Updates

Kopiëren van factuurregels (in 405)

Er is een knop ‘Kopiëren’ toegevoegd in programma 405 waarmee een bestaande set aan factuurregels gekopieerd kan worden, naar een andere debiteur en/of ander volgnummer. Hiermee is het mogelijk om bijvoorbeeld volgnummer 9 te gebruiken voor sjablonen met een vaste set aan factuurregels. Bij het aanmaken van een echte factuur, kopieer je deze set naar volgnummer 1 en koppel je dit aan de juiste debiteur.  Het is op deze manier ook mogelijk om een klant te verplaatsen naar een ander volgnummer. De originele factuurregels blijven behouden, dus die moeten desgewenst nog verwijderd worden na het kopiëren.

Factuurregels behouden
In de 400 module worden de factuurregels standaard verwijderd na iedere facturatieronde. Als je de factuurregels wilt behouden, dan kun je hiervoor prolongeren gebruiken. Bij de constanten in programma 401 geef je dan aan dat je wilt kunnen prolongeren. Bij iedere facturatieronde via 407 zet je het vinkje ‘prolongeren’ handmatig aan en vervolgens ga je na het factureren naar 409 om daadwerkelijk te prolongeren. In de tussentijd worden de factuurregels gekopieerd en verwijderd (via 407) en weer teruggezet (via 409).

Dit is in sommige gevallen wat omslachtig. Daarom hebben we een extra mogelijkheid ingebouwd, dat de factuurregels helemaal niet verwijderd hoeven te worden na een facturatieronde. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld maandelijks dezelfde factuurregels wilt factureren. En zodat je niet meer kunt vergeten om te prolongeren. Als je namelijk het vinkje in 407 vergeet aan te zetten, dan ben je na factureren alle factuurregels echt kwijt.

Hoe gaat de aanpassing in zijn werk?
Je dient wel eerst prolongeren aan te zetten bij de constanten in programma 401. Vervolgens is in programma 409 een extra knop ‘instellingen’ toegevoegd. Daar klik je op de volgnummers die in gebruik zijn en kun je met Ja/Nee bepalen voor welke volgnummers je de factuurregels standaard wilt behouden. Tevens kun je hier een omschrijving geven aan elk volgnummer, dit is voor intern gebruik.

Prolongeren kan overigens ook nog steeds gebruikt worden. Bijvoorbeeld wanneer je incidenteel de factuurregels nogmaals wilt terugzetten (in onderstaand voorbeeld nog steeds toepasbaar bij volgnummer 2).

Ter informatie, wij gebruiken zelf volgnummer 1 voor facturatie van maandelijkse abonnementen, volgnummer 2 voor factureren van éénmalige activiteiten zoals een cursus. Volgnummer 1 staat daarom bij ons op ‘JA’ en volgnummer 2 staat op ‘NEE’. Met de knop ‘wijzigen’ kun je zelf een omschrijving ingeven.

De wijzigingen worden alleen opgeslagen als je dit programma beëindigd via de OK knop. Via annuleren en het kruisje rechtsboven worden de wijzigingen niet opgeslagen.

Maand als variabele tekst
In de factuurteksten programma 404 kan de variabele #mnd worden opgenomen. In dat geval wordt standaard de huidige maand ingevuld op de plaats van de variabele bij het factureren. In programma 407 wordt dan de maand getoond die correspondeert met de inlogdatum. Daarmee heb je inzicht welke maand wordt weergegeven op de factuur en kun je hier eventueel van afwijken. In programma 409 wijzigen variabele tekst kun je #mnd ook opnemen, zodat de wijziging wordt doorgevoerd voor alle factuurregels waarbij deze variabele tekst wordt gebruikt.

De maand (#mnd) kun je ingeven in de tekst via 404:

En de maand is inzichtelijk en eventueel aan te passen vlak voor het afdrukken van de facturen in 407:

In update 21.06 hebben wij diverse wijzigingen aangebracht m.b.t. Tijd voor Tijd.

TvT saldo op de loonstrook
In sommige situaties werd op de loonstrook de TvT saldo niet meer getoond. Dit hebben we aangepast.

Tonen alle uitzendkrachten met TvT saldo
In het afdrukprogramma 389 Tijd voor Tijd werden voorheen enkel de uitzendkrachten getoond die in het huidige loonjaar zijn verloond. Dit hebben we aangepast; nu worden alle uitzendkrachten weergegeven met een openstaande TvT reservering.

Wanneer de uitzendkracht (nog) niet is verloond dan wordt de kolom ‘laatste uurloon’ gevuld met ‘onbekend’.

Laatste uurloon i.p.v. hoogste uurloon
In het afdrukprogramma 389 Tijd voor Tijd wordt het TvT-bedrag nu berekend aan de hand van het laatste bekende uurloon i.p.v. het hoogste uurloon. Het laatste uurloon geeft namelijk beter de waarde in geld weer van de openstaande TvT uren.

Aan afdrukprogramma 389 Autoregeling is een nieuwe uitgebreide afdruk toegevoegd. Op deze nieuwe afdruk zijn nu ook de loonslipnummers en de BV’s zichtbaar. Beide kolommen zijn van belang in verband met maken van correcties via programma 353.

In update 20.17 is programma 340 Voorschotten uitgebreid met een knop ‘Aanmaken vanuit werkbrieven’. Op basis van een ingevoerd ‘voorschotpercentage’ wordt aan de hand van de (nog niet berekende) werkbrieven automatisch een voorschot aangemaakt.

Deze nieuwe toepassing is vooral ontwikkeld voor de eerste fase van de jaarstart aangezien er dan wel werkbrieven ingevoerd kunnen worden maar nog niet worden berekend. Om de uitzendkrachten toch te kunnen uitbetalen voert de klant nu handmatig één voor één een voorschot in. Met dit nieuwe programma is dat niet meer nodig; er wordt op basis van de reeds ingevoerde werkbrieven automatisch een voorschot aangemaakt.

Ook voor 4-weken verloningen kan deze toepassing nuttig zijn. Vaak worden deze uitzendkrachten toch per week uitbetaald via een voorschot. Nu kan door middel van slechts één handeling voor deze uitzendkrachten een voorschot worden gegenereerd.

Let op: aangezien er voorschotten worden aangemaakt die ‘via de bank’ uitbetaald kunnen worden, zullen in dit nieuwe onderdeel alleen uitzendkrachten geselecteerd worden waarvan een IBAN nummer is ingevuld in programma 331. Met andere woorden, als er geen IBAN nummer bekend is dan kunnen er ook GEEN voorschotten worden aangemaakt via de knop ‘Aanmaken uit werkbrieven’.

Berekening over het brutoloon
Het ingevoerde ‘voorschotpercentage’ wordt berekend over het brutoloon van de volgende ingevoerde uren:
Normale uren, ziekuren, doorbetaalde uren, opname feestdagen, opname kortverzuim, opname optionele reservering, opname TvT uren, toeslag- en overuren.

Voorbeelden

Er is een werkbrief ingevoerd van 40 normale uren tegen een bruto uurloon van 10,00 en het ingevoerde voorschotpercentage is 50%. Er wordt dan een voorschot voor deze week klaargezet van 200,00 euro (brutoloon 400,00 x 50%).

Er staat een werkbrief klaar met 32 normale uren (10,00) en 8 overuren (15,00). Het ingevoerde voorschotpercentage is 60%. Het totale brutoloon is 320,00 + 120,00 = 440,00. Op basis van deze werkbrief wordt er een voorschot aangemaakt van 264,00 euro (440,00 x 60%).

Er is een werkbrief ingevoerd met 32 normale uren (10,00) en 8 uur opname feestdagen (10,00). Het ingevoerde voorschotpercentage is 70%. Er wordt een voorschot aangemaakt van 280,00 euro (400,00 x 70%).

Meerdere werkbrieven in één week
Wanneer in een week bij dezelfde uitzendkracht meerdere werkbrieven klaarstaan dan wordt het brutoloon van alle werkbrieven bij elkaar opgeteld.

Voorbeeld

In de eerste werkbrief zijn er 32 normale uren ingevoerd tegen een uurloon van 10 euro en in de tweede werkbrief 8 normale uren van 13 euro. Het voorschotpercentage is 50%. Er wordt een voorschot klaargezet van 212,00 euro (320 + 104 x 50%).

Let op: in bovenstaande voorbeelden wordt gebruik gemaakt van een fictief percentage ter illustratie van de werking. U dient zelf het gewenste percentage te berekenen of in te  schatten, aan de hand van bij u bekende gegevens over de bruto/netto verhouding.

Werknemers met een tijdelijk contract verkeren vaak in onzekerheid over de vraag of hun contract wordt verlengd. Soms hoort een werknemer pas op de laatste werkdag dat zijn contract niet wordt verlengd en dat maakt het voor de werknemer lastig om aansluitend een andere baan te vinden.

De WWZ introduceert de zogenoemde ‘aanzegplicht’ voor tijdelijke contracten met een looptijd van zes maanden of langer. Dit houdt in dat werkgevers minimaal een maand voor het einde van het contract schriftelijk aan de werknemer moeten aangeven dat het contract niet wordt verlengd.

Via programma 517>Aanzegbrieven kunnen sjablonen worden geselecteerd die in Word zijn aangemaakt. De sjablonen dienen gevuld te worden met behulp van invoegvelden (mergefields). De te gebruiken invoegvelden vindt u in programma 517 Aanzegbrieven – Invoegvelden.

Vanuit het afdrukmenu 571 Aanzegbrieven kunnen voor één of meerdere werknemers (wiens AOK is beëindigd) de aanzegbrieven worden afgedrukt of via -email worden verzonden.

U kunt de aanzegbrief ook per e-mail versturen. Hiervoor dient u éénmalig programma 191>Email instellingen>Constanten per soort in te richten.

Mocht u in de lay-out ‘vrije velden’ hebben opgenomen dan kunnen deze in programma 572 per werknemer worden ingevoerd. Tevens is het hier mogelijk om direct een afdruk van de aanzegbrief te maken.

Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans op 1 januari 2020, is het schriftelijk vastleggen van de arbeidsovereenkomst onderdeel geworden van de bepaling welke AWF-premie u betaalt. Binnen Freepack is het daarom mogelijk om een arbeidsovereenkomst te genereren, nadat basisgegevens van de werknemer zijn ingevuld.

Word-Sjablonen
Via programma 517: Lay-outs> Arbeidsovereenkomsten kunnen sjablonen worden geselecteerd die in Word zijn aangemaakt. De sjablonen dienen gevuld te worden met behulp van invoegvelden (mergefields). De te gebruiken invoegvelden vindt u in programma 517: Lay-outs> Arbeidsovereenkomsten – invoegvelden.

Afdrukken arbeidsovereenkomsten
Vanuit het afdrukmenu 571 Arbeidsovereenkomsten kunnen voor één of meerdere werknemers de AOK’s worden afgedrukt.

Optioneel: vrije velden
Net zoals in de 300 module is het via programma 571 mogelijk om gebruik te maken van vrije velden. Mocht u in de lay-out ‘vrije velden’ hebben opgenomen dan kunnen ze hier per werknemer worden ingevoerd. Tevens is het hier mogelijk om direct een afdruk van de arbeidsovereenkomst te maken.

Programma 345 Arbeidsovereenkomsten
Een geheel nieuw onderdeel voor het afdrukken/e-mailen van arbeidsovereenkomsten is toegevoegd aan programma 345>Lay-outs.
De Word-sjablonen, selectiecriteria en vrije velden hiervoor kunnen worden vastgelegd in programma 345>Lay-outs>Arbeidsovereenkomsten.

Per fase geeft u aan welke Word-documenten u wilt gebruiken en onder welke voorwaarden. U kunt ook meerdere documenten opgeven die voldoen aan dezelfde selectiecriteria. Op die manier kunt u bijvoorbeeld:

– Verschillende talen gebruiken voor dezelfde overeenkomst
– Varianten maken met verschillende bijlagen
– En/of met verschillende (welkomst)brieven er aan vast

De drie hoofdcriteria waarop u kunt filteren zijn:
– fase (ABC, 1234, keten)
– uitzendbeding ja/nee
– oproepovereenkomst ja/nee

Middels drie extra ja/nee selectievelden is het mogelijk om nog een extra filter toe te
passen. Bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen bepaalde regelingen (ET regeling
ja/nee, huisvesting ja/nee, en/of zorgverzekering ja/nee). De invulling en toepassing
van deze ja/nee selectie velden is zelf te bepalen.

De overige 5 vrije velden, zijn bedoeld om bepaalde gegevens in de overeenkomst te
kunnen zetten, die op dat moment door de gebruiker (nog) niet in Freepack zijn
vastgelegd, zoals bijvoorbeeld afspraken over bepaalde looncomponenten (minimum
uurloon, vervoer, borg, PMB, etc.). Het gebruik van deze velden is optioneel en naar
eigen wens in te richten. De ingevulde waardes worden verder niet gebruikt binnen het
programma.

Afdrukken Arbeidsovereenkomsten
De arbeidsovereenkomsten kunnen worden afgedrukt via 331 Tab 7 of via F4 338
Arbeidsovereenkomsten.

Versturen via E-mail
U kunt de arbeidsovereenkomsten ook per e-mail versturen. Hiervoor dient u éénmalig programma 191>Email instellingen>Constanten per soort in te richten. U kunt de volledige beschrijving hiervan terugvinden in Bijlage II.

Oude overeenkomsten
We hebben nieuwe namen toegewezen aan de oude bevestigingen en overeenkomsten. De bevestigingen kunt u nu terugvinden onder Bevestigingen Inlener en de overeenkomsten onder Bevestigingen Uitzendkracht. Deze benamingen zijn ook doorgevoerd in de rest van het pakket.