verloonde weken kunnen via de F9 toets in ‘F2 > 382 Margevergelijking’ opnieuw worden opgebouwd.

In het afdrukscherm loonspecificaties (F4 351) kan de gebruiker met het zetten van een vinkje besluiten om óók de bijlage van de loonstrook af te drukken. In programma 345 Lay-outs > loonspecificaties > Lay-outs kan vanaf update 21.11, dit vinkje default worden aangezet via de nieuwe optie ‘Bijlage altijd afdrukken’.

We hebben de signalering van oproepkrachten (F4 331) uitgebreid en verbeterd met de volgende punten:

1. Een nieuwe combo ‘vaste arbeidsomvang ’in 331 Uitzendkrachten tab 5.
2. Nieuwe knop ‘overzichten’.
3. ‘Verloond aantal uren’ is nu inclusief direct uitbetaalde en afgerekende reserveringen.

1. Nieuwe combo vaste arbeidsomvang

Als er een geldende oproep-AOK bij de uitzendkracht aanwezig is, dan is het nu ook mogelijk om in programma 331 Uitzendkrachten (tabblad 5) aan te geven of er een vaste arbeidsomvang is aangeboden, geaccepteerd of geweigerd en op welke datum.

• Geaccepteerde en geweigerde aanbiedingen worden niet meer gesignaleerd in de oproepsignalering maar kunnen nog wel worden afgedrukt via de nieuwe knop ‘overzichten’.
• Geweigerde aanbiedingen met een ‘weigerdatum’ ouder dan een jaar voor peildatum, worden wel automatisch gesignaleerd aangezien de werkgever na een jaar weer verplicht is om een nieuwe aanbieding te doen.
• Als er een aanbieding (‘aangeboden’) is gedaan maar nog niet geaccepteerd of geweigerd, dan zal deze gewoon in oproepsignalering blijven terugkomen.

2. Nieuwe knop overzichten

Via deze nieuwe functie kan er een overzicht getoond worden van alle uitzendkrachten die een aanbieding hebben gekregen, geaccepteerd of geweigerd.

3. Verloond aantal uren

Niet alleen de gewerkte uren maar ook de direct uitbetaalde en afgerekende reserveringen worden vanaf nu aan meegeteld in het ‘verloond aant. uren’.

Per 2020 is er geen onderscheid meer in fase 1 en 2 bij de NBBU, maar wordt er gesproken over fase 1-2 met een duur van 78 weken. Na de installatie van update 21.11 zal overal in het pakket waar voorheen ‘fase 1’ of ‘fase 2’ stond, vervangen worden door ‘fase 1-2’.

Fasesignalering

Op de afdruk van de fasesignalering (F4 386) wordt vanaf week 1-2020 (30-12-2019) niet meer gesproken van ‘fase 1’ of ‘fase 2’ maar van ‘fase 1-2.’ Dit betekent dat iemand die in week 1-2020 in fase 1 of fase 2 zit, per 30-12-2019 ingedeeld wordt in ‘fase 1-2’.

Lay-outs

Via programma 345 Lay-outs dienen de ‘standaard’ lay-outs van Bevestiging Inlener en Bevestiging Uitzendkracht aangepast te worden na de installatie van update 21.11. Daar staat in de koptekst van de lay-out namelijk nog ‘fase 1’ en ‘fase 2’. Via ‘345 > Bevestiging Inlener/Uitzendkracht > lay-outs > Fase 1-2’ kan met de functietoets F9 deze tekst automatisch worden aangepast naar ‘fase 1-2’.

Heeft iemand een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (JJN overeenkomst) en eindigt deze binnen twee maanden na aanvang, dan vindt vanaf update 21.11 automatisch een herziening plaats bij het maken van de loonaangifte. In plaats van de lage premie Awf wordt alsnog de hoge premie Awf toegepast.

Wat zijn ‘JJN’ Arbeidsovereenkomsten?

Een ‘JJN’ Arbeidsovereenkomst is een overeenkomst voor onbepaalde tijd en ziet er in programma ‘331 Uitzendkrachten’ en ‘521 Werknemers’ als volgt uit:

• Onbepaalde tijd = Ja
• Schriftelijk vastgelegd = Ja
• Oproepovereenkomst = Nee

Melding binnen de AOK’s in 331 en 521

In programma ‘331 Uitzendkrachten’ en ‘521 Werknemers’ zit bij de ingave van een einddatum in de AOK een eerste controle dat er eventueel herzien moet gaan worden. Of er daadwerkelijk herzien gaat worden, wordt pas bepaald bij de loonaangifte. Het pakket weet tijdens de ingave van een einddatum in 331/521 namelijk niet of er daarna wellicht nog een nieuwe aansluitende AOK wordt aangemaakt waardoor er geen herziening meer hoeft plaats te vinden.

Controle loonaangifte

Bij de loonaangifte wordt er gecontroleerd of er een herziening van de lage Awf-premie moet worden toegepast. Wanneer dit het geval is, dan volgt onderstaande melding.

Hoe ziet een herziening er binnen Freepack uit?

Als de controle bij het maken van de loonaangifte constateert dat er Awf-laag boekingen zijn die herzien moeten worden, dan zullen automatisch onderstaande punten worden uitgevoerd:

• In de loonaangifte wordt de premie laag herzien naar premie hoog; dit geldt ook voor de perioden die al zijn aangeleverd.
• In diverse programma’s wordt de kostprijs bijgewerkt met een herziene hoge Awf-premie.
• Er worden correctie-journaalposten aangemaakt in programma 354 (Uitzendmodule) en 535 (Salarismodule).

Telling van de 2 maanden

Voor het bepalen van de 2 maanden tellen eerdere en ook latere aansluitende (dus zonder onderbreking, ook niet van 1 dag) AOK’s mee. Heeft iemand bijvoorbeeld een fase B contract van een jaar, vervolgens aansluitend een fase C contract, die binnen twee maanden wordt beëindigd, dan hoeft niet herzien te worden.

Wanneer je in de BO in programma ‘331 – uitzendkrachten – tabblad 2’ het veld zorgverzekeraar gevuld hebt, maar je gaat vervolgens na een wijziging vanuit de Frontoffice voor die persoon synchroniseren naar de Backoffice, dan wordt het veld ‘zorgverzekeraar’ in de Backoffice leeggemaakt.

Dit is aangepast in update 21.10. Het veld zorgverzekeraar komt niet in de Frontoffice voor en zal daarom niet meer meegenomen worden in de synchronisatie naar de Backoffice.