Stamgegevens (521)
In dit onderdeel van het programma staan alle gegevens met betrekking tot de werknemer. De velden die verplicht zijn om in te voeren zijn: naam, straat, postcode en geboortedatum. Deze zijn alle vier terug te vinden op het eerste tabblad.
Onderhoud
Tabblad 1: Algemeen
Nummer:
U dient hier een personeels / volgnummer (maximaal 6 cijfers) in te voeren.
Naam:
Als er een koppelteken wordt gebruikt, gaat het systeem er van uit dat het gaat om iemand die getrouwd is. In dit geval zal alleen de naam achter het koppelteken meegaan in de loonaangifte.
PC Buitenland:
Mocht er sprake zijn van een buitenlands adres, dan moet een vinkje geplaatst worden bij ‘PC Buitenland’. Het is dan mogelijk een niet-Nederlandse postcode en woonplaats in te voeren.
Postcode:
Als het niet om een buitenlands adres gaat, dan moet de postcode die ingevoerd wordt, bekend zijn. Is de postcode niet bekend (bijvoorbeeld een nieuwe wijk), dan moet deze eerst aangemaakt worden via Postcodes.
Plaats:
Als de postcode is ingevoerd, dan wordt de ‘Plaats’ automatisch gevuld. Gaat het om een buitenlands adres, dan moet de ‘Plaats’ handmatig ingevoerd worden.
Land:
Hier kunt u het land selecteren waarin de werknemer woonachtig is. Nederland staat op nummer 10 en deze moet ook daarop blijven staan. Het koppelen van nieuwe landen gebeurt in Tabellen – Landen (118).
Nationalteit:
Hier kunt u als de werknemer geen Nederlandse nationaliteit heeft een andere nationaliteit selecteren. Nederland staat op nummer 10 en deze moet ook daarop blijven staan. Het koppelen van nieuwe nationaliteiten gebeurt in Tabellen – Nationaliteiten (118).
E-mail adres:
Zodra er een e-mailadres ingevoerd is, kan er via de e-mailbutton direct een email gemaakt worden via Microsoft Outlook. Ook kunt u de loonstroken via email verzenden. Hiervoor moet op tabblad 4 ‘Overige pers.Instellingen’ een vinkje gezet worden bij ‘Loonspecificatie via email’. Daarnaast moet ook Email ingericht zijn voor de betreffende onderdelen.
Afdeling:
Indien van toepassing, dan kunt u hier het nummer van de afdeling waarop de betreffende werknemer werkzaam is in geven.
Tabblad 2: Loonparameters
BSN/Sofinummer:
Voordat de verloning plaatsvindt, moet er een BSN/Sofinr bekend zijn. Is dit niet het geval, dan moet een werknemer met het anoniementarief verloond worden. Dit betekent dat er tegen 52% belast gaat worden. Als er zonder BSN verloond is en dit is niet gebeurd met het anoniementarief, dan kan er geen loonaangifte gedaan worden. Tijdens het maken van de loonaangifte zal dan een foutmelding verschijnen, samen met een lijst van fouten.
Heffingskorting LB:
Hier geeft u aan of heffingskorting van toepassing is. Op de loonstrook wordt een ‘0’ weergegeven als er geen heffingskorting van toepassing is. Is er wel heffingskorting van toepassing dan wordt dit als een ‘1’ op de loonstrook weergegeven.
Code mutatie:
Indien u hier een vinkje plaatst, dan dient u voor iedere verloning van de betreffende werknemer een mutatie in te voeren.
Vakantietoeslag:
Indien bij Werkgever (511) de opbouw voor vakantietoeslag is aangevinkt, is standaard deze optie aangevinkt.
Res. Vakantiegeld:
In dit veld wordt het vakantiegeld bijgehouden wat er wordt opgebouwd. Wanneer een medewerker nieuw wordt ingevoerd en de medewerker al een reservering vakantiegeld, dan kunt u dit bedrag hier invoeren.
Saldo te betalen/ontvangen:
Het systeem geeft hier automatisch het bedrag weer, dat u aan uw werknemer dient uit te betalen of terug kunt ontvangen. Dit veld wordt gebruikt voor de betaalopdracht.
Loontijdvak:
Hier geeft u aan of de verloning over een week, 4 weken, maand berekend moet worden.
Bruto loon:
U dient hier het met de betreffende werknemer overeengekomen bedrag van het bruto loon in te geven.
Per tijdvak:
U dient hier aan te geven of u het bruto loon van de betreffende werknemer per Uur of per Loontijdvak hebt ingegeven.
Werkdagen per loontijdvak:
Met de Entertoets vult Freepack automatisch het aantal werkbare dagen in aan de hand van het aangegeven tijdvak.
Uren gewerkt per dag:
Standaard is hier 8 uur ingevuld. Indien gewenst kan dit aangepast worden.
Kostenplaats:
Indien gewenst kunt u hier het nummer van de kostenplaats waaronder de betreffende werknemer valt in te geven.
Doorbetaling bij ziekte:
U dient hier aan te geven of de werknemer doorbetaald wordt bij ziekte door middel van een vinkje.
Voorbeeld doorbetaling bij ziekte:
Indien bij doorbetaling:
(voorbeeld bij Maandverloning)
uitbetaling van 70% ziekdagen
2 wachtdagen
11,83 ziekdagen
8 gewerkte dagen
In loonparameters het bruto maandloon laten staan. “Doorbetaling bij ziekte” op N(ee) (is alleen bedoeld voor 100% doorbetaling). Maak een looncomponent aan, type 1, bijv. “Ziekdagen”.
Maak vervolgens een mutatie aan voor de betreffende werknemer:
haal 2 dagen af van “Dagen gewerkt” voor de wachtdagen
zet 11,83 bij “Dagen ziek” (na enter wordt het loon aangepast)
voeg het looncomponent “Ziekdagen” toe en geef hier het betreffende brutobedrag in (70%)
berekenen
% Bijzonder tarief LB:
Dit percentage wordt automatisch berekend op basis van het ingegeven brutoloon. Indien noodzakelijk kunt u dit percentage wijzigen. Indien dit percentage altijd nul moet zijn, kan dat van de werknemer worden aangegeven maar alleen als Loonbelasting is aangevinkt en het percentage nul is of op nul wordt gezet. Jaarlijks dient dit voor de betreffende werknemers opnieuw te worden ingesteld.
Bedrijfspensioenfonds:
U dient hier aan te geven of de werknemer wel of niet premieplichtig is voor het bedrijfspensioenfonds door middel van een vinkje.
Pensioen:
Indien er pensioen berekend dient te worden, kunt u hier aangeven of dat over een Percentage of over een vast Bedrag dient te gebeuren.
Als u kiest voor Percentage, dan zal het berekend worden met de percentage dat in Bedrijfsvereniging (512) staat.
Kiest u voor Bedrag, dan kunt u aangeven welk bedrag er bij de werknemer en werkgever dient ingehouden te worden.
CAO:
Standaard is dit veld al gevuld met code 1094.
Anoniem:
Als een medewerker anoniem verloond moet worden, geeft u dit hier aan. Een medewerker moet anoniem verloon worden, als u geen gegevens van de medewerker heeft voor de loonheffingen of als u de identiteit van de medewerker niet heeft vast kunnen stellen.
AOW / ANW / AWBZ:
U dient hier aan te geven of de medewerker wel of niet premieplichtig is voor de desbetreffende wetten. Staat 1 van deze 3 premies uitgevinkt, dan worden automatisch de herleidingregels van de belastingdienst gehanteerd.
Wajong regeling:
Wanneer er een Wajong regeling van toepassing is, kunt u hier de betreffende regeling aangeven.
In 2e ziektejaar:
Aanvinken indien de betreffende medewerker langer dan één jaar ziek is. Aanvinken zorgt ervoor dat indien van toepassing onder het minimum loon verloond kan worden.
Uit Uitkeringssituatie:
Indien u recht heeft op premiekorting voor jongeren of 50-plussers die uit een uitkeringssituatie komen, dient u deze optie aan te vinken. Ook dient u de datum in te geven per wanneer de premiekorting toegepast moet worden. Voor de betreffende medewerker dient u in het bezit te zijn van een doelgroepverklaring.
De premiekorting wordt berekend als u de loonaangifte aanmaakt. Indien u de premiekorting wilt terug zien in de financiële administratie, dan dient u hiervoor handmatig een boeking te maken in Freepack via Memoriaal.
Doorbetaald loon:
Indien er zich een situatie voordoet dat een holding een werknemer leent aan de werkmaatschappij, dan spreek je over een doorbetaald loonregeling. Onder voorwaarden mag de doorbetaald loonregeling toegepast worden.
In de werkmaatschappij moeten de sociale verzekeringen afgedragen worden en in de holding de loonbelasting, volksverzekeringen en de ZVW.
In geval als de verloning plaats vindt in de werkmaatschappij, ZVW op Nee en alleen de werknemersverzekeringen aangevinkt.
In de loonaangifte is dan alleen het Loon voor SV zichtbaar.
Als het vinkje doorbetaald loon aan staat en er wordt geen loonbelasting/premie volksverzekeringen ingehouden, dan zal in de loonaangifte het fiscaal loon op ‘0’ gezet worden.
Tabblad 3: Div. informatie
Raadplegen:
Raadplegen van gekoppelde looncomponenten en Eerstedagsmeldingen.
Afdrukken:
Afdrukken van bankgegevens en LB-verklaring
Laat de uitzendkracht tekenen als de tenaamstelling van de bankgegevens afwijkt. Er zijn instanties die hier om vragen, druk daarom de formulieren af, laat deze ondertekenen en bewaar ze bij de personeelsgegevens.
Tabblad 4: Overige pers.Instellingen
Op dit tabblad kunnen de gegevens ingevoerd worden met betrekking tot een auto van de zaak. De bijtelling kan per dag of per loontijdvak berekend worden.
Ook gegevens met betrekking tot een bestaande levensloopregeling kunnen hier teruggevonden worden.
Mogelijkheid tot het aanvinken om de loonspecificaties via email te verzenden. Deze optie is alleen actief als er op het eerste tabblad een e-mailadres is ingevoerd en Email (191) is ingericht.
Tabblad 5: Memo’s
Hier kunnen notities ingevoerd worden in het memoveld.
Tabblad 6: Vakantie-uren
Op dit tabblad kan ingegeven worden wat de prioriteit is in het opnemen van de vakantiedagen. Via de button “Uren berekenen” zal aan de hand van de ingevoerde vakantiedagen in Werkgever (511) de verdeling tussen wettelijk en bovenwettelijk automatisch worden berekend.
Contacten
Hier kunnen de Contacten met de werknemer vast gelegd worden.
Documenten
Het is mogelijk om documenten te koppelen aan een medewerker, nadat het nummer van de medewerker ingevoerd is. Onder in het scherm wordt de knop “documenten” actief. Hiermee kunt u gekoppelde documenten bekijken en/of verwijderen en kunt u nieuwe documenten toevoegen. (procedure voor koppelen).
Hist.Email
U heeft hier de mogelijkheid om de verzonden emails te bekijken.
Raadplegen
Mogelijkheid tot het raadplegen van Stamgegevens. In eerste instantie toont het raadpleegscherm alleen de actieve werknemers, wilt u toch een overzicht van alle werknemers inclusief diegenen die ‘uit dienst’ staan, dan dient u de optie: “Incl. uit dienst” aan te vinken.
Verder heeft u hier ook de mogelijkheid om de Contacten en Documenten te raadplegen.
Afdrukken
Het afdrukken van de gegevens gaat via Werknemers (522).